Blog / Zajmujesz się najmem – poznaj obowiązki landlorda w UK

Kupiłeś dom, wyremontowałeś go i planujesz wynajem? Pamiętaj, że zanim wprowadzisz pierwszych lokatorów musisz spełnić szereg wymagań prawnych i podatkowych. Regulują je setki przepisów, a ich nieprzestrzeganie może Cię kosztować utratę dochodu z najmu, wysokie kary finansowe, a nawet odpowiedzialność karną. Jeśli chcesz poznać najważniejsze obowiązki landlorda w UK i mieć pewność, że działasz zgodnie z prawem – przeczytaj uważnie ten artykuł.

Bezpieczeństwo najemców – priorytet każdego właściciela

Twoim podstawowym obowiązkiem jest zapewnienie bezpieczeństwa lokatorom. Musisz posiadać ważne certyfikaty bezpieczeństwa instalacji elektrycznej (EICR – Electrical Installation Condition Report) oraz instalacji gazowej.

WAŻNE! Od 2025 roku certyfikaty wymagają corocznego potwierdzenia w przypadku wynajmu krótkoterminowego. W przypadku najmu długoterminowego raport EICR jest ważny 5 lat, ale HMRC przypomina, że landlord musi przechowywać kopie raportów dla każdej kontroli.

To nie wszystko! Każdy dom lub mieszkanie na wynajem musi być wyposażone w:

• czujniki dymu na każdym piętrze (połączone systemowo),
• czujniki tlenku węgla w każdym pomieszczeniu z urządzeniem spalającym paliwo, takim jak kominek, bojler czy kuchenka gazowa.

Brak któregokolwiek z tych elementów to złamanie prawa i grozi karą do £5 000.

Remonty i naprawy – Twoja odpowiedzialność i koszt firmy

Utrzymanie nieruchomości w dobrym stanie to kolejne obowiązki landlorda w UK. Dotyczy to m.in. napraw dachu, rynien, instalacji wodnych czy elektrycznych. Jeśli jesteś właścicielem mieszkania typu leasehold, będziesz dodatkowo zobowiązany do opłat na fundusz remontowy części wspólnych budynku.

Koszty napraw możesz częściowo zaliczyć do wydatków w rozliczeniu podatkowym, obniżając podstawę opodatkowania. Pamiętaj jednak o rozróżnieniu między naprawą (koszty bieżące) a modernizacją (wydatki kapitałowe – te rozliczane dopiero przy sprzedaży nieruchomości).

Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule “Jak rozliczyć remont domu w UK”.

Umowa i inwentaryzacja – formalności, które chronią obie strony

Przed podpisaniem umowy najmu musisz przygotować inwentaryzację – szczegółowy opis stanu nieruchomości, najlepiej wraz ze zdjęciami i podpisami obu stron. To nie dodatkowa opcja, lecz kolejny obowiązek landlorda w UK.

Umowa z najemcą powinna być pisemna i dopasowana do Twojej sytuacji. Warto skorzystać z prawnika, zamiast polegać na darmowych wzorach z internetu – unikniesz w ten sposób kosztownych sporów.

Pamiętaj także, że musisz przekazać najemcom dane kontaktowe swoje lub agencji zarządzającej, w tym numer alarmowy do zgłoszeń nagłych awarii. Bez tego pobieranie czynszu nie jest legalne.

Obowiązki landlorda – depozyt i prawo do wynajmu 

Do kluczowych obowiązków landlorda w UK należy prawidłowe zabezpieczenie kaucji. Masz 30 dni od jej pobrania na zgłoszenie jej do rządowego systemu ochrony depozytów (Deposit Protection Scheme) lub na wykupienie polisy ubezpieczeniowej (Insured Scheme). Musisz także dostarczyć najemcy tzw. Prescribed Information, czyli dokument z potwierdzeniem miejsca i zasad ochrony depozytu.

Od 2025 roku HMRC wprowadziło dodatkowe kary za opóźnienia w zgłoszeniu depozytu – nawet jeśli spóźnisz się o kilka dni, możesz zapłacić równowartość do 3-krotności pobranej kaucji.

Zanim podpiszesz umowę, masz również obowiązek sprawdzić, czy Twój lokator ma prawo do wynajmu w Wielkiej Brytanii (Right to Rent check). Niedopełnienie tego obowiązku grozi grzywną do £20 000 lub odpowiedzialnością karną.

A jeśli chcesz dowiedzieć się jakich błędów unikać polecamy Ci wideo poniżej.

Obowiązki landlorda w UK – podatki i rozliczenia 

Dochód z najmu musisz zgłosić do HMRC, niezależnie od tego, czy wynajmujesz jako osoba prywatna, czy poprzez spółkę LTD. Od tego będą zależeć Twoje podatki, ale też sposób rozliczenia.

W pierwszym przypadku będzie dotyczyć Cię Income Tax. W zależności od Twojego dochodu zapłacisz od 20% do 45%.

WAŻNE! Od 6 kwietnia 2026 roku osoby zajmujące się najmem, których przychód przekroczy £50 000 zostaną objęte Making Tax Digital. Oznacza to, że wszystkie dokumenty będziesz musiał mieć w wersji cyfrowej, a rozliczenie składać online. Co istotne, Self Assessment będziesz musiał składać 4 razy do roku, a nie jak do tej pory tylko raz.

Więcej informacji na temat Making Tax Digital znajdziesz w artykule “Czym jest MTD i czy dotyczy Twojej firmy”.

Natomiast jeśli prowadzisz spółkę LTD dotyczy Cię Corporation Tax. Tu również wysokość podatku zależy od dochodu Twojej firmy i wynosi od 19% do 26,5%. Więcej na temat tego podatku przeczytasz w artykule “Corporation Tax”.

Niezależnie od formy działalności koszty firmy mogą obniżyć kwotę, od której naliczany jest podatek. A co może się w nich znaleźć?

Koszty landlorda

Do kosztów możesz zaliczyć wszystkie wydatki związane z prowadzonym przez Ciebie biznesem. Ale UWAGA – część z nich będziesz uwzględniać w rocznym rozliczeniu, a część (wydatki kapitałowe) dopiero po sprzedaży nieruchomości.

Jak je odróżnić? Najprościej – jeśli coś jest naprawą lub wymianą będzie to koszt, jak ulepszeniem – wydatkiem kapitałowym. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule “Koszty inwestora nieruchomości w UK” .

Jak widzisz, lista obowiązków właściciela nie jest krótka. Obejmuje kwestie bezpieczeństwa, dokumentacji, podatków i relacji z najemcami. Warto zadbać o każdy szczegół, bo HMRC nie uznaje niewiedzy jako usprawiedliwienia w przypadku kontroli.

Jeśli masz wątpliwości dotyczące podatków nie ryzykuj i umów się na dedykowaną konsultację. Przypominamy też o naszym bezpłatnym eBook “Najczęstsze błędy inwestorów nieruchomości”, w którym znajdziesz niespodziankę.

Z poważaniem

Zespół SN ACCOUNTS

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK