Blog / Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia self employed?

Niezależnie, czy planujesz rozliczyć się samodzielnie, czy złożenie swojego self assessment zlecisz księgowemu, musisz posiadać „pakiet” wszystkich niezbędnych dokumentów. Ewidencję sprzedaży, rachunki, faktury, bank statement, P45 lub P60 jeśli pracowałeś na etacie – sporo tego i łatwo coś przeoczyć, a tym samym narazić się na kary ze strony HMRC. Jakie zatem dokumenty są potrzebne do rozliczenia self employed?  

 

Na złożenie self assessment za rok podatkowy 2019/2020 masz czas do 31 stycznia 2021 roku. Jednak warto już teraz skompletować wszystkie, niezbędne dokumenty. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i zyskasz pewność, że Twoje roczne rozliczenie w UK zostało złożone poprawnie. Ułatwi to też pracę księgowemu, który nie będzie zawracał Ci głowy pytaniami o brakujące dokumenty.

Poniżej przedstawiamy listę, która pomoże Ci w tym zadaniu.

dokumenty są potrzebne do rozliczenia self employed

1. Dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed – ewidencja sprzedaży

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, ewidencję sprzedaży możesz prowadzić na różne sposoby. Jeśli jesteś właścicielem salonu fryzjerskiego lub sklepu spożywczego dowodem sprzedaży będą rachunki, bądź wygenerowane z kasy paragony za wykonane usługi. W przypadku kasy podliczenie sprzedaży ułatwiają systemy kasowe, które generują raporty – tygodniowe, miesięczne, roczne. Dzięki temu wiesz, jaki uzyskałeś przychód za cały rok podatkowy.

Nieco inaczej sytuacja wygląda, jeśli zajmujesz się sprzedażą przez internet. Platformy typu Amazon, eBay czy Etsy mają swoje systemy fakturowania zintegrowane z kontem sprzedawcy. Raporty z nich są w jednym miejscu, a Ty nie musisz ich na bieżąco archiwizować. W dowolnym momencie możesz je wygenerować i przesłać do swojego księgowego.

Jeżeli prowadzisz działalność usługową, np. jako hydraulik, tłumacz czy grafik, ze swoimi klientami prawdopodobnie rozliczasz się za pomocą faktur. Twoją ewidencją sprzedaży jest więc zbiór faktur za dany rok podatkowy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o niezbędnych dokumentach, ważnych datach, o tym jak obliczyć swój podatek i jak możesz obniżyć należność do HMRC – zapraszamy Cię na nasz WEBINARWszystko o self assessment”. Więcej informacji o tematach jakie poruszymy znajdziesz klikając w LINK.

Ważne! Liczba miejsc na webinar jest ograniczona, więc nie zwlekaj i kup bilet już dziś. 

2. Koszty firmy

Sprzedaż to jedno, ale Twoja firma ponosi również koszty, byś mógł tę sprzedaż uzyskać. Pamiętaj, możesz odliczyć od przychodu tylko te wydatki, które są bezpośrednio związane z Twoją działalnością. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat przeczytaj nasze artykuły: „Koszty Sole Trader – część I” oraz „Koszty self employed część II”.

Wszystkie paragony i faktury potwierdzające wydatki firmowe to kolejne dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed. Bez nich HMRC nie uzna kosztów, a Ty nie będziesz mógł uwzględnić ich w self assessment.

Oczywiście, zdarza się, że potwierdzenia kosztów ulegną zniszczeniu, czy jakaś faktura lub paragon zaginie. To może się jednak zdarzyć raz lub dwa. Jeżeli regularnie i co roku gubisz paragony i faktury, to bądź przygotowany na to, że HMRC weźmie Twoje rozliczenie pod dużą lupę.

Podliczając koszty za rok podatkowy 2019/2020 pamiętaj też o milach oraz o tym, żeby były to tylko i wyłącznie mile przejechane na potrzeby firmy. Więcej na ten temat znajdziesz w materiale „Rozliczanie mil w firmie. Wszystko, co warto wiedzieć”.

WAŻNE! Choć przedstawisz dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed możesz zostać poproszony przez HMRC o uzasadnienie danego wydatku. Jeśli nie będziesz potrafił tego zrobić  rozpocznie się dłuższe dochodzenie w Twojej sprawie. Warto więc wszystkiego dopilnować składając rozliczenie Self-Assessment.

3. Inne dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed potwierdzające dochód

Jeżeli w roku podatkowym 2019/2020 oprócz prowadzenia działalności pracowałeś na etacie w jednym lub kilku miejscach, pamiętaj, żeby mieć P45 lub P60. Te dokumenty zawierają informację o tym, skąd pochodzą Twoje dochody, ile zarobiłeś w każdej pracy i ile zapłaciłeś w niej podatku.

P60 to dokument, który otrzymujesz po zakończeniu każdego roku podatkowego, jeśli nadal pracujesz na etacie. Natomiast P45 dostaniesz w momencie zakończenia pracy. Oba dokumenty powinien dostarczyć Ci Twój pracodawca.

Pamiętaj również, by udokumentować dochody z zagranicy oraz z wynajmu nieruchomości (podobnie jak koszty poniesione na ich utrzymanie).

Zadbaj o porządek – znajdź system

Dla ułatwienie archiwizowania dokumentów potrzebnych do rozliczenia self employed polecamy znaleźć system.

Po pierwsze warto mieć osobny rachunek bankowy na potrzeby firmy. Nie tylko umożliwia to monitorowanie pieniędzy faktycznie przepływających z i do Twojej firmy – biznesowy rachunek bankowy to dla księgowego ogromna pomoc przy sprawdzaniu przedstawionych dokumentów.

Często zdarza się wychwycić na rachunku, że firma poniosła jakiś wydatek, a przedsiębiorca nie posiada na niego rachunku, co może być problemem, jeśli naszemu rozliczeniu zacznie przyglądać się bliżej HMRC. Wyciąg z konta bankowego może być również podstawą odliczenia wydatków, jeśli nie masz wszystkich paragonów np. z miejsca, w którym się często się zaopatrujesz. Przykładowo jeżeli prowadzisz firmę budowlaną i na 25 wizyt w Wilcox brakuje Ci 4 paragonów – wyciąg z konta biznesowego może być potwierdzeniem, że były to wydatki firmowe.

dokumenty są potrzebne do rozliczenia self employed?

Po drugie staraj się przechowywać dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed w wersji cyfrowej. Nie musisz się wtedy martwić brakiem miejsca na ich magazynowanie, dodatkowo zyskujesz gwarancję, że dokument nawet za kilka lat będzie możliwy do odczytania. Co ważne, HMRC uznaje skany i zdjęcia paragonów i rachunków.

Najlepiej wszystkie dokumenty przechowywać w jednym miejscu w konkretnym folderze na swoim komputerze lub dedykowanym programie.

Pamiętaj, że musisz archiwizować wszystkie dokumenty przez 5 lat za dany rok podatkowy. Przykładowo dokumenty z self assessment za rok 2019/2020 musisz przechowywać do końca stycznia 2026 roku.

Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule – Jak długo przechowywać faktury w UK, czyli wszystko o dokumentach firmy?

konsultacja księgowa, rozliczenie CIS

£3000 kary!

Tyle może kosztować Cię brak pojedynczego dokumentu. HMRC rzadko sięga po tak wysokie kary, jednak lepiej nie ryzykować i w swoim self assessment zawrzeć wszystkie dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed.

Jeżeli chcesz uniknąć nieprzyjemności i prawidłowo złożyć rozliczenie Self-Assessment, skontaktuj się z nami i miej to z głowy. Masz znajomych, którzy również muszą się rozliczyć? Przypomnij im o terminie! Warto zmobilizować się do działania, by rozliczyć się prawidłowo i w terminie.

A jeśli masz dodatkowe pytania zapraszamy Cię na konsultację księgową.


 

Z poważaniem,

 

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK

Wyjątkowy Newsletter

  • otrzymujesz tylko te informacje, które Cię interesują
  • jesteś na bieżąco z wiedzą księgową, ale także biznesową
  • możesz skorzystać z ofert przygotowanych tylko dla subskrybentów
  • dodatkowo odpowiemy na wszystkie Twoje pytania
* pola wymagane
Interesują mnie tematy dla:

Najnowsze artykuły:

Masz dodatkowe pytania? Napisz do nas – chętnie pomożemy.

Udostępnij ten post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Dodaj komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.