Wyobraź sobie, że terminowo płaciłeś VAT za ostatnich 10 kwartałów, ale przy jedenastym coś się wydarzyło i nagle spóźniłeś się z płatnością o jeden, jedyny dzień. W rezultacie, kara HMRC dla Twojej firmy wynosi £297,845. Jak to możliwe?

Ta historia przydarzyła się naprawdę firmie Global Switch Ltd. Opowiemy Wam ją dzisiaj z nadzieją, że wyciągniecie z niej wnioski dla Waszego biznesu.

System opłat za spóźnienia może niekiedy doprowadzić do nieprzewidzianych konsekwencji. Zobaczcie sami, jak podatnik przegrał z HMRC przez byt lekkie podejście do terminów składania rozliczeń, choć same płatności były wykonane na czas.

Podstawowe zasady rozliczania VAT

Pamiętajmy o tym, że biznes ma dwa obowiązki, jeśli chodzi o dodatkowe obciążenia VAT:

  • Zawsze płacić VAT na czas – w dwóch miesięcznych ratach dla dużych firm (jedną z takich była Global Switch Ltd!)
  • Wysyłać rozliczenia VAT na czas – i to był główny błąd Global Switch Ltd, który skutkował tak wysoką karą.

Jeżeli wypełniasz te dwa podstawowe zobowiązania na czas, dodatkowe obciążenia będą Cię obchodzić tyle, co zeszłoroczny śnieg.

Jak narosła tak wielka kara z HMRC?

Najważniejsze to pamiętać, że stawki dodatkowych obciążeń wzrastają za każdym razem, gdy następuje opóźnienie w płatności. Mamy więc 2%, 5%, 10% a w końcu 15%. Firma nie może wyzerować tych stawek, jeśli nie składała terminowo rozliczeń i nie płaciła VAT na czas przez kolejnych 12 miesięcy.

W wypadku Global Switch Ltd oto, co się stało:

Firma spóźniła się z płatnością i w związku z tym w czerwcu 2012 została obciążona po raz pierwszy i otrzymała pismo informujące o spóźnieniu. To jeszcze nie oznaczało, że zapłaci karę, ale że zostanie ona naliczona, jeśli firma choć raz jeszcze się spóźni w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Firma nie dopełniła jednak tego obowiązku i znów spóźniła się z rozliczeniem w marcu 2013, grudniu 2013, wrześniu 2014 i wrześniu 2015. Tym sposobem firma nie mogła wyzerować obciążeń i stopniowo od 2% dobiła do stawki 10% kary od należnego VAT. Była więc na stawce 10% w momencie, gdy znów spóźniła się z płatnością £2,978,459 VAT o zaledwie jeden dzień we wrześniu 2016. Kara wyniosła więc £297,845.

Kliknij, by zobaczyć ofertę!

Samo spóźnione złożenie rozliczenia już wiąże się z karą HMRC

Niedotrzymanie zobowiązania w wypadku Global Switch Ltd było związane ze złożeniem rozliczenia VAT „kilka dni później”. Nie było więc nawet spóźnionej zapłaty – samo rozliczenie dotarło do HMRC z opóźnieniem i to już wystarczyło, by naliczyć karę. Wielu przedsiębiorców myśli, że jeżeli płatność będzie na czas, HMRC przymknie oko na niedopełnienie formalności w terminie – nic bardziej błędnego!

Po tym, jak firma Global Switch Ltd złożyła rozliczenie z września 2014 z opóźnieniem, musiałaby nie spóźniać się przez kolejnych 12 miesięcy. To jednak się nie udało, ponieważ wysłała kolejne spóźnione rozliczenie już we wrześniu 2015.

Jak firma broniła się przed karą HMRC

Podatnik przedstawił argument, że kara w wysokości £297,000 (10% należnej płatności) była nieproporcjonalnie naliczona za spóźnienie z zapłatą o zaledwie jeden dzień. Trybunał stwierdził jednak, co było do przewidzenia, że firma Global Switch nie jest jakimś wyjątkiem i także większe firmy płacą kary za identyczne spóźnienia.

Warto tu wspomnieć, że nie da się wygrać z HMRC mówiąc o „nieproporcjonalnie” wysokich karach za „drobne” spóźnienia. Głównym powodem jest to, że pierwsza stawka obciążeń karnych jest niska i dopiero kolejne spóźnienia mogą sprawić, że kwoty urosną do setek tysięcy.

Nie było mowy o „szczególnych okolicznościach”

By uzasadnić spóźnienie, nawet o jeden dzień, potrzeba naprawdę solidnego argumentu. Firma tłumaczyła, że błąd w rozliczeniu w grudniu 2013 pomyliła się z płatnością VAT o £1,853 ze względu na błąd w naliczonym saldzie VAT. Trybunał odrzucił jednak to wyjaśnienie. Mimo że była to faktyczna, autentyczna pomyłka, nie była jednak wystarczająca, by wytłumaczyć niedotrzymanie terminu. Tu musimy wspomnieć, że „rozsądną wymówką” dla niedotrzymania jakichkolwiek terminów podatkowych mogą być tylko nieprzewidziane okoliczności. To mogą być zdarzenia będące poza naszą kontrolą, jak nagła choroba, wypadek, śmierć w rodzinie, awaria systemów itp.

Pieniądze to nie wszystko…?

Mimo że współczujemy firmie Global Switch Ltd, to w tym wypadku nie było tu żadnego pola manewru, by odwołać się od olbrzymiej kary, jaka została nałożona na firmę. Jest jeden pozytywny wniosek, jaki możemy wyciągnąć z tego przypadku. Musimy zawsze upewnić się, że VAT jest nie tylko zapłacony, ale i rozliczony na czas. Nie zakładajmy z góry, że mamy dobrą wymówkę. Nie warto czuć się zbyt pewnie w wodach, gdzie pływają rekiny.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK