Blog / Rozliczenie mil w firmie – wszystko, co warto wiedzieć

Jeśli korzystasz z samochodu prywatnego w celach biznesowych, poniesione na ten cel wydatki możesz rozliczyć. Są na to dwa sposoby: na podstawie ryczałtu lub faktur. Co ważne, jeśli zdecydujesz się na jedną z opcji, będziesz mógł ją zmienić dopiero po zmianie samochodu. Przypominamy, że nie każda podróż służbowa będzie też kosztem firmy. Co zatem możesz do nich zaliczyć i jak wygląda rozliczenie mil w firmie?

Sprawa biznesowa = koszt firmy

Wszystkie podróże w celach biznesowych kwalifikują się jako koszt. Mowa tu o dojazdach do banku, biur księgowych, ale także na spotkania z potencjalnymi lub obecnymi klientami, czy na zakupy związane z działalnością firmy.

Ważne, aby prowadzić ewidencję wyjazdów lub zachować paragony, co będzie potwierdzeniem kosztów dla HMRC i podstawą do rozliczenia mil.

Dojazd do pracy, a rozliczenie mil w firmie

Choć przepisy obowiązują od 2016 roku nadal istnieje błędne przekonanie, że dojazdy do pracy można zaliczyć do kosztów.

Dlatego przypominamy – zgodnie z obowiązującym prawem zarówno sole trader, jak również przedsiębiorcy prowadzący spółkę LTD (w tym Ci, którzy pełnią w niej funkcję dyrektora i jednocześnie są jedynym pracownikiem w firmie), którzy świadczą pracę dla jednego podmiotu i codziennie dojeżdżają w to samo miejsce NIE MOGĄ rozliczyć kosztów dojazdów do pracy.

Pisaliśmy także na ten temat w artykule „Czy koszt dojazdu do miejsca pracy jest kosztem firmy„.

Dla HMRC świadczenie usług (przez jednoosobową spółka LTD oraz Sole Traders) dla jednego pracodawcy i regularnie przyjeżdżanie w to samo miejsce, jest zwykłym dojazdem do pracy. Nie jest kosztem uzyskania przychodu.

Więcej informacji na temat rozliczania kosztów dojazdu dla firm można znaleźć na stronie HMRC.

Dojazd do klienta

Sytuacja wygląda inaczej, kiedy przedsiębiorca z siedziby swojej firmy (może to być miejsce zamieszkania) dojeżdża do klientów (różni zleceniodawcy) świadcząc dla nich usługi. Przykładowo hydraulik, czy fryzjer wykonujący usługę w domu klienta. Wtedy koszty dojazdu są kosztami firmy.

Podobnie jest jeżeli przedsiębiorca świadczy stałe usługi dla jednego lub kilku zleceniodawców, ale dojazdy te są nieregularne. Dojazd taki nie jest dojazdem stałym, a więc podlega odliczeniu.

A jeśli nie chcesz korzystać z samochodu prywatnego i zastanawiasz się nad zakupem auta do firmy, polecamy Ci nasze wideo „Zakup samochodu na firmę w UK, kiedy się to opłaca i jak rozliczyć”.

Rozliczenie mil w firmie

Jeśli w celach biznesowych korzystasz z prywatnego samochodu możesz wydatki z tym związane zaliczyć do kosztów firmy. WAŻNE! Możesz to zrobić tylko, jeśli samochód jest zarejestrowany na Ciebie.

Jak zatem wygląda rozliczenie mil w firmie?

Możesz to zrobić na dwa sposoby. UWAGA! – wybrany sposób rozliczania wydatków związanych z używaniem samochodu będziesz mógł zmienić dopiero po zmianie samochodu.

Pierwszy sposób to fixed mileage rates, który polega na rozliczaniu każdej przebytej mili. Konieczne jest prowadzenie rejestru, w którym będziesz zapisywał wszystkie podróże służbowe wraz z przebytym dystansem oraz celem wyjazdu.

Mile, które przejechałeś w ciągu roku mnożysz z obowiązującą stawką za jedną milę. Otrzymana kwota jest kosztem, który możesz odliczyć od dochodu. Jeśli zdecydujesz się na tę opcję, nie będziesz mógł odliczyć innych kosztów np. amortyzacji, czy paliwa.

Przykładowe wyliczenie

Zakładając, że w ciągu roku swoim prywatnym samochodem w celach służbowych przejechałeś 4000 mil, do kosztów będziesz mógł zaliczyć kwotę £1 800 (4000 x 0,45 = £1 800).

Drugim sposobem rozliczenia mil w UK jest actual expenses method. Polega na zbieraniu wszystkich faktur oraz paragonów związanych z używaniem auta. Będą to rachunki zarówno za paliwo, ale również za naprawę, czy ubezpieczenie. WAŻNE! Ten sposób dotyczy tylko sole traders oraz partneship.

Kolejnym krokiem jest ustalenie, w jakim procencie auto jest wykorzystane do celów biznesowych. Aby to zrobić należy sporządzić ewidencję wszystkich przejechanych mil, a następnie wyliczyć jaka proporcja przypada na cele biznesowe. Jeżeli samochodu używasz również w celach prywatnych, w rozliczeniu należy podać jaki procent stanowią wyjazdy niebiznesowe.

Przykładowe wyliczenie

Zakładając, że roczny koszt używana samochodu (paliwo, przegląd, ubezpieczenie itp.) to  £4000 i w celach biznesowych używałeś go w 40% do kosztów będziesz mógł zaliczyć £1 600 (4000 x 40% = £1 600).

Jeśli nie wiesz, który sposób będzie dla Ciebie lepszy skontaktuj się z nami. Podczas indywidualnej konsultacji rozwiejemy wszystkie niejasności.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK