Blog / Jak rozliczyć mile w UK i czy dojazd do miejsca pracy jest kosztem firmy?

Jeśli zastanawiasz się czy dojazd do miejsca pracy jest kosztem firmy koniecznie przeczytaj ten artykuł. Znajdziesz w nim nie tylko odpowiedź na to pytanie, ale też informacje o tym jak rozliczyć mile, czyli wszystko o kilometrówce w UK.

Jak rozliczyć mile w UK – podstawowe informacje

Zacznijmy od początku. Jeśli prowadzisz własną działalność i potrzebujesz korzystać z samochodu możesz to zrobić na dwa sposoby.

Pierwszy to zakup samochodu na firmę. Jednak w wielu przypadkach pod względem podatkowym jest to znacznie mniej korzystne rozwiązanie. Dodatkowo, jeśli będziesz korzystać z auta firmowego w celach prywatnych będziesz zobowiązany to rozliczyć i złożyć P11D. Jeśli jesteś zainteresowany tą opcją polecamy Ci zobaczyć nasze wideo (zamieszczone poniżej), a w razie dodatkowych pytań zapraszamy Cię na konsultację księgową.

Znacznie bardziej popularnym rozwiązaniem jest korzystanie z samochodu prywatnego w celach służbowych i rozliczanie wydatków poniesionych na podróże biznesowe. Możesz to zrobić na dwa sposoby, o czym przeczytasz poniżej.

WAŻNE! Pamiętaj, że aby rozliczyć mile jakie przejechałeś samochód musi być zarejestrowany na Ciebie.

Jednak zanim przejdziemy do omówienia wspomnianych sposobów rozliczania wydatków podróży służbowej określmy, czym ona jest, a czym nie.

Dlaczego dojazd do miejsca pracy nie jest kosztem firmy?

Najważniejsza informacja – wydatki, które możesz zaliczyć do kosztów firmy to tylko te bezpośrednio związane z Twoim biznesem. W przypadku użytkowania samochodu prywatnego nie jest inaczej. Tym samym do kosztów w tym przypadku możesz zaliczyć m.in:

• wyjazd do klienta
• wyjazd do księgowego, prawnika, banku w celach biznesowych
• dojazd na szkolenie (jeśli to podnosi Twoje obecne umiejętności)

WAŻNE! Często otrzymujemy pytanie, czy dojazd do miejsca pracy jest kosztem – odpowiedź jest jedna – NIE. Zgodnie z przepisami HMRC dojazd między domem, a stałym miejscem pracy nie podlega odliczeniu do celów podatkowych.

Jak zatem rozliczyć mile przejechane w celach biznesowych?

Jak wspominaliśmy rozliczyć mile możesz na dwa sposoby. WAŻNE – jeśli zdecydujesz się na jedną z opcji będziesz mógł ja zmienić dopiero po zmianie samochodu, dlatego dobrze się zastanów lub zapytaj księgowego.

Pierwszym ze sposobów jest rozliczanie wydatków na podstawie każdej przebytej mili. Co istotne, w takiej sytuacji musisz prowadzić ewidencję podróży służbowych. Powinny być w niej uwzględnione: data i cel podróży, stan licznika przed i po powrocie.

Jeśli zdecydujesz się na tę opcję będziesz rozliczał się na podstawie zryczałtowanej stawki za milę. Nie będziesz mógł natomiast zawrzeć w rozliczeniu dodatkowych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu jak np.  przegląd, ubezpieczenie czy naprawa.

Obowiązujące stawki rozliczania mil w UK:

• 45 pensów za pierwsze 10 000 mil w celach biznesowych
• 25 pensów za każdą milę biznesową po przekroczeniu progu 10 000 mil.

Jest jeszcze drugi sposób rozliczania użytkowania samochodu prywatnego w celach biznesowych. Polega na zbieraniu wszystkich faktur, w tym za paliwo, naprawy, ubezpieczenie. Jednak tu wyliczenie będzie znacznie bardziej skomplikowane, ponieważ w rozliczeniu będziesz musiał zawrzeć tylko część poniesionych kosztów.

Prościej – musisz określić w jakim procencie używasz samochodu prywatnego w celach biznesowych. Dopiero wspomniany procent całościowych wydatków będzie mógł być zawarty w rozliczeniu.

To nie wszystko…

Dokumentacja podróży służbowych

Jeśli korzystasz z samochodu prywatnego w celach biznesowych i związane z tym wydatki znajdą się w Twoim rozliczeniu będziesz musiał je udokumentować. Dokładniej – posiadać wspomnianą ewidencję mil lub wszystkie faktury i paragony.

Pamiętaj też, że w przypadku kontroli HMRC może zapytać Cię o cel każdej podróży i również to będziesz musiał udowodnić.

WAŻNE! Pełną dokumentację musisz przechowywać przez minimum 5 lat.

Polecamy Ci też nasz tekst “Koszty podróży służbowej”, z którego dowiesz się więcej na temat wydatków w trakcie wyjazdów biznesowych. I jak zawsze, jeśli będziesz miał pytania zapraszamy na konsultację.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK