Blog / Żona na etacie, czyli o zatrudnieniu rodziny w firmie w UK

Ponad połowa małych firm w Wielkiej Brytanii to biznesy rodzinne. Nic dziwnego, do bliskich mamy większe zaufanie, pieniądze zostają w domowym budżecie, dodatkowo wiąże się to z bonusami podatkowymi. Jednak, jeśli myślisz o zatrudnieniu rodziny w firmie w UK, musisz spełniać konkretne warunki. W innym przypadku możesz mieć więcej problemów, niż korzyści.

Zatrudnienie rodziny w firmie – czy to ma sens?

Uwielbiasz swoją pracę, ale nie znosisz wszystkich formalności, wystawiania faktur, kontaktu z księgowym itp. Może się okazać, że Twój partner świetnie w tym sprawdza i co ważne ma na to czas. Albo posiada inne umiejętności i doświadczenie, jakie możesz wykorzystać w swojej firmie – obsługa klienta, sprzedaż, marketing. Do takiej osoby masz pełne zaufanie, nie tracisz też czasu na rekrutację i wdrażanie pracownika.

W takich sytuacjach zatrudnienie rodziny w firmie to świetna decyzja. Po pierwsze otrzymujesz realne wsparcie, pieniądze, które płacisz żonie lub mężowi, zostają w domowym budżecie, dodatkowo możesz zapłacić znacznie mniejszy podatek.

Jak to możliwe? Każde wynagrodzenie, jakie płaci Twoja firma pracownikom, jest automatycznie kosztem, który możesz uwzględnić w swoim rozliczeniu, tym samym w konsekwencji zapłacić niższy podatek. W UK opodatkowanie stosuje się wobec jednostek, a nie gospodarstw domowych, tym samym pensja żony, czy męża jest kosztem firmy.

Jednak, jeśli decyzja o zatrudnieniu rodziny w firmie w UK podyktowana jest tylko obniżeniem podatku możesz przysporzyć sobie więcej problemów, niż korzyści.

Ważne, w przypadku zatrudnienia osób niepełnoletnich zasady są inne. Dlatego jeśli myślisz o dodatkowej pracy dla syna, czy córki lepiej najpierw przeczytaj nasz artykuł „Zatrudnienie dziecka w firmie w UK – potrójna korzyść” lub umów się na konsultację księgową.

Zatrudnianie rodziny w firmie w UK pod czujnym okiem HMRC

Zgodnie z brytyjskim prawem możesz bez najmniejszych problemów zatrudnić w swojej firmie żonę, męża, dziecko, czy siostrę. Jednak HMRC zdaje sobie sprawę, że w wielu przypadkach zatrudnienie jest fikcyjne i służy tylko obniżeniu podatków. Dlatego też znacznie częściej, niż się o tym mówi, przygląda się takim firmom.

Znamy sytuację, kiedy przedsiębiorca ujął w swoim rozliczeniu sumę £7 000 – pensja żony –  jako koszt swojej działalności. Jeden z inspektorów HMRC postanowił sprawdzić podatnika i odwiedził go w siedzibie firmy, czyli jego domu. Żona, zaskoczona wizytą urzędnika, nie potrafiła znaleźć właściwych dokumentów i zachowywała się jakby pierwszy raz była w biurze, w którym teoretycznie była zatrudniona i zajmowała się jego obsługą. To od razu wzbudziło podejrzenie HMRC, które wszczęło dochodzenie.

Jak wspominaliśmy, dla HMRC więzy rodzinne w firmie nie mają znaczenia. Znacznie ważniejsza jest umowa i co z niej wynika.

Jeśli działasz zgodnie z prawem nie masz co się martwić nawet rutynowymi kontrolami HMRC. Więcej na ich temat przeczytasz w naszym artykule „Kontrola HMRC – nie taki diabeł straszny”.

Na co zwrócić uwagę przy zatrudnieniu rodziny w firmie w UK?

Po pierwsze – równe traktowanie pod względem wynagrodzenia, premii i warunków pracy. Nie możesz płacić rodzinie nieadekwatnej do obowiązków pensji. To od razu przykuje uwagę urzędników. Dlatego przy ustalaniu wynagrodzenia dla rodziny zastanów się czy taką samą kwotę, za taką samą pracę, zaoferowałbyś obcej osobie. Np. czy za obsługę biura na pół etatu zapłaciłbyś komuś £15 000 rocznie, albo za jego posprzątanie £40 za godzinę?

Po drugie – wszystkie podatki oraz składki na ubezpieczenie społeczne muszą być odprowadzane zgodnie z przepisami. Żona na etacie nie różni się od innego pracownika. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Zatrudnianie pracownika w Anglii – jak to rozegrać i ile to kosztuje”.

WAŻNE! Obecnie każdy z Twoich pracowników (w tym także członkowie rodziny) muszą posiadać prawo do pracy w UK, inaczej może spotkać Cię nawet £20 000 kary. Zobacz nasze wideo i dowiedz się więcej.

Po trzecie – jeśli zatrudniasz pracowników, w tym choćby tylko jednego członka rodziny, obowiązkowo musisz posiadać ubezpieczenia od odpowiedzialności pracodawcy.

I na koniec pamiętaj, że musisz zaproponować pracownikowi możliwość zapisania się do dodatkowego systemu emerytalnego. Z kolei na ten temat więcej pisaliśmy w materiale „Workplace Pension – dodatkowa emerytura w UK i obowiązek pracodawcy”.

Co oczywiste, musisz też spełniać wszystkie pozostałe wymagania, czyli zarejestrować się jako pracodawca, wypełniać dokumenty PAYE i wystawiać payslip.

Za pracę należy się wynagrodzenie

Niby oczywiste, jednak przypominamy – jeśli zatrudniasz rodzinę w firmie w UK musisz wypłacić im wynagrodzenie. I nie ma tu znaczenia, że kwota ta zostanie przelana na wspólne, prywatne konto.

Zdarzało się niejednokrotnie, że HMRC wpadło na trop fałszywego zatrudnienia przez nieuwagę samego dyrektora firmy. Wpisywał on pensję żony w rozliczeniu, ale zapominał ją wypłacić! Na nic zdały się tłumaczenia, że nie wykonał przelewu, ale w zamian dał żonie pieniądze z konta firmowego.

HMRC zdecydował, że dyrektor nie może tego odliczyć od zysków ponieważ “pensja” małżonki w tej postaci była nieudokumentowana.

Pamiętaj też, że oprócz przelewu musisz posiadać dowody, że faktycznie wypłaciłeś pensję swojemu pracownikowi/partnerowi. W tym celu najlepiej posiadaj dokumentację przelewów bankowych z konta firmowego na konto pracownika.

WAŻNE! Praca musi być fizycznie wykonywania przez członka rodziny, a nie tylko widnieć jako zakres obowiązków w umowie.

I na koniec, jeśli mówimy o osobie dorosłej, musi ona otrzymywać minimum £8,91 za godzinę, czyli minimalną stawkę godzinową w roku podatkowym 2021/2022.

Załamiesz zasady – licz się z karami

Jeśli HMRC zauważy zbyt duże kwoty wypłacane członkom rodziny, którzy są zatrudnieniu u Ciebie w firmie może wszcząć dochodzenie. Poprosi Cię o uzasadnienie takich wynagrodzeń, a jeśli nie uzna Twojego tłumaczenia za zasadne, może nakazać Ci zapłacić zaległy podatek.

Zdarzają się też sytuacje, kiedy urzędnicy zakładają, że wyliczona pensja jest zbyt duża od początku zatrudnienia rodziny w firmie. Tym samym będziesz musiał wyrównać kwotę należnego podatku nawet z kilku, poprzednich lat. Dodatkowo zapłacisz kary za spóźnioną zapłatę.

Zatrudnienie rodziny w spółce LTD wiąże się większym ryzykiem

Jeśli przestrzegasz wszystkich powyższych zasad i zatrudniasz członka rodziny w swojej spółce LTD nie masz się czym martwić. Jednak, jeśli wypłacasz mu zbyt duże wynagrodzenie, a dodatkowo Twój mąż czy żona, są udziałowcami w Twojej firmie możesz mieć poważne kłopoty.

Po pierwsze, wydatki te nie zostaną w całości uwzględnione jako koszty firmy. Po drugie zostaną uznane za dystrybucję kapitału firmy do udziałowca i będzie od nich naliczony podatek dochodowy. Dzieje się tak dlatego, że każda wypłata pieniędzy z firmy na rzecz udziałowca, przekraczająca wartość jego wkładu, jest traktowana jako dystrybucja kapitału.

Lepiej z rodziną na zdjęciu czy w biznesie?

Jeżeli decydujesz się na zatrudnienie rodziny w firmie, zadbaj o to, by wszystkie formalności były dopięte na ostatni guzik, a zakres obowiązków był adekwatny do pensji. W HMRC pracują ludzie, którzy mieli do czynienia już z niejednym przypadkiem fikcyjnego zatrudnienia i doskonale wiedzą, jak ono wygląda.

Jeśli potrzebujesz pomocy lub odpowiedzi na nurtujące Cię pytania o zatrudnienie rodziny w firmie umów się na konsultację księgową.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK