Blog / Koszty Sole Trader – część I

Bilety lotnicze, nowy komputer, a może kolacja w luksusowej restauracji – czy są kosztami Twojej firmy? Przedstawiamy listę wydatków, które możesz odliczyć od podatku, jako Sole Trader.

Niezależnie jaką działalność prowadzisz, ogólna zasada jest taka sama – od podatku możesz odliczyć wydatki związane tylko bezpośrednio z prowadzonym przez Ciebie biznesem. Jeśli jesteś samozatrudniony, to zgodnie z wytycznymi HMRC, do kosztów możesz zaliczyć:

•         wydatki biurowe
•         koszty podróży
•         wydatki na ubranie
•         koszty personel
•         opłaty za lokal
•         koszty finansowe
•         reklama i marketing

Jeśli interesuje Cię ten temat nie zapomnij przeczytać drugiej części tego materiału.

Biuro na koszt firmy

Jeżeli posiadasz biuro firmy zlokalizowane poza miejscem zamieszkania, koszty jego utrzymania możesz odliczyć od podatku. Dotyczy to opłat za ogrzewanie, elektryczność, Council Tax, oprocentowania kredytu hipotecznego lub czynsz. Również , jeżeli Twoja firma mieści się w domu, możesz rozliczyć cześć domowych wydatków jako biznesowe. W tym celu musisz wybrać jedną z dwóch dostępnych form wyliczenia kosztów:

• ryczałt, w przypadku jeżeli pracujesz w domu więcej niż 25 godzin w miesiącu
• szacunkowe wyliczenie powierzchni biurowej w Twoim domu. Przykładowo mieszkasz w 3-pokojowym domu, w którym jedno z pomieszczeń jest przeznaczone na biuro. Zakładając, że wykorzystujesz je w 50% do celów biznesowych wyliczenie kosztów będzie wyglądało następująco: koszty utrzymania domu podzielone przez ilość pokoi (3) razy 50%

Pamiętaj, że jeżeli chcesz odliczyć te koszty od podatku musisz zgłosić do swojego Council, że prowadzisz działalność gospodarczą w miejscu zamieszkania. Bardzo często wiąże się to z wyższym Council Tax, dlatego zastanów się czy ten krok będzie opłacalny dla Twoich finansów.

Jeżeli nie jesteś pewien, skontaktuj się z nami. W trakcie konsultacji księgowej rozwiejemy wszystkie Twoje wątpliwości.

Materiały, które są kosztami Sole Trader

Odliczeniu od podatku podlegają wszystkie wydatki na materiały niezbędne do funkcjonowania Twojej firmy. Mogą to być segregatory, tusze do drukarek, ale również zestawy narzędzi inne rzeczy, których używasz na co dzień w swojej pracy.

Dotyczy to również oprogramowania, czy sprzętu jak komputery, drukarki, czy telefony.

Pamiętaj, taki wydatek musi mieć swoje uzasadnienie i być związany z prowadzonym przez Ciebie biznesem. Nowa lustrzanka jak najbardziej będzie kosztem małej firmy produkującej kosmetyki i zamieszczające zdjęcia produktów na stronie internetowej. Jednak w przypadku hydraulika czy grafika komputerowego zakup takiego sprzętu nie może być kosztem.

W przypadku zakupów środków trwałych jak komputer, czy wspomniany aparat, które również mogą być używane do celów prywatnych Sole Trader musi określić, w jakim procencie korzysta z danych rzeczy służbowo. Tylko ta część będzie kosztem możliwym do odliczenia.

Stały kontakt z firmą

Telefon i stały dostęp do internetu to podstawa każdej firmy. Jeżeli posiadasz telefon firmowy wydatki związane z jego używaniem są kosztami firmy. W przypadku, kiedy z telefonu korzystasz w celach biznesowych oraz prywatnych musisz oszacować jaki procent rachunku stanowią rozmowy służbowe. Najlepiej na podstawie kilku bilingów wyliczyć średnią wydatków poniesionych na firmę.

Podobnie sytuacja wygląda z opłatami za internet, jeżeli korzystasz z niego również w celach prywatnych.

Kiedy koszty przejazdów są kosztami Sole Trader?

Wszystkie rodzaje biletów, które kupiłeś są kosztami firmy tylko i wyłącznie w przypadku, kiedy podróż była związana z prowadzoną przez Ciebie działalnością. Przykładowo mogą być to loty do polski na szkolenie podnoszące Twoje kwalifikacje lub wyjazd do innego miasta w celu pozyskania klienta lub pracownika.

Również, jeżeli używasz samochodu w celach służbowych możesz uwzględnić koszty z tym związane w swoim rozliczeniu rocznym. Jeżeli chcesz się dowiedzieć jak rozliczać mile zapraszamy do przeczytania artykułu „Rozliczanie mil w firmie. Wszystko, co warto wiedzieć”.

WAŻNE. Sposób rozliczania kosztów używania samochodu można zmienić dopiero po zmianie samochodu.

W zależności, na którą opcję się zdecydujesz oprócz wydatków związanych z kosztami eksploatacji samochodu i paliwa, możesz również rozliczyć m.in. opłaty za parkowanie, przejazd autostradą i ubezpieczenie.

Wyjazdy służbowe

Jeżeli Twój wyjazd służbowy wiąże się z koniecznością spędzenia nocy poza miejscem zamieszkania, wydatki z tym związane są kosztem firmy. Możesz również odliczyć kwoty jakie wydałeś na posiłki i napoje. Ważne – jest to możliwe, jeżeli Twój wyjazd służbowy trwał minimum 5 godzin. W innym przypadku kawa czy obiad nie mogą zostać zaliczone do kosztów.

Więcej na temat wyjazdów służbowych znajdziesz w naszym artykule „Wakacje w Hiszpanii, czyli kiedy delegacja jest kosztem”.

WAŻNE! Jako Sole Traders nie możesz odliczyć od podatku kosztów związanych z „rozrywką”, w tym przykładowo kolacji z partnerami biznesowymi lub lunchu z nowym klientem.

Wydatki na ubranie vs koszty Sole Trader 

Bluza, koszulka, czy buty mogą być kosztem firmy tylko w dwóch przypadkach. Po pierwsze jeżeli na ubraniach, jakie nosisz znajduje się logo Twojej firmy i używane jest tylko w celach służbowych( jeżeli możesz również wykorzystać odzież poza pracą nie możesz jej kosztów odliczyć od podatku. Drugi przypadek to wydatki poniesione na odzież ochronną, niezbędna do wykonywania pracy.

Odliczeniu nie podlegają ubrania, w których chodzisz na co dzień, nawet jeśli jest to garnitur, który zakładasz podczas spotkań biznesowych.

Nie zapomnij o rachunkach, które będą niezbędne podczas rozliczenia, ale również ewentualnej kontroli HMRC. Za ich brak może grozić kara nawet do £3000. Należy je przechowywać przez minimum 6 lat.

Więcej na temat kar, jakie mogą Cię czekać jeżeli nie złożysz rocznego rozliczenia w terminie, znajdziesz w naszym artykule “Self Assessment – nie zapłacisz w terminie – zapłacisz kary”.

Nie wiesz jak złożyć swoje rozliczenie Self Assessment? Koszty, rozliczenia PAYE, rejestry VAT, czy Class 4 National Insurance  przyprawiają Cię o zawrót głowy? Nie masz czasu, aby przejść cały proces samodzielnie? A może chcesz uniknąć pomyłek oraz kar i mieć pewność, że Twój Self Assessment nie zawiera błędów?

Nie zwlekaj, zaufaj profesjonalistom i złóż rozliczenie Self Assessment z SN Accounts. 

Z poważaniem,

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK