Blog / Kontrola HMRC – nie taki diabeł straszny

Prześwietlanie najmniejszych wydatków firmy, dziesiątki pytań o finansowe detale, dochodzenie trwające miesiące a nawet lata, tony dokumentów i gigantyczny stres. Z tym kojarzy Ci się kontrola HMRC. Ale nie musi! Prowadź księgowość odpowiedzialnie i skrupulatnie, a okaże się, że nie taki diabeł straszny.

Zwykły dzień, przychodzisz do pracy, robisz kawę i w tym momencie dostajesz informację o kontroli HMRC. Pierwsza myśl – czy wszystko w moich dokumentach się zgadza, co z brakującymi fakturami i dlaczego nie zrobiłem porządku w papierach. Informacja na tyle wyprowadziła Cię z równowagi, że odkładasz zaplanowaną na ten dzień pracę. W głowie masz tylko jedno pytanie – co mogło się nie spodobać HMRC, że chce sprawdzać moje finanse.

Spokojnie, kontrola HMRC wcale nie musi oznaczać, że zrobiłeś coś niezgodnego z prawem. Może to być po prostu rutynowe sprawdzanie określonego w danej grupie przedsiębiorców odsetka złożonych deklaracji podatkowych (tax return), do której zostałeś losowo wybrany. Oczywiście, nie możesz rzecz jasna wykluczyć, że chodzi o drobną pomyłkę w rozliczeniach, którą przeoczyłeś, a którą wyłapali urzędnicy HMRC, a nawet duży błąd.

Według statystyk kontrole HMRC zdarzają się co 5 lat.

Wyrywkowa kontrola HMRC

Do losowych kontroli typowane są firmy, które mieszczą się w określonych przedziałach podatkowych i nie odbiegają od uśrednionych norm. Dla przykładu: prowadzisz warsztat samochodowy, masz £30 000 rocznie przychodu i jak większość tego typu firm w UK płacisz między £2200 a £2500 podatku rocznie. HMRC wybiera do kontroli np. 5% takich przedsiębiorstw w kraju. Prawdopodobieństwo, że znajdziesz się w tej grupie jest małe.

Zdecydowanie bardziej narażone na kontrole są przedsiębiorcy, którzy płacą mniej podatku rocznie od wyliczonej średniej. HMRC może chcieć skontrolować np. 30 proc. takich firm. Jeśli zatem zapłaciłeś mniej podatku, niż właściciele firm podobnych do Twojej, to prawdopodobieństwo, że zdarzy Ci się kontrola HMRC, jest większe.

Inspektorzy częściej też sprawdzają firmy, które przez 3 lata wykazywały dochód poniżej £30 000 oraz te,  które nie informowały urzędu skarbowego o zmianie branży działalności.

Co zwiększa prawdopodobieństwo kontroli HMRC?

Można śmiało stwierdzić, że niektórzy przedsiębiorcy urzędników HMRC mają na własne życzenie. Na przykład wtedy, gdy zdarzy im się opóźnienie w składaniu zeznań podatkowych, w płaceniu podatków czy pomyłki, które muszą zostać sprostowane. Zainteresowanie HMRC wzbudzą też na pewno duże dysproporcje między zeznaniami podatkowymi rok do roku, spory wzrost kosztów albo niespotykany w innych firmach spadek przychodów.

Brytyjski fiskus zwróci też na Ciebie uwagę jeśli koszty uzyskania przychodu będą u Ciebie znacznie wyższe, niż koszty innych firm o podobnym profilu. Dlatego przeanalizuj swoje wydatki i zastanów się, czy rzeczywiście były one kosztami firmy. Zaliczenie wyjazdu do Polski na 2 tygodnie, nawet jeżeli będziesz miał tam spotkanie biznesowe, nie może znaleźć się w Twoim rozliczeniu. Taki błąd to nie tylko niezakwalifikowanie takiego wydatku, ale również kara finansowa.

Kontrola HMRC

Jak się przygotować do kontroli HMRC?

Na to pytanie na pewno odpowie Ci sam brytyjski fiskus w piśmie, w którym powiadomi Cię o rozpoczęciu dochodzenia podatkowego. Poinformuje Cię jednocześnie o Twoich prawach i obowiązkach oraz o tym, czy kontrola dotyczyć będzie całej Twojej działalności, czy jednego albo kilku określonych obszarów.

Jeśli dostaniesz takie pismo, zacznij przygotowywać się do kontroli od razu. W dokumencie od HMRC znajdziesz listę papierów, które w ramach postępowania będziesz musiał udostępnić urzędnikom oraz to, ile masz czasu na ich zgromadzenie.

Co najczęściej kontroluje HMRC?

Brytyjski fiskus sprawdza zazwyczaj, jakie podatki płacisz, w jakiej wysokości, jak wyglądały ostatnie zeznania podatkowe Twojej firmy, Twoje sprawozdania i wyliczenia podatkowe, Twoje Self Assessment czy dokumentacja PAYE, oczywiście jeżeli zatrudniasz pracowników.

Jest też kilka stałych „punktów programu”, które zwykle obejmuje kontrola HMRC.

  • travel, czyli kwestie związane z podróżami służbowymi w tym rozliczanie mil
  • use home as office, czyli używanie mieszkania jako biura
  • subsistence, czyli diety dzienne na posiłki
  • wynagrodzenia pracowników, zwłaszcza współmałżonka czy osoby spokrewnionej lub mieszkającej, jeśli otrzymują wynagrodzenie z Twojej firmy
  • laundry, czyli koszty prania odzieży roboczej (warto wiedzieć, że jest jedno z najczęstszych nadużyć)
  • zakup odzieży ochronnej (HMRC sprawdza, czy odliczasz zakup odzieży, które faktycznie jest odzieżą ochronną, a nie po prostu ubraniami, w których pracujesz)

Jeżeli działasz jako slef – employed i zrobiłeś zakupy na firmę, ale nie jesteś pewien, czy poniesione wydatki są kosztem firmy koniecznie przeczytaj nasz artykuł “Koszty Sole Trader – część I“.

Podczas kontroli urzędnicy brytyjskiej skarbówki mogą sprawdzać np. faktury kupna i sprzedaży, rachunki, raporty z kas fiskalnych, dokumentację VAT, wyciągi bankowe, wyciągi z kart kredytowych, książeczki czekowe, przelewy, Twoje wyceny, listy płac. Mogą to robić zdalnie albo poprosić Cię o spotkanie w ich siedzibie lub w siedzibie Twojej firmy. To ostatnie jest o tyle wygodniejsze, że na bieżąco można im przekazywać dodatkowe dokumenty, o które się zwrócą. To przyspieszy cały proces.

Co ważne – jeśli korzystasz z usług księgowego albo doradcy podatkowego, mogą oni uczestniczyć w takiej kontroli jako Twoi przedstawiciele.

Co robić, gdy skarbówka stanie w drzwiach?

Po pierwsze – nie panikuj. Może przecież być tak, że jesteś tylko jedną z tysięcy firm wytypowanych do rutynowej kontroli, która pójdzie szybko i gładko.

Po drugie – przygotuj dokumentację, o którą HMRC prosi. Sprawdź, czy jesteś w stanie sprawnie i szybko udostępnić urzędnikom wszystko, o co się zwrócą. Miej przygotowane przede wszystkim te dokumenty, w oparciu o które wypełniałeś deklarację podatkową.

Po trzecie – przestrzegaj terminów. Zwyczajowo będziesz miał 30 dni, żeby dostarczyć HMRC informacje, o które prosi. Ale w uzasadnionych przypadkach fiskus może wydłużyć ten czas. Jeśli zechcesz skorzystać z tej możliwości – zadzwoń do HMRC. Zazwyczaj wystarczy rozmowa telefoniczna, by uzgodnić termin spotkania.

Skorzystaj z profesjonalnego wsparcia

Korzystasz na co dzień z usług profesjonalnego biura księgowego, takiego jak nasze? To świetnie! W takim przypadku możesz przestać się stresować. To oznacza, że profesjonaliści wypełniali Twoje zeznania, robili odliczenia i niczego nie musisz się obawiać.

Jeśli dotychczas radziłeś sobie sam – pomyśl o tym, żeby w czasie kontroli HMRC skorzystać z fachowej pomocy. Pamiętaj, że  swojego profesjonalnego przedstawiciela możesz wyznaczyć dowolnym momencie dochodzenia podatkowego. Aby to zrobić musisz wypełnić i wysłać do HMRC formularz 64-8. Zgłoś w nim, że Twój przedstawiciel ma prawo reprezentować Cię w kwestiach podatkowych. Formularz 64-8 zamawiasz telefonicznie dzwoniąc na numer 08459 000 404  albo wysyłając faks na 08459 000 604. To infolinia czynna od 8:00 do 22:00 przez 7 dni w tygodniu.

konsultacja księgowa, rozliczenie CIS

Co będzie potem?

Po kontroli HMRC poinformuje Cię o jej wynikach. Efekty mogą być różne, w zależności od tego, jak rozliczałeś się z państwem. Jeśli na swoją niekorzyść – urząd zwrócić Ci nadpłacony podatek. Jeśli natomiast zapłaciłeś go za mało, będziesz musiał zapłacić zaległą kwotę do 30 dni od otrzymania wezwania.

Może się też zdarzyć tak, że na Ciebie albo na Twoją firmę zostanie nałożona kara. W taki przypadku HMRC z pewnością zwróci uwagę na to, czy sam możliwie szybko powiadomiłeś HMRC o pomyłce, czy wykryli to urzędnicy oraz jak pomocny byłeś podczas kontroli. Od wyników kontroli HMRC oczywiście możesz się też odwołać.

I na koniec uwaga: nie licz na to, że kontrola HMRC nigdy Ci się nie zdarzy. Zwłaszcza, że w ostatnich latach HMRC zapowiadał np. wzmożone kontrole małych firm, by odzyskać nieściągnięty podatek. Poza tym urzędnicy mogą uzyskiwać dostęp do kont bankowych podatników bez informowania ich o tym. Ma im to ułatwiać sprawdzenie tego, czy dana osoba dobrze opodatkowała swój dochód.

Jeżeli nie jesteś pewien czy dobrze rozliczasz swoje podatki i prowadzisz rachunkowość w swojej firmie, zdaj się na profesjonalistów i przenieś swoją księgowość do SN Accounts.

 

Pozdrawiam

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

 

 

Wyjątkowy Newsletter

  • otrzymujesz tylko te informacje, które Cię interesują
  • jesteś na bieżąco z wiedzą księgową, ale także biznesową
  • możesz skorzystać z ofert przygotowanych tylko dla subskrybentów
  • dodatkowo odpowiemy na wszystkie Twoje pytania

Najnowsze artykuły:

Masz dodatkowe pytania? Napisz do nas – chętnie pomożemy.

Udostępnij ten post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Dodaj komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.