Blog / Biznesowe koszty podróży w Wielkiej Brytanii

Wyjazd do klienta, paliwo, kolacja – co i kiedy możesz zaliczyć do biznesowych kosztów podróży w Wielkiej Brytanii? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej o wydatkach, które mogą obniżyć Twoje podatki.  

Biznes czy sprawa prywatna?

Zanim przejdziemy do omówienia konkretnych kosztów podróży w Wielkiej Brytanii, najpierw określimy sobie czym ona jest, a czym nie. Ta z pozoru prosta kwestia często przysparza sporo problemów, zwłaszcza przy ewentualnych kontrolach.

Przypominamy, że kontrola HMRC może Ci się przytrafić wtedy, kiedy urzędnicy wykryją błąd ale też może to być wyrywkowe sprawdzenie finansów Twojej firmy. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak ona wygląda i jak się do niej przygotować polecamy Ci nasz artykuł “Kontrola HMRC”.

Wracając do tematu.

Koszty podróży mogą się znaleźć w rozliczeniu tylko wtedy, kiedy ta jest całkowicie i wyłącznie związana z prowadzonym biznesem. Przykład: wizyta u księgowego, w banku, czy w sklepie po niezbędne w firmie towary. Do tej grupy możesz też zaliczyć szkolenia (te, które zwiększają Twoje umiejętności) i spotkania z klientami – choć w tym przypadku jest pewne ale…

A co z dojazdem do klienta?

Jak wspominaliśmy tu sprawa nie jest tak jednoznaczna. Co do zasady dojazd do stałego miejsca pracy (w np. biura klienta) nie może być uwzględniony w rozliczeniu. Natomiast jeśli nie masz stałego miejsca pracy każdy dojazd do klienta będzie kosztem.

Najprościej wytłumaczyć to na przykładzie. Prowadzisz salon fryzjerski, w swojej ofercie masz też fryzury na różne okazje, w tym ślubne, które wykonujesz u klientek. W tym przypadku dojazd do salonu nie będzie biznesowym kosztem podróży. Natomiast wyjazd do klientki już tak.

Inny – prowadzisz firmę i świadczysz w niej usługi, jako mechanik. Na stałe współpracujesz z dwoma warsztatami. Ponieważ są to Twoje stałe miejsca pracy dojazdy do nich nie podlegają odliczeniu. Natomiast spotkanie z nowym klientem jak najbardziej.

Jeśli nie jesteś pewien czy możesz dany wydatek zaliczyć do kosztów lepiej poradź się księgowego – oczywiście zapraszamy do nas. W trakcie konkretnej i merytorycznej konsultacji uzyskasz odpowiedź na wszystkie księgowe pytania.

Biznesowe koszty podróży – transport

Jak już określiliśmy co jest podróżą służbową, a co nie przejdźmy do konkretnych wydatków, które możesz zaliczyć do kosztów.

Po pierwsze – transport. W tej kategorii znajduje się komunikacja publiczna, czyli wszystkie bilety kolejowe, autobusowe, czy lotnicze, ale też wynajęcie samochodu i zakup paliwa, parking i koszty za przejazd tunelami.

Biznesowymi kosztami podróży są również wydatki jakie poniosłeś w związku z użytkowaniem samochodu prywatnego w celach biznesowych. W tej sytuacji rozliczenie możesz zrobić na dwa sposoby, więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule “Rozliczenie mil w firmie”.

Nocleg i posiłki

To kolejne biznesowe koszty podróży w Wielkiej Brytanii. Jeśli chodzi o posiłki HMRC jasno określa kwoty jakie mogą się znaleźć w rozliczeniu:

• £5 GBP za podróż trwającą 5 godzin lub dłużej (dodatkowe £10 GBP, jeśli podróż trwa po 20:00)
• £10 GBP w przypadku podróży trwającej 10 godzin lub dłużej (dodatkowe £10 GBP, jeśli podróż trwa po 20:00)
• £25 GBP w przypadku podróży trwającej 15 godzin lub dłużej (i trwającej po 20:00)

Natomiast nocleg jest kosztem firmy, jeśli był on niezbędny w związku z podróżą służbową. Tu HMRC nie określił stawek.

Rozliczenie kosztów w zależności od formy działalności 

Jeśli działasz jako self employed biznesowe koszty podróży w Wielkiej Brytanii rozliczasz składając Self Assessment. W tym celu potrzebujesz wszystkich faktur i rachunków potwierdzających każdy z wydatków.

W przypadku jeśli jesteś zatrudnionym w swojej spółce dyrektorem i wydatki poniosłeś z prywatnej kieszeni Twoja firma musi Ci je zwrócić. Warto w tym celu mieć konkretny druk i procedurę, tak aby w przypadku kontroli HMRC nie było problemu.

Jeśli w podróży służbowej korzystasz z karty biznesowej wystarczy, że faktury i paragony znajdą się w dokumentach spółki.

Na koniec przypominamy o naszej konsultacji księgowej. Zapraszamy też do współpracy.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK