Blog / Rozliczanie mil w firmie. Wszystko, co warto wiedzieć.

Dojazd z domu do stałego miejsca pracy nie jest kosztem firmy. Od podatku można odliczyć koszty podróży, które przedsiębiorca ponosi w związku z wykonywaniem obowiązków związanych z zatrudnieniem, czyli np. wizyta w banku, czy biurze księgowym. Odliczeniu podlegają także koszty podróży z domu do tymczasowego miejsca pracy.

 

Po zmianach, jakie HRMC wprowadził w kwietniu 2016 roku, nadal pojawiają się zapytania i niejasności związane z rozliczaniem mil w firmie. Prezentujemy obowiązujące zasady rozliczania kosztów przejazdów dla firm.

Sprawa biznesowa = koszt firmy

Wszystkie podróże w celach biznesowych kwalifikują się do odliczenia jako koszt. Mowa tu o dojazdach do banku, biur księgowych, ale także na spotkania z potencjalnymi lub obecnymi klientami, czy na zakupy związane z działalnością firmy.

Ważne, aby prowadzić ewidencję wyjazdów lub zachować paragony, co będzie potwierdzeniem kosztów dla HRMC.

Rozliczanie mil w firmie. Wszystkie podróże w celach biznesowych kwalifikują się do odliczenia jako koszt.

Dojazd do pracy

Według obowiązującego prawa przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność, w której pełnią funkcję dyrektora, jednocześnie będąc pracownikiem w swojej firmie oraz świadczą pracę dla jednego podmiotu i codziennie dojeżdżają w to samo miejsce NIE MOGĄ rozliczyć kosztów dojazdów do pracy.

Dotyczy to również sole trades, jeżeli osoby mają jednego zleceniodawcę i to samo miejsce, do którego dojeżdżają codziennie.

Pisaliśmy także na ten temat w artykule “Czy koszt dojazdu do miejsca pracy jest kosztem firmy?

Poniżej przedstawiamy odpowiedź od HRMC, jaką otrzymaliśmy w celu upewnienia się, co do obecnie obowiązujących regulacji.

Rozliczanie mil w firmie. Dla każdego pracownika zwykłe, codzienne koszty dojazdów między domem a stałym miejscem pracy nie podlegają odliczeniu do celów podatkowych. Dojazd z miejsca zamieszkania do miejsca pracy jest zależny od naszego prywatnego wyboru miejsca zamieszkania i odległości, jaka dzieli nas od tego miejsca pracy.

Dla każdego pracownika zwykłe, codzienne koszty dojazdów między domem, a stałym miejscem pracy nie podlegają odliczeniu do celów podatkowych. Dojazd z miejsca zamieszkania do miejsca pracy jest zależny od naszego prywatnego wyboru miejsca zamieszkania i odległości, jaka dzieli nas od tego miejsca pracy.

Ulga podatkowa jest dostępna w przypadku kosztów podróży, które pracownik jest zobowiązany ponieść w związku z wykonywaniem obowiązków związanych z zatrudnieniem i podróżą do tymczasowego miejsca pracy.

Dla HRMC świadczenie usług (przez jednoosobową spółka LTD oraz Sole Trades) dla jednego pracodawcy i codziennie przyjeżdżanie w to samo miejsce, jest zwykłym dojazdem do pracy. Nie jest kosztem uzyskania przychodu.

Więcej informacji na temat rozliczania kosztów dojazdu dla firm można znaleźć na stronie HRMC

Rozliczanie mil w firmie. Dla HRMC świadczenie usług (przez jednoosobową spółka LTD oraz Sole Trades) dla jednego pracodawcy i codziennie przyjeżdżanie w to samo miejsce, jest zwykłym dojazdem do pracy. Nie jest kosztem uzyskania przychodu.

Dojazd do klienta

Sytuacja wygląda inaczej, kiedy przedsiębiorca z siedziby swojej firmy (może to być miejsce zamieszkania) dojeżdża do klientów (różni zleceniodawcy) świadcząc dla nich usługi. Przykładowo hydraulik, czy fryzjer wykonujący usługę w domu klienta. Wtedy koszty dojazdu są kosztami firmy.

Podobnie jest jeżeli przedsiębiorca świadczy stałe usługi dla jednego lub kilku zleceniodawców, ale nie dojeżdża do ich siedzimy codziennie, a przykładowo raz na tydzień/miesiąc. Dojazd taki nie jest dojazdem stałym, a więc podlega odliczeniu.

Rozliczanie mil

Koszty związane z używaniem samochodu w celach służbowych mogą rozliczać przedsiębiorcy, na których pojazd jest zarejestrowany. W UK można wybrać spośród dwóch rodzajów rozliczenia.

WAŻNE. Sposób rozliczania kosztów używania samochodu można zmienić dopiero po zmianie samochodu.

Pierwszy sposób to fixed mileage rates, który polega na rozliczaniu każdej przebytej mili. Konieczne jest prowadzenie rejestru, w którym będą zapisane wszystkie podróże służbowe wraz z przebytym dystansem. Warto w nim również zamieścić informacje o stanie licznika przed i po wyjeździe oraz cel wyjazdu.

Mile, które przejechaliśmy w ciągu roku mnożymy z obowiązującą stawką za jedną milę. Otrzymana kwota jest kosztem, który przedsiębiorca może odliczyć od podatku. Korzystając z tej formy rozliczenia nie można dodatkowo odliczyć innych kosztów np. amortyzacji, czy paliwa.

Przykład

  • Liczba przejechanych mil w ciągu roku – 4000
  • Obowiązująca stawka £0,45
  • 4000 x 0,45 = £1 800 kwota odliczana od dochodu

Drugim sposobem jest actual expenses method, polegający na zbieranie wszystkich faktur oraz paragonów związanych z używaniem auta w celach służbowych. Będą to rachunki zarówno za paliwo, ale również za parking, czy ubezpieczenie. Wszystkie będą kosztami firmy, które można odliczyć od podatku.

Jeżeli samochodu używamy również w celach prywatnych, w rozliczeniu należy podać jaki procent stanowią wyjazdy niebiznesowe.

Księgowość dla kierowców HGV. Rozliczenie mil w firmie.

Przykład

  • Roczny koszt używana samochodu (paliwo, przegląd, ubezpieczenie itp.)  £4000
  • Używanie samochodu w celach służbowych 40%
  • 4000 x 40% = £1 600 kwota odliczana od dochodu

W przypadku, kiedy nie wiesz, która forma rozliczenia jest dla Ciebie bardziej korzystna skontaktuj się z księgowym.

Podsumowując, odliczyć od podatku można koszty związane z używaniem samochodu TYLKO i WYŁĄCZNIE w celach biznesowych. Osoby samozatrudnione, które świadczą usługi dla jednego klienta w tym samym miejscu każdego dnia NIE MOGĄ odliczyć kosztów dojazdu do pracy.

 

Z poważaniem,

polskie biuro ksiegowe

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK

 

Wyjątkowy Newsletter

  • otrzymujesz tylko te informacje, które Cię interesują
  • jesteś na bieżąco z wiedzą księgową, ale także biznesową
  • możesz skorzystać z ofert przygotowanych tylko dla subskrybentów
  • dodatkowo odpowiemy na wszystkie Twoje pytania

Najnowsze artykuły:

Masz dodatkowe pytania? Napisz do nas – chętnie pomożemy.

Udostępnij ten post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Dodaj komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.