Blog / Kontrola HMRC – kiedy może się przydarzyć i co wtedy zrobić?

Nawet jeśli skrupulatnie rozliczasz się z podatków i prowadzisz firmę zgodnie z przepisami, może spotkać Cię kontrola HMRC. Czasem to rutynowe sprawdzenie, innym razem wynik nieścisłości w dokumentach. Co wtedy? Prześwietlenie kosztów, pytania o każdy wydatek, dostęp do Twoich kont bankowych i tygodnie (a czasem miesiące) oczekiwania na decyzję. Ale spokojnie – dobrze przygotowana księgowość i wsparcie specjalisty mogą sprawić, że kontrola HMRC nie będzie stresującym koszmarem, a po prostu procedurą.

Kiedy możesz spodziewać się kontroli?

HMRC ma prawo przeprowadzić kontrolę w dowolnym momencie, ale są sytuacje, które szczególnie przyciągają uwagę urzędników. Jeśli:

• spóźniasz się z deklaracjami podatkowymi lub zapłatą podatków,
• Twoje dochody są podejrzanie niskie jak na profil firmy,
• w rozliczeniach widoczne są duże różnice rok do roku,
• nie informujesz o zmianie działalności,
• masz wysokie koszty uzyskania przychodu (np. częste podróże, korzystanie z domu jako biura, diety, odzież robocza),

to prawdopodobieństwo, że spotka Cię kontrola HMRC, jest wyższe. Co ciekawe, kontrolowane mogą być także firmy w pełni poprawne – w ramach losowej selekcji. Więcej na temat kontroli brytyjskiego urzędu skarbowego dowiesz się także z naszego wideo.

Wyrywkowa kontrola HMRC

Ta może Cię spotkać nawet wtedy, kiedy w terminie składasz rozliczenie i płacisz należny podatek.

WAŻNE! W 2025 roku brytyjski urząd skarbowy zwiększył ilość wyrywkowych kontroli. Dotyczy to przede wszystkim firm, których dochody i koszty są znacznie większe lub mniejsze od średniej w danej branży.

Co ciekawe, jeśli Twój warsztat samochodowy, salon kosmetyczny czy e-commerce osiąga średnie dochody i nie wykazuje znaczących odchyleń, ryzyko kontroli HMRC wynosi około 5%. Ale jeśli Twój podatek jest znacznie niższy niż w podobnych firmach – może wzrosnąć nawet do 30%.

Jak długo trwa kontrola i jak wygląda?

Zazwyczaj kontrola trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, ale w skomplikowanych przypadkach może się przeciągnąć. Urzędnicy HMRC mogą:

• poprosić o dokumenty drogą mailową lub pocztą,
• umówić się z Tobą na spotkanie w siedzibie Twojej firmy,
• poprosić Cię do urzędu,
• działać zdalnie (coraz częstsze rozwiązanie w 2025 roku).

Kontrola może obejmować cały rok podatkowy lub tylko wybrane obszary, np. VAT, PAYE, wydatki służbowe albo Self Assessment.

A jak się do niej przygotować? Po pierwsze – być na nią gotowym, tzn. skrupulatnie prowadzić swoją księgowość oraz dbać o porządek w dokumentach. Wtedy kontrola będzie zwykłą procedurą, która nie zajmie dużo czasu i nie będzie kosztować Cię nerwów.

Jeśli dostaniesz takie pismo, zacznij przygotowywać się do kontroli od razu. W dokumencie od HMRC znajdziesz listę papierów, które w ramach postępowania będziesz musiał udostępnić urzędnikom oraz to, ile masz czasu na ich zgromadzenie.

Masz zwykle 30 dni na ich zebranie. Jeśli to dla Ciebie zbyt mało, możesz zawnioskować o przedłużenie. Nie ignoruj terminów i zawsze odpowiadaj szczerze – to wpływa na wysokość ewentualnej kary.

WAŻNE! Jeśli masz księgowego, który prowadzi Twoją księgowość, to on może zająć się formalnościami, odpowiadać na pytania urzędników i reprezentować Cię na każdym etapie kontroli.

Jeśli dotąd działałeś sam, a chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenie nie zawiera błędów, a także uzyskać pomoc przy ewentualnej kontroli – zgłoś się do nas. Pomożemy Ci w sprawach księgowych.

Za co najczęściej są kontrole?

HMRC szczególnie koncentruje się na:

• rozliczeniach kosztów podróży służbowych (w tym mil). Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Koszty podróży służbowej – czyli jak rozliczyć zagraniczną delegację w UK”
• używaniu domu jako biura (częsty punkt sporny). Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Jak odliczyć koszty pracy z domu w UK”
• rozliczeniu posiłków
• zatrudnianiu członków rodziny – szczególnie współmałżonków. O zatrudnieniu rodziny pisaliśmy w artykule „Żona na etacie, czyli o zatrudnieniu rodziny w firmie w UK”
• zakupie odzieży roboczej i jej praniu (jest to jedno z najczęstszych nadużyć)

Urzędnicy mogą poprosić o faktury, raporty kasowe, dokumentację VAT, wyciągi bankowe, listy płac, książeczki czekowe czy umowy – nawet jeśli mają dostęp do Twojego konta bankowego (do czego mają prawo bez wcześniejszego informowania Cię).

Kary po kontroli HMRC

Po zakończeniu postępowania otrzymasz oficjalne pismo z informacją o wynikach. Jeśli HMRC uzna, że wszystko się zgadza – sprawa zostanie zamknięta. Jeśli nie – dostaniesz decyzję o dopłacie lub zwrocie nadpłaty. Masz prawo się odwołać, ale musisz mieć solidne podstawy.

Jeśli kontrola wykaże błędy lub celowe zaniżanie podatku, możesz zostać zobowiązany do:

• dopłaty brakującego podatku,
• zapłaty kary finansowej (nawet 100% zaległości),
• zapłaty odsetek.

W 2025 roku HMRC jeszcze mocniej zwraca uwagę na świadome zaniżanie dochodów i nadużycia w rozliczaniu kosztów. Ewentualna kara w dużym stopniu zależy od Twojego zachowania. Jeżeli współpracujesz, jesteś szczery i poprawiasz swoje błędy, możesz liczyć na niższy wymiar kary albo nawet jej uniknięcie.

Nie licz, że kontrola HMRC Cię nie dotyczy

W ostatnich latach HMRC coraz częściej zapowiada kontrole małych firm – szczególnie jednoosobowych działalności, które same prowadzą księgowość. Do tego urząd ma prawo sięgnąć do Twojego konta bankowego i sprawdzić przepływy środków – nawet bez informowania Cię o tym. Dlatego warto zadbać o porządek w dokumentach i spokój we własnej firmie.

Jeśli masz wątpliwości co do swojej księgowości albo nie wiesz, czy dobrze rozliczasz się z HMRC – nie czekaj. Umów się z nami na konsultację lub przenieś swoją księgowość do SN Accounts. Zadbamy, żeby kontrola HMRC nigdy Cię nie zaskoczyła.

Pozdrawiamy

Zespół SN Accounts

TWÓJ KSIĘGOWY W UK