Blog / Jak długo przechowywać faktury w UK, czyli wszystko o dokumentach firmy

Niezależnie czy prowadzisz spółkę LTD, czy działasz jako self employed jesteś odpowiedzialny za całą dokumentację firmy. Jak długo należy przechowywać faktury w UK, jakie inne dokumenty powinieneś posiadać na wypadek ewentualnej kontroli HMRC i w jakiej formie? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w naszym artykule.  

Jakie dokumenty firmy musisz archiwizować?

Po pierwsze są to wszystkie faktury, jakie wystawiasz swoim klientom. Tu sytuacja jest stosunkowo prosta, bo rachunki są albo wystawiane automatycznie przez Twój program do fakturowania, albo posiadasz je w folderze na swoim komputerze.

Pamiętaj też, że musisz przechowywać także raporty kasowe, a także potwierdzenia płatności kartą przez Twoich klientów.

Kolejnymi dokumentami firmy, jakie musisz archiwizować są faktury i rachunki, które są potwierdzeniem kosztów Twojej działalności. Tu jest już nieco trudniej ponieważ pochodzą one od wielu, różnych firm. Dlatego tak ważne jest wyrobienie sobie sytemu lub korzystanie z oprogramowania, które pomoże Ci mieć całą dokumentację w jednym miejscu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się jakie wydatki mogą być kosztami Twojej firmy zapraszamy się do artykułu „Koszty spółki LTD, czyli co możesz odliczyć” lub zakupu eBook „Koszty self eployed”.

Jeśli jesteś płatnikiem VAT pamiętaj też o archiwizowaniu rejestrów VAT,  a jeśli zatrudniasz pracowników o rozliczeniach payroll.

Na koniec ,jeśli prowadzisz firmę i jednocześnie pracujesz lub pracowałeś na etacie w Twojej dokumentacji muszą się znaleźć P45 lub P60.

Jak długo przechowywać faktury w UK?

Jeśli prowadzisz spółkę LTD wszystkie dokumenty związane z przychodami i kosztami firmy musisz przechowywać przez minimum 6 lat, licząc od końca roku finansowego lub dłużej, jeśli chodzi o środki trwale.

W przypadku osób samozatrudnionych jest to okres 5 lat od 31 stycznia za dany rok podatkowy. Przykładowo dokumenty z Self Assessment za rok 2021/2022 musisz przechowywać do końca stycznia 2028 roku.

W jakiej formie przechowywać faktury w UK i inne dokumenty firmy?

Na pewno Ci się zdarzyło włożyć do portfela paragon, który za kilka miesięcy nie był już możliwy do odczytania. Jak zatem najlepiej przechowywać faktury w UK i inne dokumenty? I jak nie „utonąć” w olbrzymiej ilości papierów z 5 czy 6 lat?

Po pierwsze – staraj się wysyłać faktury online i archiwizować je na swoim komputerze. Pamiętaj też aby mieć ich kopię zapasową na dysku zewnętrznym albo w „chmurze”.

Po drugie każdy dokument w wersji papierowej zeskanuj lub zrób mu zdjęcie. HMRC uznaje taką formę  przechowywania dokumentów, a Ty zyskujesz gwarancję, że dokument nawet za kilka lat będzie możliwy do odczytania.

WAŻNE! Pamiętaj, aby wersja cyfrowa była czytelna i zawierała wszystkie niezbędne informacje takie jak nazwę Twojej działalności, firmy która wystawiła fakturę, produkty lub usługi, które zostały kupione, a także kwoty: jednostkowe i całościową.

Kontrola HMRC i brak dokumentów firmy

Nawet jeśli rzetelnie prowadzisz dokumentację firmy i składasz swoje rozliczenie w terminie może spotkać Cię  „wyrywkowa” kontrola ze strony HMRC. Wtedy będziesz musiał przedstawić wszystkie dokumenty, o jakie poprosi Cię urzędnik.

Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Kontrola HMRC – nie taki diabeł straszny”.

A co w przypadku, kiedy nie masz danej faktury lub paragonu? W zależności od sytuacji HMRC może nałożyć na Ciebie karę do £3000 za brak pojedynczego dokumentu.

Tak wysokie kwoty są rzadkością, ale po co ryzykować. Znacznie lepiej jest rzetelnie prowadzić dokumentację firmy i przechowywać faktury w UK przez wymagany czas w odpowiedniej formie.

Jeśli masz dodatkowe pytania to zapraszamy Cię na konsultację księgową.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK