Blog / Zmiana księgowego w UK – kiedy warto to zrobić i jak się przygotować?

Możliwe, że Twoja firma się rozrasta, albo Twój obecny księgowy nie jest ekspertem w branży, w której chcesz zacząć działać, a może zwyczajnie zamknął działalność – powody do zmiany księgowego mogą być różne. Podpowiadamy, kiedy najlepiej to zrobić, jak się przygotować i co oferuje SN Accounts.  

Kiedy zmiana księgowego to dobry wybór

Odpowiedź jest prosta – kiedy nie jesteś zadowolony ze współpracy. Może to być jakość obsługi, niedostateczna wiedza lub zbyt mały zespół, aby obsłużyć rozrastającą się firmę. Możliwe, że Twój księgowy zwyczajnie będzie zamykał działalność.

Ponieważ zmiana księgowego to indywidualna decyzja i zależy od wielu czynników, nie będziemy się w nią zagłębiać. Podpowiemy Ci jednak,  jak zrobić to sprawnie i bezpiecznie, jeśli już zdecydujesz się na ten krok.

Najlepszy czas na zmianę księgowego to koniec roku finansowego. Co ważne dla spółek LTD ta data będzie różna. Co oczywiste, nie musisz czekać do tego czasu. Mogą pojawić się okoliczności, że będziesz chciał zmienić księgowego niemal natychmiast.

W przypadku self employed nie masz takiego problemu. Jeśli będziesz chciał zmienić księgowego wystarczy, że wybierzesz inną firmę, która złoży Self Assessment.

WAŻNE! Od kwietnia 2024 roku osoby samozatrudnione zacznie obowiązywać MTD. Zgodnie z nowymi przepisami Self Assessment będzie trzeba składać co kwartał, a nie jak do tej pory co roku.

A jeśli checesz przejść z self employed na spółkę LTD polecamy Ci nasz artykuł o podobnym tytule „Kiedy przejść z self employed na spółkę LTD”,  z którego dowiesz się więcej na ten temat.

Jak zatem zmienić księgowego – poniżej przedstawiamy 4 kroki, które pomogą przejść Ci proces szybko i bezpiecznie dla Twojej firmy. Tym samym zyskasz gwarancję, że Twoje rozliczenia nadal będą przygotowywane na czas, a Ty nie zapłacisz kar od HMRC.

Krok 1 – research

Nie warto spieszyć się z decyzją o zmianie księgowego aby nie okazało się, że za kilka miesięcy kolejny raz będziesz musiał przejść cały proces.

Zastanów się co dla Ciebie jest ważne. Warto wcześniej zrobić dobry research. Dowiedzieć się czy przyszły księgowy ma innych klientów lub doświadczenie z Twojej branży, co proponuje i jak wygląda komunikacja.

Warto też sprawdzić samą firmę – jak długo działa na rynku, jakie są opinie na jej temat i jakie ceny proponuje.

Pamiętaj, że chodzi o finanse Twojej firmy i jej rozwój. Dobry księgowy powinien nie tylko rozliczyć Twój biznes, ale także uchronić Cię od ewentualnych kar.

Krok 2 – wypowiedzenie

Jeśli znalazłeś już nową firmę, która będzie prowadzić Twoją księgowość, musisz wypowiedzieć obowiązującą umowę.

Wystarczy wysłać pismo/ mail informujący Twojego obecnego księgowego, że przejdziesz do innej firmy i aby dostarczył wszelkich informacji wymaganych przez nowych księgowych. Pamiętaj, aby zawrzeć w nim (piśmie) też wytyczne co do Twoich oczekiwań np. ostatniego rozliczenia, czy wystawienie payslip dla Twoich pracowników.

Krok 3 – zmiana księgowego = zmiana umowy

Kolejny krok to podpisanie umowy z nowym księgowy. Zwróć uwagę, czy zawarte są w niej ważne dla Ciebie punkty.

Oprócz dokumentów do nowego księgowego będziesz musiał również przesłać skan paszportu. Jest to wymagane ponieważ Twój księgowy będzie musiał przeprowadzić kontrolę Twojej firmy pod kątem prania brudnych pieniędzy. To stała procedura i wymóg HMRC.

Nowy księgowy poprosi Cię też o podpisanie formularza 64-8, w który upoważnisz go do reprezentowania Cię w HMRC. Możesz tę część przejść online.

Krok 4 – przekazanie dokumentacji

Twój nowy księgowy wyśle pismo do starego prosząc o tzw. odprawę zawodową (Professional Clearance).

Wyśle też pismo z prośbą o dokumenty w tym wszelkie kopie ksiąg rachunkowych, ewidencji podatkowej, zeznań podatkowych i wszelkich innych informacji potrzebnych do dbania o księgowość Twojej firmy.

Cały proces nie powinien trwać dłużej niż kilka tygodni.

Zmiana księgowego w UK – a może SN Accounts

Jeśli myślisz o zmianie księgowego chcielibyśmy zaoferować swoje usługi. Na brytyjskim rynku działamy od ponad 10 lat i zaufało nam ponad 6000 klientów.

Stale podnosimy swoje kompetencję i wiedzę, aby móc spełnić wymagania naszych klientów. Z roku na rok powiększamy nasz zespół i otwieramy się na nowe branże jak np. kryptowaluty.

Zapewniamy pełną obsługę księgową od założenia firmy, przez jej pełne rozliczenie w tym rozliczenie pracowników, rejestrację na VAT w UK oraz krajach Unii Europejskiej, po zamknięcie działalności.

Stale dzielimy się wiedzą na naszym blog, YouTube, Facebook lub w trakcie naszych konsultacji, które dla klientów SN Accounts są darmowe. Jako pierwsi informowani są o ofertach, czy event jakie realizujemy lub jesteśmy partnerem.

Brzmi interesująco? A może masz jeszcze jakieś pytania? Jeśli TAK zapraszamy do kontaktu.

Pozdrawiam,

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK