Blog / Koszty podróży służbowej – czyli jak rozliczyć zagraniczną delegację w UK

Czy wydatki na wyjazd do Hiszpanii, Włoch, czy Polski możesz odliczyć od podatku? W jakim przypadku bilety lotnicze i noclegi w hotelu nie będą kosztami firmy? I o co może zapytać Cię HRMC podczas kontroli? Zapraszamy do artykułu o tym jak rozliczyć delegację w UK i co możesz zaliczyć do kosztów podróży służbowej.

Złota zasada HMRC – delegacja jest kosztem, a tym samym wydatki związane z podróżą można odliczyć od dochodu tylko i wyłącznie, kiedy dotyczą one prowadzonego przez Ciebie biznesu.

Delegacja w Hiszpanii – zagraniczne koszty podróży służbowej

Wyjazd do Malagi będzie kosztem firmy tylko i wyłącznie w przypadku, jeżeli pojedziesz tam w celu służbowym. Może to być spotkanie z potencjalnym klientem lub nawiązanie współpracy z inną firmą. Co oczywiste, jeżeli podróż ma charakter prywatny nie możesz odliczyć jej od podatku.

Nie oznacza to jednak, że w trakcie delegacji nie możesz pozwolić sobie na drobne przyjemności, czy relaks. Pamiętaj jednak, że kosztem podróży służbowej będą tylko wydatki związane z prowadzeniem biznesu. Dlatego lunch w trakcie konferencji będzie kosztem,  drink w basenie już nie.

Biznes i wczasy w pakiecie

Dla HRMC każda delegacja, która oprócz celu służbowego, również miała charakter prywatny, nie podlega rozliczeniu. Dlatego jeżeli pojedziesz do Polski na spotkanie biznesowe, a jednocześnie odwiedzisz rodzinę lub spędzisz czas nad Bałtykiem, nie możesz rozliczyć kosztów całego wyjazdu.

Również stracisz możliwość rozliczenia wydatków, jeżeli będą one dotyczyć osób niezwiązanych z prowadzonym przez Ciebie biznesem.

Przykładowo, jeśli lecisz do wspomnianej Polski na spotkanie, ale zabierasz ze sobą rodzinę i bilety rezerwujesz wspólnie dla wszystkich. W takiej sytuacji również nie możesz zaliczyć tych wydatków do kosztów podróży służbowej, ponieważ dla HRMC jest to podróż prywatna.

Jak nie stracić wydatków, które mogłyby być zaliczone do kosztów podróży służbowej?

W przypadku, kiedy łączysz podróż służbową z wypoczynkiem nadal możesz odliczyć część wydatków. Będą to koszty transportu, jedzenia i picia oraz noclegu związane z prowadzeniem firmy. Pozostałe wydatki będą wydatkami prywatnymi.

WAŻNE! Jeśli chcesz odliczyć wydatki biznesowe, muszą być one w jasny i klarowny sposób oddzielone od wydatków prywatnych.

Przykład 1

Bierzesz udział w dwudniowej konferencji, tym samym musisz zarezerwować pokój. W przypadku kiedy będziesz chciał zostać dłużej i zobaczyć okolicę, najlepiej jest dokonać osobnej rezerwacji na pozostałe dni. Do rozliczenia zgłaszasz tylko wydatki związane z udziałem w konferencji.

Przykład 2

Podobna zasada jest w przypadku, kiedy Twój partner towarzyszy Ci w podróży służbowej. W takiej sytuacji ponownie należy dokonać osobnych rezerwacji, chyba że partner jest również partnerem w Twojej firmie.

WAŻNE! Pamiętaj, że każdy wydatek służbowy musi być potwierdzony fakturą lub paragonem. Brak tych dokumentów może skutkować karą nawet do £3000.

Koszty podróży służbowej

Jeśli w celach biznesowych musisz wyjechać poza miejsce zamieszkania w UK, czy za granicę do kosztów podróży służbowej będziesz mógł zaliczyć:

• bilety na samolot, pociąg, autobus
• posiłki (o tym więcej poniżej)
• nocleg, jeśli podróż służbowa wymaga nocowania poza domem
• biznesowe rozmowy telefoniczne

Wracając do posiłków. Możesz odliczyć wydatki poniesione na jednej, jeżeli Twoja delegacja trwa dłużej niż 5 godzin, powyżej 10 godzin są to już dwa posiłki. W przypadku, jeżeli nocujesz poza domem możesz rozliczyć do 3 posiłków.

HRMC akceptuje również niewielkie wydatki poniesione na alkohol, który zamówisz do np. obiadu.

Wydatki możesz rozliczyć na podstawie faktur lub ryczałtu. Na temat drugiego sposobu przeczytasz więcej w naszym artykule „Ryczałt na podróże służbowe w UK„.

Samochód w podróży

O rozliczaniu mil, jakie pokonujesz wykonując pracę, pisaliśmy w artykule „Jak rozliczyć mile”. A co w przypadku, kiedy jesteś za granicą, nie masz możliwości korzystania z własnego auta i musisz wypożyczyć samochód?

Również te wydatki możesz uwzględnić w rozliczeniu zagranicznej delegacji w UK. Od podatku odliczasz wtedy wydatki poniesione na wynajem auta, paliwo oraz wszystkie opłaty drogowe np. za przejazdy płatnymi autostradami, tunelami, czy mostami.

Ponownie należy pamiętać, że jeżeli wykorzystujesz wynajęty samochód również do celów prywatnych, jeśli nie rozdzielisz tych wydatków, nie będziesz mógł zaliczyć ich do kosztów.

Koszty podróży służbowej – kontrola 

Jeśli zaliczasz do kosztów wydatki prywatne musisz liczyć się z karami ze strony HMRC. Nawet jeśli urząd nie będzie miał początkowo zastrzeżeń do Twojego rozliczenia, podczas rutynowej kontroli możesz mieć poważny problem.

Jeden z naszych klientów wyjechał do Polski, gdzie spędził dwa tygodnie. W tym czasie spotkał się tylko z jednym potencjalnym partnerem biznesowym, jednak rozliczył wydatki, które poniósł podczas całego pobytu. W trakcie kontroli nie był wstanie wykazać, że wspomniane dwa tygodnie były związane z prowadzeniem firmy.

Przykład ten obala mit wielu właścicieli firm, którzy twierdzą, że niemal wszystkie wydatki można rozliczyć.

Podanie błędnych danych w rozliczeniu, nie tylko spowoduje ich usunięcie ale również karę, której wysokość będzie zależeć od wartości błędnego rozliczenia oraz od Twojej komunikacji z urzędnikami.

Więcej na temat kontroli przeczytasz w naszym artykule, o tym samym tytule „Kontrola HMRC”.

Dlatego warto zaoszczędzić sobie kłopotu, a także straty pieniędzy i rozliczać FAKTYCZNE podróże służbowe.

Z poważaniem,

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK