Posiedzenie zarządu w spółce LTD | SN Accounts - Twój księgowy w UK

Blog / Posiedzenie zarządu w spółce LTD

Przeprowadzenie posiedzenia zarządu w jednoosobowej firmie, czyli samemu ze sobą może wydawać się niedorzeczne. Jednak zaniedbanie tego wymogu niesie za sobą konsekwencje podatkowe i finansowe. Temat posiedzeń zarządu dotyczy także osób, które mają zarejestrowaną spółkę Limited w Wielkiej Brytanii, ale mieszkają w Polsce.

 

Czemu służy posiedzenie zarządu?

Posiedzenie zarządu w spółce Ltd to spotkanie dyrektorów, podczas którego omawiają oni bieżące kwestie związane z prowadzeniem firmy i podejmują strategiczne dla niej decyzje. Nie ma ustalonych zasad, w jakiej formie takie spotkanie powinno się odbyć, musi natomiast być w konkretnym miejscu,fizycznej lokalizacji. Dla osób, które prowadzą firmy zdalnie (np. z Polski), oznacza to konieczność przyjazdu do UK. W przeciwnym wypadku, brytyjski urząd skarbowy może zakwestionować rezydencję podatkową przedsiębiorstwa. Oznacza to, że Twoje dochody, jako dyrektora, a także sama spółka nie powinny być rozliczane według brytyjskich przepisów podatkowych.

Posiedzenie zarządu w spółce Ltd

Zarząd tworzą wszystkie osoby pełniące obowiązki dyrektora w firmie i w pełnym składzie powinny pojawić się na posiedzeniu. Jeżeli prowadzisz jednoosobową firmę – jakkolwiek absurdalnie by to nie brzmiało – spotkanie musisz przeprowadzić sam ze sobą.

HMRC oczekuje, że podczas posiedzenia zarządu dyrektorzy wymienią się uwagami i swoimi punktami widzenia na bieżące sprawy spółki, po czym dojdą do wspólnych wniosków i podejmują wiążące decyzje. Jest to więc cały proces decyzyjny, który musi być wiarygodny.

Jak powinno wyglądać posiedzenie zarządu w spółce Ltd

Prawidłowo przeprowadzone posiedzenie zarządu w spółce Ltd powinno być zwołane na terenie Wielkiej Brytanii, przynajmniej raz w roku. Prawidłowo przeprowadzone posiedzenie zarządu (Board Meeting) powinno być zwołane na terenie Wielkiej Brytanii, przynajmniej raz w roku. Może je zwołać każdy z dyrektorów, informując o nim pozostałych członków zarządu i udziałowców.

Jeżeli przebywasz za granicą Twój pobyt w UK, przewidziany na posiedzenie zarządu, powinien trwać co najmniej dwa dni. HMRC oczekuje, że sam proces myślowy i decyzyjny będzie zajmował więcej niż 3 godziny.

W jego trakcie posiedzenia musi być obecna, co najmniej jedna osoba z zarządu spółki, a pozostałe mogą uczestniczyć wirtualnie lub telefonicznie. Nie można także zapomnieć o udokumentowaniu przebiegu spotkania. Protokół powinien zawierać datę, miejsce, nazwiska uczestników i informacje o charakterze spotkania, jego plan oraz przebieg.

Podczas posiedzenia zarząd może podejmować decyzje dotyczące między innymi:

  • Zmian w strukturze firmy, łącznie z jej zamknięciem lub rozbudową
  • Strategii rozwoju, marketingu, brandingu, w tym zmiany nazwy
  • Zmian personalnych, jak np. odwołania lub powołania nowego dyrektora oraz ich uprawnień

Twoja decyzja powinna być dobrze uargumentowana, aby wykazać, że jest ona wynikiem przemyślanych działań i planowania.

Pamiętaj, że prawnym obowiązkiem dyrektora spółki Ltd jest działać w najlepszym interesie firmy. Jeśli zarządzasz jednoosobową spółką, umieść w protokole powody kierujące Twoimi strategicznymi krokami w zarządzaniu przedsiębiorstwem. 

W przypadku kilkuosobowego zarządu protokół powinien jasno wskazywać, że decyzje co do finansowania wydatków z majątku spółki zostały podjęte przy zgodzie wszystkich dyrektorów.

Wszyscy uczestnicy muszą otrzymać rzetelnie sporządzony i podpisany protokół posiedzenia. Jego funkcja jest głównie informacyjna, ale jest też argumentem na Twoją korzyść w wypadku, gdyby urząd skarbowy próbował zakwestionować rezydencję podatkową Twojej firmy.

Wszyscy uczestnicy muszą otrzymać rzetelnie sporządzony i podpisany protokół posiedzenia. Jego funkcja jest głównie informacyjna, ale jest też argumentem na Twoją korzyść w wypadku, gdyby urząd skarbowy próbował zakwestionować rezydencję podatkową Twojej firmy.

Czemu służy zgromadzenie walne?

Zarządzanie firmą leży w gestii dyrektorów lub dyrektora. Mimo to, wszyscy udziałowcy muszą być informowani o zmianach, kierunku rozwoju firmy, czy większych inwestycjach i mieć prawo wypowiedzenia się w ich kwestii. Informacje te przekazywane są w formie zgromadzenia walnego, czyli zebrania z udziałem osób mających udział finansowy w firmie.

Czy na zebraniu walnym muszą być obecni wszyscy udziałowcy?

Jeżeli Twoja spółka ma tylko jednego udziałowca – musi być on obecny. Jeżeli jednak jest ich więcej, obecnych musi być minimum dwóch.

Zgromadzenie walne musi zostać zapowiedziane, co najmniej dwa tygodnie przed jego terminem i odbyć się przynajmniej raz w roku. Podobnie jak posiedzenie zarządu, również musi się odbyć w konkretnej lokalizacji, przy obecności co najmniej jednego z dyrektorów i udziałowców.

Podczas tego spotkania dyrektorzy omawiają najważniejsze kwestie dotyczące firmy – nie tylko strategii, lecz samych udziałów i sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Udziałowcy, którzy posiadają co najmniej 5% udziałów w firmie mogą wnosić wnioski nie dłuższe niż 1000 słów. Przeprowadzane są również głosowania (opisane szczegółowo tutaj – link w języku angielskim).

Podczas zgromadzenia walnego musi zostać wyznaczony przewodniczący – to on będzie kierował porządkiem dyskusji. Protokół z całości spotkania musi zostać wysłany do Companies House.

Regularne spotkania to bezpieczeństwo dla Twojej firmy

Oprócz klarowności w kwestii rezydencji podatkowej, organizowanie regularnych spotkań zapewnia ciągłość komunikacji i bezpieczeństwo w Twojej firmie. Zarówno dyrektorzy, jak i udziałowcy wiedzą, jaka jest jej sytuacja oraz jakie są uprawnienia i poczynania wszystkich osób podejmujących decyzje w spółce.

Jeżeli potrzebują Państwo więcej informacji nt prowadzenie spółki Ltd w Wielkiej Brytanii zapraszamy do kontaktu z SN Accounts.

 

Z poważaniem,

polskie biuro ksiegowe

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK

 

Udostępnij ten post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Dodaj komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.