Blog / Spotkanie biznesowe w restauracji – czy i kiedy jest kosztem firmy?

Bardzo często mamy zapytania, czy obiad lub kolację można zaliczyć do kosztów firmy? Odpowiedź jest jedna – to zależy. Inaczej HMRC potraktuje wydatek jeśli jesteś w delegacji, inaczej jeśli jesteś na spotkaniu z klientem i jeszcze inaczej jeśli będzie to impreza integracyjna. Jak zatem rozliczyć spotkanie biznesowe w restauracji – zapraszamy do artykułu.

Posiłek w delegacji

Spotkanie biznesowe w restauracji to nie jedyna sytuacja, kiedy będziesz mógł posiłek zaliczyć do kosztów. Możesz uwzględnić poniesione koszty na obiad lub kolację jeśli jesteś w delegacji.

Ale UWAGA! Delegacja to wyjazd służbowy, który jest niezbędny do prowadzenia przez Ciebie biznesu. Może to być spotkanie z klientem, który prowadzi działalność w innym miejscu. Do tej kategorii możesz też zaliczyć szkolenia, które podniosą Twoje kwalifikacje.

A ile możesz odliczyć?

Jeśli Twoja delegacja trwa dłużej niż 5 godzin do kosztów możesz zaliczyć wydatki poniesione na jeden posiłek. Powyżej 10 godzin będą to już dwa posiłki, a jeśli Twój wyjazd wiąże się z nocowaniem poza domem – 3 posiłki.

Dotyczy to zarówno self employed, jak również dyrektorów spółki LTD. W drugim przypadku będą to koszty, jakie obniżą kwotę od której naliczany jest Corporation Tax.

Więcej na temat delegacji, także tej zagranicznej przeczytasz w naszym artykule „Koszty podróży służbowej – czyli jak rozliczyć zagraniczną delegację w UK„.

Spotkanie biznesowe w restauracji – kiedy jest kosztem firmy

Może się też zdarzyć, że zaprosisz swojego klienta lub podwykonawcę na obiad, w trakcie którego będziecie omawiać kwestie biznesowe – co wtedy?

Co do zasady taki wydatek podlega pod kategorie rozrywka i nie może być uwzględniony w Twoim rozliczeniu podatkowym. Dotyczy to zarówno self employed, jak również spółki LTD.

Wyjątek od tej zasady stanowią wydatki poniesione na jedzenie i picie, które wiążą się eventem promującym Twoją firmę. Na przykład wprowadzasz nowy produkt na rynek i organizujesz lunch dla dziennikarzy, na którym opowiadasz o firmie, rozdajesz materiały reklamowe itd. Wtedy poniesione wydatki będą kosztem firmy.

W innych przypadkach, spotkanie z klientem, partnerem, czy podwykonawcą bez względu na jego cel NIE MOŻE być zakwalifikowane jako koszt firmy.

Impreza firmowa

Przypominamy, że spotkanie biznesowe w restauracji może też być zorganizowane dla Twoich pracowników, jako cykliczna impreza integracyjna, czy Christmas Party.

Możesz wtedy poniesione na ten cel wydatki zaliczyć do kosztów firmy. Jednak, aby to zrobić musisz spełnić kilka warunków.

Po pierwsze, co oczywiste, musisz zatrudniać pracowników.

Po drugie na jednego członka Twojego zespołu nie możesz wydać więcej niż £150 w skali roku. Oznacza to, że możesz zorganizować kilka imprez firmowych (spotkanie firmowe w restauracji, letni grill, Christmas Party), ale nie możesz przekroczyć powyżej kwoty w danym roku podatkowym.

WAŻNE! Impreza musi mieć charakter cykliczny (nie może to być jednorazowe wyjście na lunch do restauracji) i musi być dostępna dla wszystkich Twoich pracowników.

I na koniec – z tej opcji możesz skorzystać tylko wtedy, kiedy prowadzisz spółkę LTD.

Potwierdzenie spotkania i ewentualna kontrola

Dodawanie do kosztów firmy wydatków związanych z rozrywką jest nagminne, dlatego też HMRC zwraca na to szczególną uwagę.

Oczywiście nie masz się czego obawiać, jeśli byłeś w delegacji (i możesz udowodnić, że była to podróż służbowa) lub zorganizowałeś Christmas Party zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W takich sytuacjach przy kontroli HMRC wystarczy, że przełożysz konkretne rachunku lub faktury. Pamiętaj, aby te przechowywać w przypadku self employed 5 lat, a spółki LTD – 6 lat. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Jak długo przechowywać faktury w UK, czyli wszystko o dokumentach firmy„.

I na koniec – jeśli nie jesteś pewien czy dany wydatek możesz zakwalifikować do kosztów lepiej zapytaj księgowego. Twoja niewiedza nie jest argumentem dla HMRC, co może skutkować karami ze strony urzędu skarbowego.

Z poważaniem

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK