„Wrzucę sobie w koszty!” – mówi Twój kolega po fachu, idąc do ciężarówki z nowo zakupionym odtwarzaczem DVD. Tak lekkie podejście do rozliczania z podatku ma bardzo wielu kierowców. Istnieją jednak precyzyjnie określone przepisy co do rzeczy, które można i których nie można zakwalifikować jako koszty kierowców. W przypadku kierowcy na działalności typu Ltd musimy więc kierować się kilkoma zasadami.

Jakie są dozwolone koszty kierowców?

Pierwsza reguła to oczywiście wytyczne, jakie HMRC określiło dla dozwolonych kosztów firmy Ltd. Jednak, ponieważ na każde rozliczenie HMRC patrzy indywidualnie, musimy się zastanowić, czy poniesione koszty są niezbędne do pracy w zawodzie kierowcy. Czy potrafimy je odpowiednio uzasadnić, by to uzasadnienie miało sens dla urzędników?

Ubezpieczenie

Jako profesjonalny kierowca musisz posiadać Professional Indemnity Insurance oraz Public Liability Insurance. To ostatnie jest dla Ciebie obowiązkowe jako dyrektora firmy Ltd. Masz też możliwość wykupienia polisy ubezpieczeniowej dla siebie jako dyrektora – Relevant Life. Pisaliśmy o tym w jednym z poprzednich artykułów.

Co z samochodem prywatnym, z którego korzystasz, by dojechać na potrzeby firmy? Żeby odpisać jego ubezpieczenie jako koszt firmy, musiałbyś zarejestrować go jako pojazd należący do Twojej firmy Ltd. Nie jest to jednak takie proste, ponieważ musiałbyś go po prostu de facto sam sobie sprzedać.


Podróże i wszystko, co z nimi związane

Tu bierzemy pod uwagę wydatki, które ponosisz, korzystając z prywatnego samochodu na potrzeby firmy. Możemy tu zaliczyć bilety parkingowe tam, gdzie nie mieliśmy okazji zaparkować bezpłatnie, przejazdy płatną autostradą, bilety na środki transportu publicznego, a w uzasadnionych przypadkach – także taksówki.

Pamiętaj, że mówimy tu ogólnie o kosztach związanych z prowadzeniem firmy jako kierowca HGV. Mowa tu więc o dojazdach do biura rachunkowego czy też banku. Za te przejazdy możesz odliczyć sobie tzw. milówkę: do 10,000 przejechanych mil po stawce 45 pensów za każdą milę, a po przekroczeniu 10,000 – 25 za milę.

Co za tym idzie – nie możesz już wówczas odliczyć kosztów zakupionego paliwa – bo już odliczasz milówkę!

Bilety lotnicze

W jaki sposób uzasadnisz wydanie pieniędzy na bilety lotnicze? Niestety, HMRC nie przełknie, że szukasz „nowych możliwości biznesowych” na Korsyce. W Ciechocinku – też nie.

Odzież robocza – co nią jest, a co nie

Nie chcemy Ci nawet mówić, ile rachunków za majtki i skarpetki dostajemy co roku od naszych klientów. Musisz rozgraniczyć między odzieżą prywatną a roboczą. Odzież robocza to kamizelka lub kurtka odblaskowa, buty robocze, czy rękawice. Rachunek za odzież roboczą powinien też zawierać słowo „safety” albo „workwear”.

Ubranie prywatne, jak np. dżinsy czy bluzy z piłkarzami, nie podlega więc odliczeniu od podatku, bo… po prostu jakieś ubranie musisz mieć, niezależenie od tego, czy prowadzisz działalność, czy jesteś bezrobotny.

Materiały i narzędzia niezbędne do prowadzenia firmy

Czego do prowadzenia firmy potrzebuje kierowca? Jako firma Ltd musisz swoim klientom wystawiać faktury, potrzebujesz więc komputera, a także oprogramowania do wystawiania faktur. Możesz je wystawiać za pomocą prostego oprogramowania MS Office, a na to też potrzebujesz licencji, jeżeli oprogramowanie fabryczne komputera jej nie zawiera.

Faktury możesz wysyłać swoim klientom drogą mailową. Możliwe jednak, że firma, dla której pracujesz, wymaga ich w papierowej formie. Musisz więc mieć drukarkę oraz papier i tusz, by móc drukować faktury. Do tego dochodzą artykuły biurowe, takie jak koperty, segregator, długopisy. Drobne koszty, ale zawsze to jakiś koszt.

Nawigacja – to całkowicie uzasadniony koszt, wręcz niezbędny do pracy kierowcy i tu masz pełną dowolność, jeśli chodzi o zakup zestawu SatNav.

Prowadzenie biura firmy Ltd w domu

Prowadząc biuro z domu, korzystasz z telefonu i Internetu, by kontaktować się z klientami. Jednak nie oznacza to, że możesz cały rachunek za Internet czy telefon zakwalifikować jako koszt firmy… chyba że faktury za jedno i drugie są wystawione na firmę – jako osobę prawną. Jeżeli faktura jest wystawiona jedynie na ciebie, bez nazwy firmy, wówczas możesz odliczyć tylko 60% rachunku.

Prowadząc biuro w domu, masz również prawo odliczyć część kosztów mieszkania jako koszt firmy. HMRC wie jednak, że jako kierowca pracujesz przez większość czasu poza domem. Dlatego też przysługuje Ci ryczałt w wysokości £5 tygodniowo, czyli £260,00 rocznie (52 tygodnie x £5).

Co z remontem?

Jeśli masz w domu pomieszczenie przeznaczone na biuro – świetnie! Możesz zakupić do niego podstawowe wyposażenie jak biurko czy krzesło, półka czy szafka na dokumenty. Jednak dekorowanie pomieszczenia czy generalny remont nie jest czymś, co możesz wliczyć w koszt prowadzenia przedsiębiorstwa.

Absurdalne rzeczy, które często dostajemy do rozliczenia jako koszty kierowców

Jednym z najbardziej udanych przypadków, z jakimi się spotkaliśmy, był 28-calowy telewizor. Kierowca upierał się, że zabiera go ze sobą w trasy, by się nie nudzić, a wszystko koniecznie musi oglądać na dużym ekranie. Niestety, nie mogliśmy przyjąć tego uzasadnienia.

Mały telewizor czy odtwarzacz DVD to rzeczy, które posiada większość kierowców ciężarówek – co nie oznacza, że są one niezbędne do pracy kierowcy. To po prostu forma rozrywki, a więc nie jest kosztem poniesionym na potrzeby prowadzenia firmy. Raczej nie radzimy też wmawiać HMRC, że do pracy jako kierowca jest nam potrzebny drugi laptop, do wożenia w ciężarówce lub nowa pralka. Przecież nie będziesz wozić jej w ciężarówce, tylko korzystać z niej w domu, również do prania swoich prywatnych rzeczy.

Najważniejsza zasada przy odliczaniu kosztów jest taka, że muszą być one poniesione całkowicie i wyłącznie na potrzeby biznesu. To pierwsze i najważniejsze kryterium. A drugie – to takie, że muszą mieć one sens, czyli wiązać sie faktycznie z Twoją pracą kierowcy HGV. Jeżeli masz watpliwości co do podanych przez nas przykładów – skontaktuj się z nami!


Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK