Blog / Ubranie robocze – kiedy jest kosztem firmy?

Kombinezon, garnitur, kamizelka odblaskowa – każda z wymienionych części garderoby może i często jest wykorzystywana w pracy. Jednak, czy poniesiony na nie wydatek może się znaleźć w rozliczeniu? Jeśli chcesz dowiedzieć się jakie ubrania robocze są kosztem firmy koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Ubranie robocze, a ubranie do pracy

Może Ci się wydawać, że każde ubranie, które nosisz do pracy można zaliczyć jako służbowe, a tym samym możesz je uwzględnić w rozliczeniu. Niestety tak nie jest. HMRC bardzo dokładnie określa czym jest ubranie robocze, a czym nie i kiedy jest ono kosztem firmy.

A więc – co do zasady – jakiekolwiek ubranie, które nosisz również poza pracą, nie jest ubraniem „roboczym”. Z tego tytułu od razu i bezapelacyjnie odpada nam wszelka bielizna, łącznie z podkoszulkami, kalesonami i skarpetami. Co może Cię zaskoczyć to częsty wydatek jaki pojawia się w rozliczeniach.

Co oczywiste w tej grupie będą znajdować się także inne ubrania, które mogą być noszone poza pracą jak np. garnitury, koszule, czy jeansy. Dla HMRC nie ma znaczenia, że używasz ich tylko w pracy.

Wyjątki od reguły

Są jednak sytuacje, że zwykła koszulka lub bluza może stać się ubraniem roboczym. Kiedy tak jest? Jeśli na konkretnej części garderoby widnieje logo Twojej firmy i np. wykorzystywana jest podczas targów. Wtedy takie wydatki możesz zaliczyć jako reklama.

Ważne – znak firmowy nie może być przypięty, a musi być stałym elementem, czyli np. nadruk. Co istotne musi być jedynym symbolem, napisem, czyli konkretne ubranie nie może mieć innych logo, grafik czy nadruków (dotyczy to też markowej odzieży).

I jest jeszcze jeden warunek – te konkretne ubrania muszą być wykorzystywane tylko i wyłącznie do celów biznesowych. Tym samym jeśli np. po wspomnianych targach  pracownik weźmie sobie koszulkę czy bluzę do domu będzie to cel prywatny, a wydatek poniesiony na ten koszt nie będzie mógł pojawić się w rozliczeniu.

A więc co możesz zaliczyć jako ubranie robocze? 

Zgodnie z wytycznymi HMRC możesz do tej kategorii zaliczyć tylko uniformy, odzież ochronną niezbędną w pracy oraz kostiumy dla artystów.

Przykład – prowadzisz warsztat i musisz w nim nosić ubranie robocze. Robiąc zakupy upewnij się, że na paragonach widnieje napis „workwear” czy „safety wear. Wtedy w Twoim rozliczeniu mogą się pojawić wydatki poniesione na bluzy, kurtki, rękawice, spodnie robocze i buty. Jeśli ubrania kupisz w sklepie sportowym, upewnij się, że na paragonie kasowym jest wyraźnie napisane, że jest to odzież robocza.

Inny przykład – prowadzisz salon beauty. Tym samym wszelkie fartuchy czy inne elementy odzieży ochronnej również stanowią element ubrania roboczego i mogą się znaleźć w rozliczeniu. Natomiast, jeżeli nosisz tunikę z logo firmy, a do niej klasyczne czarne spodnie, to mimo że jest to Twój uniform do pracy, tylko tunika z logo możesz zaliczyć do kosztów. Czarne spodnie możesz bowiem nosić poza pracą.

Ubranie robocze dla pracowników

Jeżeli zatrudniasz pracowników i dostarczasz im uniformy, czy odzież ochronną np. buty, rękawice, polary, t-shirty, fartuchy – musisz zgłosić je na formularzu P11D. Jest on niezbędny przy rozliczeniu “Benefit in Kind”, czyli pozapłacowych bonusów dla zespołu. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule “Benefit in Kind”.

Ubranie z definicji robocze czy ochronne nie będzie opodatkowane ani obciążone składkami NI, jednak nadal jednak muszą zostać zgłoszone do HMRC. Ty natomiast będziesz mógł zaliczyć je jako koszty firmy.

Inaczej wygląda sytuacja kiedy ubrania robocze dla pracowników nie mieszczą się w definicji określonej przez HMRC jako “ubrania robocze”. Wtedy nie tylko musisz zgłosić je na formularzu P11D, ale też zapłacić składki NI od ich wartości.

Na koniec – a co z naprawą i praniem? Jeżeli Twoi pracownicy płacą za naprawę czy pranie odzieży do pracy, a Ty oddajesz im za to pieniądze, musisz:

• dodać wartość do ich wynagrodzenia
• zapłacić podatek i składki National Insurance od wartości usług

W przypadku jeśli działasz jako self employed wtedy pranie i naprawa “odzieży roboczej” jest kosztem Twojej firmy.

A jeśli masz pytania lub nie jesteś pewny, jakie wydatki możesz rozliczyć zapraszamy Cię na konsultację księgową. W jej trakcie odpowiemy na wszystkie Twoje podatkowe pytania.

Pozdrawiam

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK