Blog / Niezbędne dokumenty do Self Assessment – czy masz je wszystkie?

Termin rocznego rozliczania upływa 31 stycznia, jednak warto już dziś rozliczyć się za rok 2021/2022. Dlaczego? Tego dowiesz się z artykułu podobnie, jak jakie dokumenty do Self Assessment są niezbędne i jak długo należy je przechowywać, aby uniknąć kar i niejasności.

Zacznijmy od podstawowych informacji.

Kto musi złożyć Self Assessment?

Zanim przejdziemy do omówienia niezbędnych dokumentów do Self Assessment przypominamy, że jest to sposób rozliczenia rocznego z HM Revenue and Customs (HMRC), w którym zawarte są informacje o przychodach i kosztach z danego roku podatkowego. Prościej – to nic innego jak roczne rozliczenie podatkowe.

Self Assessment, którego termin upływa 31 stycznia 2023 roku dotyczy roku podatkowego, który rozpoczął się 6 kwietnia 2021 roku, a zakończył 5 kwietnia 2022 roku.

A kiedy musisz złożyć Self Assessment? Roczne rozliczenie podatkowe dotyczy Cię, jeśli jesteś:

• zarejestrowany, jako self-employed (WAŻNE! musisz się rozliczyć, nawet jeśli w danym roku nie miałeś żadnych przychodów)
• zarejestrowany w CIS jako subcontractor (więcej o samym systemie dowiesz się z naszego wideo)
• pracujesz jako zatrudniony w swojej spółce LTD dyrektor i pobierasz dywidendy
• uzyskałeś więcej niż £2 500 nieopodatkowanego dochodu, np. z wynajmu nieruchomości lub prowizji (należy skontaktować się z HMRC jeśli dochód wynosił £1000-£2500)
• masz więcej niż £10 000 z oszczędności, inwestycji lub udziałów
• sprzedałeś dom, akcje i inne aktywa (również w przypadku straty, a nie tylko zysku) – w Self Assessment rozliczasz także CGT
• masz dochód wyższy niż £50 000 i Ty lub Twój partner, pobierałeś Child Benefit
• mieszkasz za granicą, ale uzyskałeś dochód w UK
• uzyskałeś dochód powyżej £100 000
• byłeś w danym roku podatkowym powiernikami Trust

Więcej szczegółów na temat tego, kto musi złożyć Self Assessment i samego rozliczenia znajdziesz w naszym artykule “Wszystko o Self Assessment” lub bezpośrednio na rządowej stronie Self Assessment tax returns.

A teraz przechodząc do głównego tematu…

Niezbędne dokumenty do Self Assessment

Zanim złożysz roczne rozliczenie upewnij się, czy masz wszystkie faktury i rachunki, wystawione oraz otrzymane w danym roku podatkowym.

WAŻNE! Dokumenty do Self Assessment będą również niezbędne do ewentualnej kontroli, ale o tym poniżej.

A czego dokładnie będziesz potrzebować?

Po pierwsze to wszystkie dokumenty, które będą potwierdzały Twój przychód. Będą to faktury, rachunki, które wystawiłeś za swoją pracę, czy usługę.

Kolejne dokumenty do Self Assessment to te potwierdzające koszty, jakie poniosłeś w danym roku podatkowym. Pamiętaj, że muszą być one niezbędne do prowadzonego przez Ciebie biznesu. Przykładowo, jeśli otrzymujesz pieniądze z najmu mogą to być wydatki związane z niewielkim remontem, jak malowanie ścian.

Więcej o kosztach inwestora nieruchomości przeczytasz w tekście o podobnym tytule “Koszty inwestora nieruchomości w UK”. Natomiast jeśli działasz jako self employed polecamy Ci nasz eBook “Koszty self employed”. Więcej informacji znajdziesz też w naszym wideo poniżej.

Do kosztów firmy możesz też zaliczyć wynagrodzenie pracowników. Tym samym jeśli jesteś pracodawcą wśród dokumentów do Self Assessment muszą znaleźć się także rozliczenia payroll.

WAŻNE! Jeśli nie jesteś pewien czy dany wydatek możesz zaliczyć do kosztów, a tym samym obniżyć kwotę od której naliczany jest podatek, lepiej zapytaj specjalistę. Twój brak wiedzy nie jest argumentem dla HMRC, który może nałożyć na Ciebie karę.

Pozostałe niezbędne dokumenty do Self Assessment

Bardzo często osoby, zwłaszcza na początku swojej biznesowej drogi pracują jeszcze na etacie. Jeśli jesteś w tym gronie pamiętaj, aby wśród dokumentów za dany rok podatkowy znalazły się P60 jeśli nadal wykonujesz pracę lub P45 jeśli zakończyłeś współpracę.

Natomiast jeśli jesteś zatrudniony w swojej spółce LTD jako dyrektor i korzystałeś z benefit in kind będziesz potrzebować również formularza P11D. Będzie on konieczny np. jeśli korzystasz z firmowego karnetu na siłownię, czy ze służbowego samochodu w celach prywatnych.

Natomiast chcąc rozliczyć dywidendy musisz posiadać tzw. dividend voucher, na którym będą widoczne wszystkie pobrane w roku podatkowym dywidendy.

Na koniec – VAT. Jeśli jesteś płatnikiem VAT w UK będziesz musiał w rocznym rozliczeniu uwzględnić rejestry VAT.

Brzmi skomplikowanie? Nie jesteś pewien jakie dokumenty do Self Assessment są niezbędne? Zapraszamy na konsultację księgową lub do współpracy. Od ponad 10 lat pomagamy naszym klientom w rocznym rozliczeniu w UK.

Jak długo i w jakiej formie przechowywać dokumenty do Self Assessment?

Brytyjskie prawo nie określa jednoznacznie sposobu dokumentowania przychodów i kosztów. Faktury i rachunki mogą być przechowywane w wersji papierowej, cyfrowej. Ważne, aby były kompletne, dokładne i czytelne. Dlatego zawsze zalecamy naszym Klientom, aby dokumenty przechowywać w wersji cyfrowej.

WAŻNE! Wszystkie dokumenty do Self Assessment musisz przechowywać przez co najmniej 5 lat od momentu rozliczenia.

Tym samym faktury, rachunki i inne dokumenty jakie znajdą się w rocznym rozliczeniu za rok podatkowy 2021/2022 musisz przechowywać do końca stycznia 2028 roku.

Jak wspominaliśmy, za brak dokumentu może czekać Cię kara – do £3000 za brak każdego pojedynczego dokumentu.

Co WAŻNE! Urzędnicy mogą poprosić o wgląd w Twoją dokumentację nie tylko w wyniku błędu w rocznym rozliczeniu. Może to być również rutynowa kontrola HMRC, o czym więcej przeczytasz tutaj.

Co w przypadku braku faktury lub rachunku?

W przypadku zgubienia danej faktury lub paragonu podczas rozliczenia możesz wpisać daną wartość w „provisional”. Oznacza to, że nie posiadasz na obecną chwilę dokumentu potwierdzającego wydatek, ale jesteś w stanie udowodnić go w późniejszym terminie.

W przypadku kontroli i braku ww. dokumentu HMRC może nałożyć karę za podanie błędnych informacji oraz złe opłacenie podatku.

Terminy i konsekwencje

Termin złożenia rozliczenia Self Assessment w papierowej wersji upływa 31 października. Do końca stycznia 2023 roku można rozliczyć się online na stronie HMRC.

Również do 31 stycznia do północy musisz zapłacić cały należny podatek. Dlatego najlepiej rozliczyć się już dziś. Po pierwsze poznasz kwotę podatku i łatwiej będzie Ci zaplanować budżet na nadchodzące miesiące. Po drugie płatność będziesz mógł rozłożyć na raty.

Urząd skarbowy oraz księgowi są też znacznie mniej obciążeni pracą, więc masz gwarancję że złożysz swoje rozliczenie na czas. I najważniejsze – będziesz miał to z przysłowiowej “głowy”.

Dlatego polecamy jak najszybciej skompletować niezbędne dokumenty do Self Assessment i przekazać je księgowemu lub samodzielnie złożyć roczne rozliczenie.

Z poważaniem

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK