Blog / Jak złożyć self assessment i jak się do tego przygotować?

Zbliża się termin rocznego rozliczenia. Przypominamy, że musisz złożyć self assessment i zapłacić podatek do 31 stycznia. Zdajemy sobie sprawę, że zebranie wszystkich faktur i rachunków z całego roku to często istny koszmar. Dlatego podpowiadamy jak nie tylko rozliczyć podatek, ale też jak się do tego przygotować.

Jak zawsze na początku przypominamy o ostatecznym terminie. Niezmiennie osoby samozatrudnione w UK muszą złożyć self assessment i co WAŻNE zapłacić należny podatek do końca stycznia. Data 31.01.2023 dotyczy osób, które założyły lub prowadziły swoją działalność w okresie od 6 kwietnia 2021 roku do 5 kwietnia 2022 roku.

A od czego zacząć?

Rachunki, faktury i inne dokumenty

Niezależnie, czy planujesz się rozliczać samodzielnie, czy zlecić to księgowemu musisz posiadać niezbędne dokumenty. Są to wszystkie faktury i rachunki, które wystawiłeś w roku podatkowym 2021/2022 ale też te, które możesz zaliczyć do kosztów Twojej firmy.

Jeśli nie jesteś pewien, czy dany wydatek jest kosztem, polecamy Ci nasz eBook “Koszty self employed” lub zapraszamy na konsultację księgową.

Jeśli skrupulatnie zbierasz wszystkie rachunki i faktury lub przechowujesz je w dedykowanym do tego programie lub folderze, większość pracy masz z głowy. Trudniej jest jeśli dokumenty są w różnych miejscach lub co gorsza ich nie posiadasz.

Co wtedy? Jeśli w większości przypadków używałeś bankowości internetowej będzie Ci znacznie łatwiej.

Po pierwsze musisz wiedzieć jakie dokumenty masz, a jakich Ci brakuje. W tym celu najlepiej na komputerze stwórz dwa foldery. Pierwszy nazwij „koszty” i tam przenieść wszystkie faktury, skany rachunków, które są potwierdzeniem Twoich wydatków biznesowych. W drugim folderze – ”przychody” – zamieść wszystkie wystawione przez Ciebie faktury.

Kolejny krok to wydrukowanie wyciągów bankowych za dany rok podatkowy. Wtedy miesiąc po miesiącu możesz sprawdzić jakich faktur Ci brakuje.

Coraz częściej przesyłane są one drogą elektroniczną, więc jesteś w stanie „przeczesać” swoja pocztę i znaleźć brakujący dokument. Zawsze też możesz poprosić podwykonawcę lub konkretną firmę, aby raz jeszcze przesłała Ci fakturę.

Dlatego lepiej już teraz przygotuj się, aby złożyć self assessment i nie ryzykuj brakiem dokumentu, przekroczeniem terminu i karą ze strony HMRC. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule “Kary za spóźniony self assessment i jak można się od nich odwołać”.

Wracając, sytuacja wygląda znacznie gorzej jeśli rachunek był w formie fizycznej. Wtedy potwierdzeniem może być wyciąg bankowy, jednak HMRC nie zawsze uzna taki wydatek. W przypadku jeśli nie masz paragonu, a płatność była dokonana gotówką, co logiczne nie możesz potwierdzić takiego wydatku. HMRC nie uwierzy Ci na słowo.

Czego będzie potrzebował księgowy, aby za Ciebie złożyć self assessment?

Jeśli nie masz głowy ani czasu samodzielnie złożyć self assessment możesz zlecić to profesjonalistom. Pamiętaj, że w styczniu księgowi są bardzo mocno obciążeni pracą, dlatego najlepiej od razu dostarcz cały pakiet dokumentów, jakie będą potrzebne.

Po pierwsze to wszystkie faktury potwierdzające Twój przychód, czyli te które Ty wystawiłeś swoim klientom. Po drugie to faktury i paragony, które potwierdzają wydatki firmowe oraz ewidencja przejechanych mil, jeśli w celach służbowych korzystałeś z samochodu prywatnego.

Do księgowego powinieneś też przesłać wyciągi bankowe, aby mógł on sprawdzić czy wszystko się zgadza i niczego nie brakuje. A jeśli pracowałeś lub nadal pracujesz na etacie musisz dołączyć P45 lub P60.

Na koniec musisz przesłać informacje o innych, oprócz self employed, źródłach dochodu np. z najmu nieruchomości czy dywidend. Oczywiście, jeśli takie posiadasz.

Pamiętaj, czym wcześniej dostarczysz komplet dokumentów, tym księgowy szybciej może złożyć self assessment w Twoim imieniu, a Ty zyskujesz gwarancję, że rozliczysz się w terminie.

Co WAŻNE poznasz też kwotę należnego podatku, przez co łatwiej będzie Ci zaplanować budżet na kolejne miesiące.

Jak samodzielnie złożyć self assessment?

Jeśli zdecydujesz się, że samodzielnie złożysz swoje roczne rozliczenie będziesz potrzebował wszystkich powyższych dokumentów.

Aby samodzielnie złożyć self assessment musisz zalogować się na swoje indywidualne konto. Następnie zostaniesz poproszony o wypełnienie formularza HMRC, będziesz musiał w nim podać wszystkie informacje o jakich wspominaliśmy wcześniej.

W głównej części formularza będziesz musiał podać m.in.

• Opodatkowany i nieopodatkowany dochód z dywidend, jeśli je pobierasz
• Składki emerytalne
• Datki na cele charytatywne, jeśli jakieś przekazałeś
• Informacje nt. świadczeń m.in. zasiłek na dziecko i zasiłek dla osób niepełnosprawnych, jeśli pobierasz

Jeśli masz dochody, które możesz zadeklarować jako dyrektor firmy, samozatrudniony lub w danym roku podatkowym miałeś zyski kapitałowe lub dochody z zagranicy, będziesz musiał również wypełnić dodatkowe strony. Zostaniesz na nich poproszony o podanie swojego przychodu oraz zsumowanych kosztów.

Wszystkie formularze należy wypełnić krok po kroku zgodnie z instrukcją. Jeśli będziesz miał problem z daną sekcję możesz skorzystać z poradników dostępnych na stronie HMRC.

WAŻNE! Dla HMRC nie ma znaczenia kto wypełnia zeznanie podatkowe. Istotne jest, aby było złożone poprawianie i nie zawierało błędów. Za te grozi gara i argument, że robiłeś swoje rozliczenie samodzielnie oraz że nie jesteś księgowym, nie będzie miał znaczenia. Dlatego jeśli nie jesteś pewien czy wszystko zrobiłeś poprawnie poproś o pomoc eksperta.

Jak długo musisz przechowywać dokumenty?

Choć nie musisz załączyć do swojego rocznego rozliczenia faktur i rachunków, musisz je przechowywać przez minimum 5 lat licząc od 31 stycznia.

Przykład:

Rozliczenie za 06/04/2021 – 05/04/2022 – licząc od 31/01/2023 dokumenty musisz posiadać do końca stycznia 2028 roku.

Będę one niezbędne w przypadku kontroli, a ta może się zdarzyć nawet wtedy kiedy Twój self assessment nie będzie zawierał błędów. Więcej na ten temat w naszym artykule „Kontrola HMRC”.

Co ważne dokumenty możesz przechowywać w wersji papierowej lub cyfrowej.

Jeśli nie masz czasu ani głowy, aby złożyć self assessment zgłoś się do nas. Załatwimy za Ciebie wszystkie formalności, a Ty zyskasz gwarancję, że Twoje roczne rozliczenie zostało poprawnie złożone.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK