Rozliczenie Self-Assessment - jakie dokumenty są Ci potrzebne

Blog / Self-Assessment – jakie dokumenty musisz mieć, by je prawidłowo złożyć

To już ostatni dzwonek, by złożyć rozliczenie Self-Assessment za rok podatkowy 2016/2017 – jego ostateczny termin upływa 31 stycznia 2018. Jeżeli na ostatnią chwilę składasz dokumentację, sprawdź, czy masz wszystko. Jeżeli brakuje Ci dokumentacji przychodów i wydatków do rozliczenia Self-Assessment, Twoja firma księgowa może nie wziąć ich pod uwagę. Jakich dokumentów więc potrzebujesz?

Rozliczenie Self-Assessment – potrzebne dokumenty

Ewidencja sprzedaży

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, ewidencję sprzedaży prowadzimy na różne sposoby. Dla salonu fryzjerskiego czy sklepu spożywczego dowodem sprzedaży będą rachunki bądź wygenerowane z kasy paragony za wykonane usługi. W wypadku kasy podliczenie sprzedaży ułatwiają nam systemy kasowe, które generują raporty – tygodniowe, miesięczne, roczne. Dzięki temu wiemy, jaki uzyskaliśmy przychód za cały rok podatkowy.

Jeżeli prowadzisz działalność usługową, np. jako hydraulik, tłumacz czy grafik, ze swoimi klientami prawdopodobnie rozliczasz się za pomocą faktur. Twoją ewidencją sprzedaży jest więc zbiór faktur za dany rok podatkowy.

Nieco inaczej rzecz wygląda przy sprzedaży przez internet. Platformy typu Amazon, eBay czy Etsy mają swoje systemy fakturowania zintegrowane z kontem sprzedawcy. Raporty z nich są oczywiście w jednym miejscu i nie trzeba ich na bieżąco archiwizować, a równie łatwo można wygenerować raport ze sprzedaży za cały rok podatkowy.

Koszty firmy

Sprzedaż to jedno, ale Twoja firma ponosi również koszty, byś mógł tę sprzedaż uzyskać. Powinieneś mieć paragony czy faktury na każdy poniesiony wydatek, inaczej HMRC może nie wziąć go pod uwagę. Zdarza się oczywiście, że potwierdzenia kosztów ulegną zniszczeniu, czy jakaś faktura lub paragon zaginie. To może się jednak zdarzyć raz lub dwa. Jeżeli regularnie i co roku gubisz paragony i faktury, to bądź przygotowany na to, że HMRC weźmie Twoje rozliczenie pod dużą lupę.

Podliczając koszty za rok podatkowy 2016/2017 pamiętaj też o milach oraz o tym, żeby były to tylko i wyłącznie mile przejechane na potrzeby firmy.

Mieliśmy kiedyś klienta, któremu HMRC zakwestionowało rozliczenie. Urząd przyjrzał się bliżej jednemu z wyjazdów, który był oznaczony jako służbowy. Był to pobyt nad morzem w okresie wakacyjnym, a klient nie potrafił uzasadnić, jakiego rodzaju interes służbowy załatwiał podczas tego pobytu.

Jeżeli Twoje rozliczenie będzie sprawdzone przez HMRC, musisz móc udowodnić i uzasadnić każdy wydatek, inaczej HMRC rozpocznie dłuższe dochodzenie w Twojej sprawie. Warto więc wszystkiego dopilnować już składając rozliczenie Self-Assessment.

Inne dochody

Jeżeli w roku podatkowym 2016/2017 oprócz prowadzenia działalności pracowałeś na etacie w jednym lub kilku miejscach, pamiętaj, żeby mieć p45 lub p60. Te dokumenty zawierają informację o tym, skąd pochodzą Twoje dochody, ile zarobiłeś w każdej pracy i ile zapłaciłeś w niej podatku.

Jeżeli jesteś dyrektorem zatrudnionym w firmie Ltd i miałeś benefit in kind, czyli np. korzystałeś ze służbowego samochodu w celach prywatnych, potrzebny Ci jest również formularz P11D, by rozliczyć podatek z tego tytułu. W celu rozliczenia dywidend musisz mieć tzw. dividend voucher, na którym będą widoczne wszystkie pobrane przez Ciebie w roku podatkowym dywidendy.

Pamiętaj również, by udokumentować dochody z zagranicy oraz z wynajmu nieruchomości (podobnie jak koszty poniesione na ich utrzymanie).

Firmowe konto

Zawsze polecamy mieć osobny rachunek bankowy na potrzeby firmy. Nie tylko umożliwia nam to monitorowanie pieniędzy faktycznie przepływających z i do naszej firmy – biznesowy rachunek bankowy to dla księgowego ogromna pomoc przy sprawdzaniu przedstawionych dokumentów.

Często zdarza się wychwycić na rachunku, że firma poniosła jakiś wydatek, a przedsiębiorca nie posiada na niego rachunku, co może być problemem, jeśli naszemu rozliczeniu zacznie przyglądać się bliżej HMRC. Wyciąg z konta bankowego może być również podstawą odliczenia wydatków, jeśli nie mamy wszystkich paragonów np. z miejsca, w którym się często zaopatrujemy. Jeżeli prowadzisz firmę budowlaną i na 25 wizyt w Wilcox brakuje Ci 4 paragonów – wyciąg z konta biznesowego może być potwierdzeniem, że były to wydatki firmowe.

Ile czasu i w jakiej formie muszę przechowywać dokumenty?

Tak naprawdę po ostatecznym terminie rozliczenia Self-Assessment, dokumenty musisz trzymać tylko przez 15 miesięcy. My jednak polecamy przechowywać je dłużej. Częstą praktyką HMRC jest sięganie do ubiegłych lat podatkowych i przetrząsanie całej historii finansowej firmy.

Dokumenty mogą być w formie papierowej lub elektronicznej, co jest oczywiście dużo lepsze, bo w komputerze trudno je zgubić. Dokumenty finansowe mogą być przechowywane w formie skanów lub nawet zdjęć. Jest to przydatne zwłaszcza w wypadku paragonów, np. ze stacji benzynowych, które po kilku miesiącach bledną i stają się nieczytelne. Zeskanowane czy sfotografowane dokumenty warto przechowywać w tzw. Chmurze, czyli na dysku internetowym (OneDrive lub Dropbox) na wypadek awarii komputera.

Jakie są kary za spóźnione rozliczenie Self-Assessment?

Przede wszystkim, są dwa rodzaje kar – za niezłożenie Self-Assessment na czas oraz za niezapłacenie należnego podatku do 31 stycznia.

Kiedy przegapisz termin, pierwsza kara jest naliczana już po północy, czyli 1 lutego. Wynosi ona £100 i od tego momentu masz 3 miesiące, zanim HMRC zacznie Ci naliczać po £10 dziennie przez kolejnych 90 dni (czyli łącznie możesz uzbierać £900!). Po kolejnych sześciu miesiącach Twoja kolejna kara to £300 lub 5% należnego podatku, którakolwiek jest wyższa. Kolejnych 12 miesięcy to kolejne 5% lub £300.

Jeżeli nie złożyłeś rozliczenia Self-Assessment w terminie, nie wystarczy zapłacić karę, by mieć spokój – Twoja kara będzie rosnąć tak długo, aż złożysz pełne zeznanie podatkowe.



Jaka jest kara za niezapłacenie podatku w terminie? Tu HMRC już po 30 dniach nalicza 5% należnego podatku a po kolejnych 6 miesiącach – znów 5%. Ta zabawa w kotka i myszkę również będzie trwać do momentu, aż zapłacisz należny podatek.

Jeżeli chcesz uniknąć nieprzyjemności i prawidłowo złożyć rozliczenie Self-Assessment, skontaktuj się ze swoim biurem księgowym i miej to z głowy. Masz znajomych, którzy również muszą się rozliczyć? Przypomnij im o terminie! Warto zmobilizować się do działania, by rozliczyć się prawidłowo i w terminie.


Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK