fbpx

Wiele zawodów wiąże się z koniecznością posiadania odpowiedniego ubrania, które ma funkcję ochronną lub też reprezentacyjną czy brandingową. W dzisiejszym artykule postaramy się przedstawić Ci kilka przypadków, kiedy ubranie robocze – ochronne lub uniform, ale nie tylko – wiąże się z ulgą podatkową, a kiedy nie.

Jakie ubranie robocze jest, a jakie NIE jest kosztem firmy?

Wydaje się, że każde ubranie, które nosimy do pracy można zaliczyć jako służbowe. Niestety tak nie jest i wiele osób na pewno będzie zaskoczonych, jak niewiele, jeśli chodzi o ubranie robocze może być zaliczone do kosztów firmy. Wyjaśniamy wiec: jakiekolwiek ubranie, które nosimy również poza pracą, nie jest ubraniem „roboczym”. Z tego tytułu od razu i bezapelacyjnie odpada nam wszelka bielizna, łącznie z podkoszulkami, kalesonami i skarpetami.

Jednak bielizna to nie wszystko. Ubraniem roboczym nie są również te ubrania, które mogą być noszone poza pracą i na różne okazje. Nie ma znaczenia, że masz dżinsy, które Ty uważasz za robocze, bo nosisz je tylko do pracy.

Co z T-Shirtami?

Tu sprawa się komplikuje, ponieważ są T-shirty, które można uznać za ubranie robocze. Jest tak w przypadku, kiedy na T-shircie widnieje logo Twojej firmy. W tym momencie koszulka staje się elementem uniformu roboczego. Jednak to jeszcze nie koniec, bo w razie kontroli urzędu skarbowego i to może być zakwestionowane. Przyczepienie logo firmy do jakiejkolwiek koszulki, która bez logo byłaby normalnym ubiorem, może być zakwestionowane przez urząd skarbowy. Będzie tak na pewno w przypadku, kiedy na koszulce widnieją inne nadruki – sportowe, zespołów muzycznych, symbole patriotyczne czy też inna złożona grafika.

Są firmy, które zalecają swoim pracownikom i samozatrudnionym podwykonawcom ubierać się zgodnie z kolorystyką marki swojej firmy. Nie mają więc określonych uniformów, ale przykładowo każdy pracownik czy subcontractor, freelancer obecny w siedzibie firmy musi mieć na sobie coś granatowego. Mimo że taki sposób ubioru wynika z polityki firmy, to granatowa marynarka, spodnie czy spódnica nie są ubraniem roboczym.

Ubranie robocze, kiedy jesteś samozatrudniony

Jeżeli wykonujesz zawód, w którym musisz nosić ubranie robocze lub ochronne, na paragonach za jego zakup powinien widnieć napis „workwear” czy „safety wear. Będą to więc bluzy, kurtki, rękawice, spodnie robocze i buty zakupione w sklepach z odzieżą ochronną. Jeśli kupujesz je w sklepie sportowym, jak przykładowo Sports Direct, upewnij się, że na paragonie kasowym jest wyraźnie napisane, że jest to odzież robocza.

Jeżeli prowadzisz salon kosmetyczny czy fryzjerski, wszelkie fartuchy czy inne elementy odzieży ochronnej również stanowią element ubrania roboczego niezbędnego do wykonywania Twojej pracy. Jeżeli nosisz tunikę z logo firmy, a do niej klasyczne czarne spodnie, to mimo że jest to Twój uniform do pracy, tylko tunika z logo zalicza się do ubrania roboczego. Czarne spodnie możesz bowiem nosić poza pracą.

Kiedy zapewniasz ubranie robocze pracownikom

Jeżeli prowadzisz firmę Limited i dostarczasz uniformy czy odzież ochronną dla swoich pracowników, jak np. buty, rękawice, polary, t-shirty, fartuchy – musisz zgłosić je na formularzu P11D. Ubranie z definicji robocze czy ochronne nie będzie opodatkowane ani obłożone składkami NIC, nadal musi zostać jednak zgłoszone do HMRC. Na formularzu P11D musisz zgłosić ubranie, które Twoja firma zarówno daje, wypożycza jak i naprawia czy pierze.

Ubranie nie zdefiniowane jako robocze

Jeżeli dostarczasz pracownikom ubranie, które nie jest z definicji robocze czy ochronne, musisz:

  • Zgłosić je na formularzu P11D
  • Zapłacić składki National Insurance od jego wartości

Jeżeli Twoi pracownicy sami kupują sobie ubranie, które nie jest z definicji robocze czy ochronne (np. garnitur), a Ty oddajesz im za to pieniądze, musisz:

  • Dodać wartość ubrania na rozliczeniu ich wynagrodzenia,
  • Zapłacić składki National Insurance od jego wartości

Jeżeli Twoi pracownicy kupują ubranie inne niż z definicji trwałe (jak np. rajstopy) a Ty oddajesz im za nie pieniądze, musisz:

  • Dodać wartość ubrania na rozliczeniu ich wynagrodzenia
  • Odliczyć podatek, ale NIE składki National Insurance

Jeżeli Twoi pracownicy płacą za naprawę czy pranie odzieży do pracy, a Ty oddajesz im za to pieniądze, musisz:

  • Dodać wartość do ich wynagrodzenia
  • Zapłacić podatek i składki National Insurance od wartości usług

Proste? Mamy nadzieję, ale jeżeli coś nadal wydaje Ci się niejasne, skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci upewnić się, że właściwie rozliczasz koszty ubrania do pracy.


Z poważaniem,

polskie biuro ksiegowe

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK