Blog / Koszty kierowców HGV działających, jako spółka LTD

„Wrzucę to sobie w koszty!” – niestety takie lekkie podejście do rozliczania wydatków ma wielu kierowców. To duży błąd, który może ich sporo kosztować. A więc co można odliczyć? Koszty kierowców HGV to m.in. wydatki poniesione na ubezpieczenie, noclegi, księgowego, czy odzież roboczą. Dokładną listę znajdziesz poniżej.

Ale zanim przejdziemy do szczegółów, zacznijmy od najważniejszej zasady.

Możesz odliczyć tylko i wyłącznie te wydatki, które są bezpośrednio związane z Twoim biznesem.  Na stronie HMRC znajdziesz listę dozwolonych kosztów dla spółki LTD, jednak nie wszystkie będą miały zastosowanie w przypadku Twojej firmy.

Pamiętaj, że nie tylko potrzebujesz potwierdzenia danego wydatku, czyli faktury lub rachunku, ale również musisz potrafić uzasadnić dany wydatek.

Otwarcie spółki LTD to pierwsze koszty kierowców HGV

Zanim jeszcze zaczniesz pracować na swój rachunek możesz część wydatków zaliczyć do kosztów. Co dokładnie? Przykładowo kwotę jaką wydasz na księgowego, który za Ciebie załatwi wszystkie formalności związane z otwarciem spółki LTD. Obsługa księgowa to stały wydatek, który równieżkosz jest kosztem Twojej firmy.

Podobnie jest z kosztami usług prawnika, który np. sprawdzi Twoje umowy. Ale to nie wszystkie wydatki jakie możesz rozliczyć jeszcze przed otwarciem firmy! Więcej na ten temat pisaliśmy w naszym artykule „Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności w UK”, więc jeśli chcesz dowiedzieć się więcej zapraszamy do lektury.

Polecamy również nasz artykuł, z którego dowiesz się jakie wynagrodzenie dyrektora spółki LTD jest najbardzie optymalne w tym roku podatkowym – Wynagrodzenie dyrektora spółki LTD – rok podatkowy 2020/2021.

 Ubezpieczenie

Jako profesjonalny kierowca musisz posiadać Professional Indemnity Insurance oraz Public Liability Insurance. To ostatnie jest dla Ciebie obowiązkowe, jako dyrektora firmy LTD.

Możesz również uwzględnić w swoich kosztach wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu służbowego. Ale UWAGA! Musi być on własnością firmy, nie możesz tego zrobić w przypadku prywatnego auta.

Biuro w domu i koszty kierowcy HGV jakie może odliczyć

Jeśli biuro spółki LTD mieści się w Twoim domu do kosztów możesz zaliczyć m.in. wydatki poniesione na Internet, telefon, czynsz, wodę czy elektryczność.  WAŻNE! Pełną kwotę, która znajduje się na danym rachunku możesz odliczyć tylko i wyłącznie, kiedy faktura została wystawiona na firmę. W innych sytuacjach możesz to zrobić na dwa sposoby.

Pierwszy to procentowe oszacowanie w jakim stopniu korzystasz z mieszkania, Internetu, czy telefonu w celach służbowych. Na tej podstawie obliczasz kwotę jaką możesz odliczyć.

Jednak, jako kierowca większość czasu spędzasz poza domem, dlatego znacznie korzystniejszy dla Ciebie będzie drugi sposób – zryczałtowana stawka.  Jeśli pracujesz w swoim domu 25 do 50 godzin w miesiącu możesz odliczyć £10 miesięcznie (£120 rocznie).

Więcej informacji na temat na ten temat znajdziesz w naszym artykule „Jak odliczyć koszty pracy z domu w UK”.

Narzędzia i inne rzeczy, które kwalifikują się jako koszty kierowców HGV

Czego do prowadzenia firmy potrzebuje kierowca? Jako właściciel spółki LTD musisz swoim klientom wystawiać faktury, potrzebujesz więc komputera, a także oprogramowania do wystawiania faktur, drukarki, papieru, tuszu. Te wydatki są w 100% kosztami kierowcy w UK.

Podobnie jest z pozostałymi materiałami biurowymi jak segregatory, koperty, długopisy. Nie są to duże kwoty, jednak nawet te mniejsze warto uwzględnić w swoim rozliczeniu i dzięki temu zmniejszyć podatek.

Co jeszcze? Wszystkie narzędzia jakie wykorzystujesz w swojej codziennej pracy lub potrzebujesz w przypadku awarii samochodu, apteczka pierwszej pomocy, CB radio, a także nawigacja czy przenośna lodówka.

Jednym zdaniem do kosztów kierowcy HGV możemy zaliczyć te rzeczy, które są niezbędne w jego pracy.

Jeśli nie jesteś pewien, jaki wydatek możesz zakwalifikować do kosztów lepiej skontaktuj się z nami. Zaoszczędzisz czas i nerwy na odpowiedzi na pytania ze strony HMRC oraz pieniądze na ewentualne kary.

Odzież robocza – co nią jest, a co nie

Skarpetki, majtki, podkoszulki – to nie koszty kierowców HGV. Niby oczywiście, jednak wielokrotnie spotykamy się z prośbą o rozliczenie takich wydatków. Co w takim razie możesz odliczyć od podatku?

Odpowiedź jest prosta – odzież roboczą, która jest niezbędna w Twojej pracy, czyli m.in. ubrania ochronne, odblaskowe kamizelki i kurtki, buty robocze, rękawice. Rachunek za odzież roboczą powinien też zawierać słowo „safety” albo „workwear”.

WAŻNE! Jeśli w godzinach pracy najczęściej jesteś w jeansach i zwykłej bluzie nie możesz rachunków za nie zaliczyć do kosztów. Ubrania te możesz również wykorzystywać prywatnie, tym samym HMRC nie uzna tego wydatku.

Podróże służbowe kierowcy

Jeśli będziesz korzystał z samochodu służbowego możesz w pełni rozliczyć jego koszt. W przypadku kiedy w celach biznesowych, np. wyjazd do księgowego lub do sklepu po niezbędne narzędzia, będziesz korzystał z samochodu prywatnego rozliczenie kosztów wygląda inaczej.

Możesz to zrobić na dwa sposoby: rozliczając każdą milę lub na podstawie zryczałtowanej stawki. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Rozliczanie mil w firmie. Wszystko, co warto wiedzieć”. Ważne! Jeśli zdecydujesz się na jeden ze sposobów rozliczania mil będziesz mógł go zmienić dopiero po zmianie samochodu.

Kosztem Twojej firmy będą również wydatki poniesione na bilety komunikacji publicznej i lotnicze. Ale UWAGA! Pamiętaj, że każdy wydatek musi być związany z Twoją firma. Dlatego zanim zaliczysz wyjazd do Hiszpanii jako „poszukiwanie nowych możliwości biznesowych” poważnie się zastanów, ponieważ HMRC prawdopodobnie nie uzna tego wydatku, a Ty otrzymasz karę.

Dlatego lepiej wcześniej przeczytaj nasz artykuł „Wakacje w Hiszpanii, czyli kiedy delegacja jest kosztem” lub umów się na konsultację księgową.

Absurdalne koszty kierowców HGV – czyli jakie „perełki” trafiają do naszego biura

Jednym z najbardziej absurdalnych przypadków, z jakimi się spotkaliśmy, był 28-calowy telewizor. Kierowca upierał się, że zabiera go ze sobą w trasy, by się nie nudzić, a wszystko koniecznie musi oglądać na dużym ekranie. Niestety, nie mogliśmy przyjąć tego uzasadnienia.

Mały telewizor czy odtwarzacz DVD to rzeczy, które posiada większość kierowców ciężarówek – co nie oznacza, że są one niezbędne do pracy kierowcy. To po prostu forma rozrywki, a więc nie jest kosztem poniesionym na potrzeby prowadzenia firmy.

Raczej nie radzimy też wmawiać HMRC, że do pracy jako kierowca jest nam potrzebny drugi laptop lub nowa pralka. Przecież nie będziesz wozić jej w ciężarówce, tylko korzystać z niej w domu, również do prania swoich prywatnych rzeczy.

Najważniejsza zasada przy odliczaniu kosztów jest taka, że muszą być one poniesione całkowicie i wyłącznie na potrzeby biznesu. To pierwsze i najważniejsze kryterium. A drugie – to takie, że muszą mieć one sens, czyli wiązać się faktycznie z Twoją pracą kierowcy HGV.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK