Blog / Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia self employed?

Niezależnie, czy planujesz rozliczyć się samodzielnie, czy złożenie swojego Self Assessment zlecisz księgowemu, musisz posiadać „pakiet” wszystkich niezbędnych dokumentów. Ewidencję sprzedaży, rachunki, faktury, bank statement, P45 lub P60 jeśli pracowałeś na etacie – sporo tego i łatwo coś przeoczyć, a tym samym narazić się na kary ze strony HMRC. Jakie zatem dokumenty są potrzebne do rozliczenia self employed?  

Zanim przejdziemy do głównego tematu przypominamy, że na złożenie Self Assessment za rok podatkowy 2022/2023 masz czas do 31 stycznia 2024 roku. Jednak warto już teraz skompletować wszystkie, niezbędne dokumenty. Dlaczego?

• Po pierwsze zaoszczędzisz czas i zyskasz pewność, że Twoje roczne rozliczenie w UK zostało złożone poprawnie.
• Ułatwi to też pracę księgowemu, który nie będzie zawracał Ci głowy pytaniami o brakujące dokumenty.
• Będziesz mieć gwarancję, że rozliczysz się na czas, tym samym nie będziesz ryzykował karami od HMRC i będziesz mógł zaplanować swoje wydatki.

Poniżej przedstawiamy zestawienie dokumentów potrzebnych do Self Assessment, które ułatwi Ci szybkie i rzetelne złożenie rozliczenia. A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej nt. rocznego rozliczenia polecamy Ci nasz artykuł “Rozliczenie Self Assessment – najważniejsze informacje“.

Dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed – ewidencja sprzedaży

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, ewidencję sprzedaży możesz prowadzić na różne sposoby.

Jeśli jesteś właścicielem salonu fryzjerskiego lub sklepu spożywczego dowodem sprzedaży będą rachunki, bądź wygenerowane z kasy paragony za wykonane usługi. W przypadku kasy podliczenie sprzedaży ułatwiają systemy kasowe, które generują raporty – dzienne, tygodniowe, miesięczne, roczne. Dzięki temu wiesz, jaki uzyskałeś przychód za cały rok podatkowy.

Nieco inaczej sytuacja wygląda, jeśli zajmujesz się sprzedażą przez internet. Platformy typu Amazon, eBay czy Etsy mają swoje systemy fakturowania zintegrowane z kontem sprzedawcy. Raporty z nich są w jednym miejscu, ale pamiętaj aby je archiwizować. Przykładowo na eBay po 90 dniach raporty znikają, tym samym nie będziesz miał już do nich dostępu.

Jeżeli prowadzisz działalność usługową, np. jako hydraulik, tłumacz, czy grafik, ze swoimi klientami prawdopodobnie rozliczasz się za pomocą faktur. Twoją ewidencją sprzedaży jest więc zbiór faktur za dany rok podatkowy.

Koszty firmy

Sprzedaż to jedno, ale Twoja firma ponosi również koszty, byś mógł tę sprzedaż uzyskać. Pamiętaj, możesz odliczyć od przychodu tylko i wyłącznie wydatki na potrzeby biznesu.

A jakie dokładnie? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w przygotowanym przez ekspertów SN Accounts eBooku „Koszty self employed”. Zebraliśmy w nim wszystkie informacje nt. wydatków, które mogą się znaleźć w Self Assessment.

WAŻNE! Każdy wydatek, który chcesz uwzględnić w rozliczeniu musi być potwierdzony fakturą lub paragonem. Są to kolejne dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed. Bez nich HMRC nie uzna kosztów, a Ty będziesz musiał liczyć się z karami.

Oczywiście, zdarza się, że potwierdzenia kosztów ulegną zniszczeniu lub jakaś faktura, czy paragon zaginie. To może się jednak zdarzyć raz lub dwa. Jeżeli regularnie i co roku gubisz paragony i faktury, to bądź przygotowany na to, że HMRC weźmie Twoje rozliczenie pod dużą lupę.

Podliczając koszty za rok podatkowy 2022/2023 pamiętaj też o milach oraz o tym, żeby były to tylko i wyłącznie mile przejechane na potrzeby firmy. Więcej na ten temat znajdziesz w materiale „Rozliczanie mil w firmie. Wszystko, co warto wiedzieć”.

WAŻNE! Choć przedstawisz dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed możesz zostać poproszony przez HMRC o uzasadnienie danego wydatku. Jeśli nie będziesz potrafił tego zrobić rozpocznie się dłuższe dochodzenie w Twojej sprawie. Warto więc wszystkiego dopilnować składając rozliczenie Self Assessment.

Inne dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed potwierdzające dochód

Jeżeli w roku podatkowym 2022/2023 oprócz prowadzenia działalności pracowałeś na etacie w jednym lub kilku miejscach, pamiętaj, żeby mieć P45 lub P60. Te dokumenty zawierają informacje o tym, skąd pochodzą Twoje dochody, ile zarobiłeś w każdej pracy i ile zapłaciłeś w niej podatku. P60 to dokument, który otrzymujesz po zakończeniu każdego roku podatkowego, jeśli nadal pracujesz na etacie. Natomiast P45 dostaniesz w momencie zakończenia pracy. Oba dokumenty powinien dostarczyć Ci Twój pracodawca.

Pamiętaj również o CIS voucher, jeśli pracujesz w branży budowlanej oraz aby udokumentować wszystkie inne dochody, jak np. dywidendy, dochody z zagranicy, czy z wynajmu nieruchomości.

Kolejne dokumenty do Self Assessment to wyciągi bankowe. Nie są one niezbędne do rozliczenia, ale będzie potrzebował ich Twój księgowy, który sprawdzi czy nic nie zostało pominięte i wszystko się zgadza. Dodatkowo wyciągi bankowe mogą być potwierdzeniem części wydatków, na które nie masz faktury lub paragonu. Przykładowo jeżeli prowadzisz firmę budowlaną i na 25 wizyt w Wilco brakuje Ci 2 paragonów – wyciąg z konta biznesowego może być potwierdzeniem, że były to wydatki firmowe.

Zadbaj o porządek – znajdź system

Dla ułatwienia archiwizowania dokumentów potrzebnych do rozliczenia self employed polecamy znaleźć system. Jaki?

Po pierwsze warto mieć osobny rachunek bankowy na potrzeby firmy. Nie tylko umożliwia to monitorowanie pieniędzy faktycznie przepływających z i do Twojej firmy, ale biznesowy rachunek bankowy to dla księgowego ogromna pomoc przy sprawdzaniu dokumentów.

Po drugie, warto od razu po wystawieniu lub otrzymaniu faktury zapisać ją w systemie lub dedykowanym folderze. Dzięki temu przygotowanie dokumentów do rozliczenia zajmie chwilę, a nie kilka dni.

Staraj się przechowywać dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed w wersji cyfrowej. Nie musisz się wtedy martwić brakiem miejsca na ich magazynowanie, dodatkowo zyskujesz gwarancję, że dokument nawet za kilka lat będzie możliwy do odczytania. Co ważne, HMRC uznaje skany i zdjęcia paragonów i rachunków.

WAŻNE! Pamiętaj, że musisz archiwizować wszystkie dokumenty przez 5 lat (od ostatecznego terminu rozliczenia) za dany rok podatkowy. Przykładowo dokumenty z Self Assessment za rok 2022/2023 musisz przechowywać do końca stycznia 2029 roku. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule – Jak długo przechowywać faktury w UK, czyli wszystko o dokumentach firmy?

Nawet £3000 kary!

Tyle może kosztować Cię brak pojedynczego dokumentu. HMRC rzadko sięga po tak wysokie kary, jednak lepiej nie ryzykować i w swoim Self Assessment zawrzeć wszystkie dokumenty potrzebne do rozliczenia self employed.

Jeżeli chcesz uniknąć nieprzyjemności i prawidłowo złożyć rozliczenie Self Assessment, skontaktuj się z nami i miej to z głowy. Masz znajomych, którzy również muszą się rozliczyć? Przypomnij im o terminie! Warto zmobilizować się do działania, by rozliczyć się prawidłowo i w terminie.

A jeśli masz dodatkowe pytania zapraszamy Cię na konsultację księgową.

Pozdrawiam

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK