Blog / Koszty spółki LTD – czyli co może obniżyć Twój podatek!

Masz spółkę LTD i chcesz płacić niższe podatki? Klucz tkwi w kosztach. To, co kupujesz dla firmy – od komputera po kawę w trasie – może realnie zmniejszyć Twój podatek, ale tylko pod jednym warunkiem: musisz wiedzieć, co faktycznie da się wrzucić w koszty spółki LTD, a co HMRC od razu odrzuci. W tym artykule pokażemy Ci, które wydatki możesz bezpiecznie odliczyć i jak zrobić to zgodnie z przepisami. Nie ryzykuj – lepiej wiedzieć więcej i płacić mniej.

Czym są koszty spółki LTD?

Koszty spółki LTD to wydatki, które ponosisz w związku z jej działalnością. Ale nie każdy rachunek może trafić do rozliczenia. Jeśli kupujesz coś do firmy – upewnij się, że ten zakup rzeczywiście jest niezbędny w Twoim biznesie. Przykładowo, firma cateringowa może zaliczyć do kosztów sprzęt gastronomiczny, ale już zakup telewizora w tym przypadku raczej nie przejdzie. Z kolei bar sportowy może taki wydatek uzasadnić.

Wszystkie faktury i rachunki, które chcesz zaliczyć w koszty spółki LTD, musisz przechowywać przez co najmniej 6 lat. Dobra wiadomość – wystarczą skany lub zdjęcia, nie musisz trzymać papierowych wersji.

WAŻNE! Najlepiej robić zakupy firmowe z konta spółki LTD. Wtedy finanse Twojej firmy są przejrzyste zarówno dla Ciebie, ale także dla księgowego i HMRC.

Jeśli Ty lub Twój pracownik zapłaciliście za coś firmowego prywatnymi pieniędzmi spółka musi Wam je zwrócić. Warto ustalić jasne zasady wewnętrzne i przygotować prosty formularz, żeby wszystko było czytelne. Więcej na ten temat dowiesz się z wideo zamieszczonego poniżej.

Natomiast, jeśli Ty zapłacisz kartą firmową za coś prywatnego, HMRC może uznać to za pożyczkę dyrektorską. Taki wydatek trzeba rozliczyć inaczej, a więcej o tym przeczytasz w naszym artykule o director loan.

Przechodząc już do kosztów spółki LTD, które mogą pojawić się w rozliczeniu. Jak wspominaliśmy zależą one od specyfiki Twojego biznesu są jednak takie, które dotyczą większości firm.

Biuro i jego wyposażenie – co możesz odliczyć?

Jeśli masz biuro poza domem, wszystkie wydatki na sprzęt – komputery, drukarki, meble, a także media, jak prąd i gaz – zaliczysz do kosztów spółki LTD. Również umowa na internet i telefon podpisana na spółkę daje Ci możliwość odliczenia pełnych kwot.

A jeśli pracujesz z domu, możesz skorzystać z uproszczonej formy i odliczyć £6 tygodniowo bez konieczności przedstawiania rachunków. Więcej o dopuszczalnych kosztach pracy z domu dowiesz się z naszego artykułu „Koszty pracy z domu dla dyrektora spółki LTD”.

Narzędzia, odzież i materiały to koszty spółki LTD

Wydatki na narzędzia i materiały potrzebne w Twojej branży to klasyczne koszty spółki LTD. Jeśli prowadzisz firmę budowlaną, odliczysz młoty i wkrętarki. Jeśli sprzątasz – środki czystości. I tak dalej.

Możesz też odliczyć odzież roboczą – ale tylko wtedy, gdy jest to uniform, odzież ochronna lub kostium artystyczny. Garnitur czy buty do biura? Niestety, to już nie przejdzie.

Księgowość, doradztwo i szkolenia

Wszystkie wydatki związane z prowadzeniem księgowości Twojej spółki – w tym obsługa payrollu, VAT, sprawozdania do Companies House – możesz wrzucić w koszty spółki LTD. Ale uwaga – nie możesz odliczyć kosztu swojej prywatnej deklaracji podatkowej (Self Assessment) jako dyrektor.

Podobnie jest z wydatkami na prawnika, architekta czy innych ekspertów potrzebnych w Twojej firmie.

A jak sytuacja wygląda ze szkoleniami? HMRC pozwala Ci odliczyć szkolenia, które rozwijają Twoje już posiadane umiejętności. Przykład? Jesteś kierowcą, który robi kurs ADR – wrzucasz go w koszty. Ale jeśli robisz szkolenie z inwestowania w nieruchomości, a prowadzisz firmę transportową – ten wydatek nie przejdzie.

Subskrypcje, branżowe książki i czasopisma – to wszystko również mogą być koszty spółki LTD, o ile są potrzebne w Twojej działalności.

Jeśli interesuje Cię ten temat polecamy Ci wideo “Koszty szkolenia, które możesz odliczyć”. A co ze szkoleniami wyjazdowymi i podróżami służbowymi?

Delegacje i podróże służbowe

Wszystkie wydatki związane z podróżami biznesowymi – bilety, noclegi, przejazdy, jedzenie – to koszty spółki LTD. Jeśli masz samochód firmowy, odliczysz paliwo, ubezpieczenie, naprawy. A jeśli jeździsz prywatnym autem – rozliczysz trasy na podstawie stawek HMRC (45p za milę do 10 000 mil rocznie).

Więcej o tym, jak rozliczać przejazdy, znajdziesz w artykule o rozliczaniu mil w firmie, a o podróżach więcej szczegółów znajdziesz w artykule “Koszty podróży służbowej”.

Pracownicy mogą obniżyć Corporation Tax

Wynagrodzenie pracowników – a także Twoje, jeśli jesteś zatrudniony jako dyrektor – również wpisuje się w koszty spółki LTD. To samo dotyczy składek na Workplace Pension, kosztów przygotowania payslipów i administracji kadrowej. Jeśli nie masz na to czasu możesz możesz zlecić to nam. Za Ciebie zajmiemy się obsługą księgową i payroll, a Ty poniesione wydatki na tej cel będziesz mógł zawrzeć w rozliczeniu.

A jeśli jesteś zatrudniony jako dyrektor w swojej firmie na pewno zainteresuje Cię artykuł “Wynagrodzenie dyrektora spółki LTD – rok podatkowy 2025/2026″.

Pomaganie pomaga, czyli prezenty, imprezy firmowe i darowizny

Chcesz zrobić prezent pracownikowi? Możesz wydać do £50 rocznie na osobę – ale przedmiot nie może mieć charakteru rozrywkowego. Czekoladki? OK. Bilet do teatru? Już nie.

Możesz też zorganizować imprezę firmową – np. Christmas Party – do kwoty £150 rocznie na pracownika. Warunek? Impreza musi być cykliczna i dostępna dla wszystkich pracowników.

Darowizny na cele charytatywne też mogą być kosztem – jeśli przekazuje je spółka, a nie Ty osobiście.

Reklama i promocja to koszty spółki LTD

Wydatki na marketing to jedne z najczęściej odliczanych kosztów. Mogą to być koszty:

• wykupienia domeny i postawienia strony internetowej
• reklamy w Google, Facebook, Instagram
• druku ulotek,
• darmowych próbek
• czy współpracy z agencją – wszystko to może obniżyć Twój podatek jako koszty spółki LTD.

WAŻNE! Nie odliczysz natomiast imprez promocyjnych, które mają charakter rozrywkowy – nawet jeśli celem jest reklama.

Okulary i ubezpieczenie

Jeśli Ty lub Twoi pracownicy pracujecie przy komputerach, możesz odliczyć koszt badania wzroku.

Okulary – tylko jeśli są używane wyłącznie w pracy (czyli prawie nigdy). Za to ubezpieczenia firmowe, np. od odpowiedzialności cywilnej, spokojnie wpiszesz w koszty spółki LTD.

A jeśli nie jesteś pewien czy dany wydatek możesz zaliczyć do kosztów spółki LTD lub jak legalnie obniżyć podatek to zapraszamy Cię na konsultację księgową.

Pozdrawiamy,

Zespół SN Accounts

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK