fbpx

Czy wydatki na wyjazd do Hiszpanii, Włoch, czy Polski możemy odliczyć od podatku? W jakim przypadku bilety lotnicze i noclegi w hotelu nie będą kosztami firmy? I o co może zapytać nas pracownik HRMC podczas kontroli naszych podróży służbowych?

 

Złota zasada HMRC – delegacja jest kosztem, a tym samym wydatki związane z podróżą można odliczyć od podatku tylko i wyłącznie, kiedy dotyczą one prowadzonego przez nas biznesu i są wykonane „w” ramach obowiązku „pracy” lub w celu wykonania pracy.

Przypominamy dojazd do stałego miejsca pracy nie jest kosztem. Więcej na ten temat w artykule “Rozliczanie mil w firmie“.kiedy delegacja jest kosztem

Podróż do Hiszpanii – delegacja za granicą

Wyjazd do Malagi będzie kosztem firmy tylko i wyłącznie w przypadku, jeżeli jedziemy tam w celu służbowym. Może to być spotkanie z potencjalnym klientem lub nawiązanie współpracy z inną firmą. Jeżeli podróż ma charakter prywatny nie można odliczyć jej od podatku.

Nadal możemy uzyskać zwrot, jeżeli w trakcie podróży służbowej, czas wolny wykorzystujemy na relaks. Należy pamiętać, że odliczeniu podlegają wydatki związane z prowadzeniem biznesu. Dlatego lunch w trakcie konferencji będzie kosztem,  drink w basenie już nie.

Biznes i wczasy

Dla HRMC każda delegacja, która oprócz celu służbowego, również miała charakter prywatny, nie podlega rozliczeniu. Dlatego jeżeli pojedziemy do Polski na spotkanie biznesowe, a jednocześnie odwiedzimy rodzinę lub spędzimy czas nad Bałtykiem, nie możemy rozliczyć kosztów całego wyjazdu.

Również stracimy możliwość rozliczenia wydatków, jeżeli będą one dotyczyć osób nie związanych z prowadzonym przez Nas biznesem. Przykładowo lecimy do wspomnianej Polski na spotkanie, ale zabieramy ze sobą rodzinę i bilety rezerwujemy dla wszystkich. W takiej sytuacji również nie możemy odliczyć tych wydatków, ponieważ dla HRMC jest to podróż prywatna.

Jak nie stracić poniesionych kosztów?

W przypadku, kiedy łączymy podróż służbową z wypoczynkiem nadal możemy odliczyć część wydatków. Będą to koszty transportu, jedzenia i picia oraz noclegu związane z prowadzeniem firmy. Pozostałe wydatki będą naszymi wydatkami prywatnymi.

WAŻNE. Koszty służbowe i prywatne muszą być w jasny i klarowny sposób oddzielone.

Przykład 1

Bierzesz udział w dwudniowej konferencji, tym samym musisz zarezerwować pokój. W przypadku kiedy będziesz chciał zostać dłużej i zobaczyć okolicę, najlepiej jest dokonać osobnej rezerwacji na pozostałe dni. Do rozliczenia zgłaszasz tylko wydatki związane z udziałem w konferencji.

Przykład 2

Podobna zasada jest w przypadku, kiedy nasz partner towarzyszy nam w podróży służbowej. W takiej sytuacji ponownie należy dokonać osobnych rezerwacji, chyba że partner jest również partnerem w Twojej firmie.

WAŻNE. Pamiętaj, że każdy wydatek służbowy musi być potwierdzony fakturą lub paragonem. Brak tych dokumentów może skutkować karą nawet do £3000.

Samochód w podróży

O rozliczaniu mil, jakie pokonujemy wykonując naszą pracę, pisaliśmy w artykule „Jak rozliczyć mile”. Co w przypadku, kiedy jesteśmy za granicą i musimy wypożyczyć samochód? Również możemy zaliczyć to do kosztów firmy. Od podatku odliczymy wtedy wydatki poniesione na wynajem auta, paliwo oraz wszystkie opłaty drogowe np. za przejazdy płatnymi autostradami, tunelami, czy mostami.

Ponownie należy pamiętać, że jeżeli wykorzystujemy wynajęty samochód również do celów prywatnych, nie będziemy mogli rozliczyć całości kosztów.

Odliczeniu podlegają również wszystkie wydatki na autobusy, pociągi czy taksówki, które ponieśliśmy w celach służbowych w trakcie podróży.

Przypominamy, że do 31 stycznia 2019 roku należy złożyć rozliczenie roczne.

Tyle przysługuje nam, jeżeli Nasza delegacja trwa dłużej niż 5 godzin, powyżej 10 godzin są to już dwa posiłki. W przypadku, jeżeli nocujemy poza domem możemy rozliczyć do 3 posiłków. HRMC akceptuje również niewielkie wydatki poniesione na alkohol, który zamówimy do np. obiadu.

Jeden posiłek dziennie

Tyle przysługuje nam, jeżeli Nasza delegacja trwa dłużej niż 5 godzin, powyżej 10 godzin są to już dwa posiłki. W przypadku, jeżeli nocujemy poza domem możemy rozliczyć do 3 posiłków. HRMC akceptuje również niewielkie wydatki poniesione na alkohol, który zamówimy do np. obiadu.

Kontrola podróży służbowych

Jeden z naszych klientów wyjechał do Polski, gdzie spędził dwa tygodnie. W tym czasie spotkał się tylko z jednym potencjalnym partnerem biznesowym, jednak rozliczył wydatki, które poniósł podczas całego pobytu. W trakcie kontroli nie był wstanie wykazać, że wspomniane dwa tygodnie były związane z prowadzeniem firmy.

Przykład ten obala mit wielu właścicieli firm, którzy twierdzą, że niemal wszystkie wydatki można rozliczyć. HRMC może wymagać od nas potwierdzenia spotkań biznesowych i związanych z tym wydatków.

Podanie błędnych danych w rozliczeniu, nie tylko spowoduje ich usunięcie ale również karę, której wysokość będzie zależeć od wartości błędnego rozliczenia oraz od Twojej komunikacji z urzędnikami.

Dlatego warto zaoszczędzić sobie kłopotu, a także straty pieniędzy i rozliczać FAKTYCZNE podróże służbowe.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się jakie dokumenty są niezbędne do rozliczenia i jak długo należy je przechowywać zapraszamy do przeczytania artykułu “Self Assessment – niezbędne dokumenty“.

 

Z poważaniem,

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

 

 

 

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK

 

%d bloggers like this: