Blog / Kierowcy HGV zatrudnieni jako LTD w Wielkiej Brytanii

Dość powszechne jest w branży transportowej w Anglii jest to, że osoby, które chcą pracować jako kierowca HGV (TIR), są pytane czy chcą pracować na własnej działalności gospodarczej. Często agencje pracy wręcz wymagają i naciskają, aby taką firmę otworzyć lub wybrać opcje Umbrella Company.

W tym przypadku, tak naprawdę kierowca powinien być zatrudniany w firmie transportowej, logistycznej lub agencji, jako pracownik a podatek oraz National Insurance, powinien być płacony przez pracodawcę. Taka opcja jest mniej korzystna dla agencji i firmy oraz częściowo dla samego kierowcy.

Agencja w tym przypadku musi odprowadzić cześć National Insurance, jako pracodawca, jest to – 13.8% od kwoty wynagrodzenia oraz wziąć na siebie odpowiedzialność za tego pracownika i zapewnić jemu płatny urlop.

Jest jeszcze jedna bardzo WAŻNA zasada

Jeśli kierowca jest pracownikiem to pracodawca MUSI jemu zapłacić za prace!!!

Jeśli kierowca jest PODWYKONAWCĄ, to firma współpracująca MOŻE zapłacić, choć rzadko to się zdarza, że agencja lub firma nie dokonają zapłaty. Tu zachodzi zasada firma-firma i często bywa, że po prostu jedna firma z drugą się nie rozliczy.

Chciałbym tu omówić przykład założenia własnej firmy Limited

Rejestracja firmy:

• Rejestracja odbywa się w Companies House i trwa ok 24 – 48 godzin
• kolejnym krokiem powinno być założenie konta w Banku dla firmy Limited
• następnie należałoby zarejestrować firme na VAT – to będzie omówione później
• kolejny krok to rejestracja na PAYE
• i ostatnia – w całym cyklu – rejestracja dyrektora w HMRC

Jakie są obowiązki Firmy LTD i dyrektora?

Będąc dyrektorem Firmy LTD masz obowiązek działać tylko i wyłącznie na korzyść firmy.

Obowiązkiem dyrektora jest pilnowanie terminów rozliczeń i dopilnowanie, aby wszystko było złożone na czas (tym, co prawda zajmuje się firma księgowa, ale wybór firmy to twój obowiązek).

Jako Dyrektor będziesz otrzymywać wynagrodzenie z firmy oraz zwrot kosztów, które poniosłeś na rzecz firmy.

Z wypracowanych zysków firmy otrzymasz po rozliczeniu rocznym również dywidendy..

..a części, które są obowiązkowe dla firmy i do kontroli przez dyrektora to:

• Rozliczać wynagrodzenie miesięcznie i płacić należny Niational Insurance oraz podatek od wynagrodzeń na czas
• Robić kwartalne rozliczenia VAT i składać je do HMRC oraz dokonać płatności do HMRC za należny podatek VAT. HMRC od lipca 2015 zaczęło bardzo dotkliwie karać za nieterminowe płacenie VAT
• Sporządzać raporty roczne ( Accounts) i złożyć je to do Companies House i HMRC
• Sporządzić i złożyć do HMRC rozliczenie podatkowe firmy – Corporation Tax – raz w roku
• Złożyć do Companies House roczne sprawozdanie statystyczne – Annual Return
• Składać na bieżąco wszystkie zmiany adresu, składu osobowego firmy do Companies House i HMRC
• Złożyć roczne zeznanie podatkowe do HMRC, jako dyrektor

W większości te czynności wykonuje biuro księgowe, które zostanie wybrane przez dyrektora. Ważne jest, aby dyrektor miał świadomość tego, co powinno być zrobione.

Koszty prowadzenia firmy Limited, – czyli co można odliczać

Tu jest bardzo wiele mitów i szeroko pojętej kreatywnej księgowości, które robią niektóre biura księgowe.

Najwięcej o kosztach można oczywiście się dowiedzieć od zaprzyjaźnionego kolegi kierowcy , który – tu mniemam – jest ekspertem księgowym, ale woli pracować, jako kierowca.

W naszej kilkuletniej historii wielokrotnie spotkaliśmy się z informacją od naszych klientów, że „mój kolega to odlicza to”, „jego księgowy odliczył tamto” i itp.

Dlaczego się tak dzieje? Jedne biura odliczają a drugie nie?

Jak to w życiu, jedne biura są lepiej poinformowane i mają większą wiedzę a drugie mniejszą. Jedno biuro wybrało drogę uczciwą, a inne wybrało drogę na skróty. Zawsze rynek weryfikuje, co jest lepsze. Ale życie pokazuje, że uczciwość i tak wygrywa.

Podstawowa zasada w przypadku kosztów.

Koszty firmy są to koszty, które zostały poniesione lub będą poniesione do tego, aby firma mogła sprzedawać, się rozwijać i funkcjonować.

Co mamy pod tym pojęciem rozumieć?

Każdy z przypadków jest tu brany pod uwagę indywidualnie. Dla np. pubu, zakup telewizora jest kosztem, ponieważ przyciąga klientów na oglądanie np. widowisk sportowych. Czy w takim układzie zakup telewizora dla firmy transportowej jest kosztem? Co ten telewizor wnosi do firmy? Dokładnie nic, oraz kosztem nie jest.

Wielu klientów upiera się, że to jest koszt, ale w przypadku kontroli HMRC niestety to nie będzie brane pod uwagę i możemy zapłacić karę za wliczenie czegoś, czego się nie powinno wliczać w koszty.

Drobne Upominki

Drobne upominki to kwota, w wysokości £50 na osobę, gdy nie są to kwiaty czy jedzenie, napoje, alkohol lub papierosy a np gadżety z logiem firmy, jak kalendarz. Imprezy firmowe jak choćby Christmas Party, to maksymalnie £150 na osobę na caly rok. Koszty te dotyczą wyłącznie pracownikow firmy! (dziękujęmy Karolinie za zwrócenie uwagi).

Główne koszty dla firmy Kierowcy HGV w UK

• Wynagrodzenie dyrektora – jest to jeden z podstawowych kosztów firmy. Dlaczego? Firma Limited nie posiada kwoty wolnej od podatku, ale dyrektor tak. Wiec, aby przenieść kwotę wolną od podatku z dyrektora do Firmy, to zatrudniamy tego dyrektora w firmie
• koszty podróży – są to koszt poniesione za podróże służbowe. Z biura (w większości przypadków miejsce zamieszkania) do klienta, w tym układzie warehouse lub miejsce gdzie są zaparkowane ciągniki siodłowe.

Kwalifikuje się to tylko wtedy, jeśli miejsce gdzie jedziemy nie jest naszym stałym miejscem pracy a jest to miejsce czasowe.

Koszty w tym przypadku rozliczamy na podstawie zapisanych mil.

Kliknij tutaj aby pobrać formularz Milage Expenses

Pierwsze 10.000 mil (w roku finansowym) możemy liczyć po £0.45 za milę, powyżej 10.000 mil, wartość ta spada do £0.25 za milę

• koszty podróży transportem publicznym – pociąg, taxi tu jest wymagany dokument potwierdzający dany wydatek
• koszt parkingu – trzeba mieć bilet parkingowy
• dieta – jeśli jesteśmy poza biurem do 10 godzin to przysługuje nam £5.00 a powyżej 10 godzin £10.00
• noc w kabinie – £23.06 – bez paragonu
• noc w hotelu, B&B – na podstawie paragonu w 100%
• posiłek w ciągu dnia £2
• nieregularne koszty noclegu £5 za noc w UK lub £10 za noc zagranicą
• koszty ubrania roboczego – buty safety, rękawiczki, kamizelka odblaskowa – tylko na podstawie paragonu lub rachunku
• sprzęt komputerowy – komputer, drukarka, oprogramowanie – pod warunkiem że jest paragon, rachunek
• koszty ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej – polisa ubezpieczeniowa
• koszty kursów zawodowych – CPC lub wyższej kategorii. Kurs np. na językowy czy nurkowania nie jest w tym przypadku kursem powiązanym z działalnością firmy i nie będzie kosztem firmy. I tu potrzebne są również rachunki czy paragon
• koszt telefonu komórkowego – na podstawie paragonu lub rachunku. Jeśli telefon jest na imię i nazwisko dyrektora i telefon nie jest własnością firmy to można odliczyć procentowo np. 70-30 %. Jeśli telefon jest zakupiony na firmę to 100% rachunku
• wykorzystanie domu, jako biura – jest to koszt, który uwzględnia się raz do roku w wysokości – £260.00
• test i badania lekarskie, które są powiązane z wykonywaniem zawodu – tu potrzebne rachunki
• profesjonalne porady u Financial Advisor – rachunek koniecznie
• sponsoring – darowizny – jeśli np. jesteśmy sponsorem klubu czy organizacji Charity, to jest to koszt firmy i musi być potwierdzony rachunkiem lub paragonem
• fundusz reprezentacyjny do ok £100 w roku – np. impreza firmowa- musi być paragon.

Wiec ilość kosztów dla tego rodzaju firmy nie jest wielka, ale również mało nie jest

VAT Uproszczony – Flate Rate Scheme

Dlaczego VAT i to jeszcze VAT Uproszczony – Flat Rate Scheme?

Dlatego, że dla firmy – kierowcy HGV – się to opłaca. Vat jest to podatek, więc nie namawiałbym do tego, aby płacić dodatkowy podatek. W tym przypadku jest to opłacalne, stąd informacja o tym.

VAT w UK jest na poziomie 20%.

Załóżmy dwa scenariusze. Firma na VAT i Firma bez VAT. Jeśli nie jesteśmy zarejestrowani na VAT i firma zarobiła dla przykładu £1000, to na konto firmy wpłynie £1000 z którego będzie wyliczony podatek dochodowy Corporation Tax.

Jeśli zaś firma będzie płatnikiem VAT to rozliczenie i pieniądze w firmie będą wyglądać troszeczkę inaczej.

£1000 + 20% VAT (£200) = £1200 – To będzie wartość, która wejdzie na konto firmy. Czyli już o £200.00 Więcej

Jednak są to środki, które notabene do nas nie należą. Trzeba te kwotę oddać do HMRC. My tylko uczestniczymy w procesie płatności.

Dla kierowcy stawka VAT to 12% – stawka podstawowa. W pierwszym roku jest 1% rabatu , co daje 11% – do kalkulacji.

Sami na pewno się zorientujecie, że wiele osób będzie mówiło, iż oni to maja 10% a nie 12%.

Tak mają 10%.

10% jest to stawka dla firmy transportowej? Czy jesteś firmą transportową? Ile posiadasz samochodów dostawczych, ciężarowych w kredycie, leasingu? To jest pierwsze podstawowe pytanie z HMRC, jakie usłyszysz?

Będąc kierowcą, „wypożyczacie” siebie do firmy transportowej, aby wykonać prace – czyli service. Dlatego musi być stosowana stawka 12% dla firmy usługowej.

Reasumując, mając £1200 – musimy od tej wartości zapłacić podatek VAT.

£1200 x 11% = £132

To będzie w pierwszym roku wartość podatku VAT do zapłaty do HMRC

Pobraliśmy £200.00 w postaci VAT i oddajemy do HMRC tylko £132.00

Czyli na każdym £1000 mamy korzyści £68.00

Biorąc średnią wartość rocznej sprzedaży £28 000, to w skali roku daje to nam £1904, które pozostaje w naszym portfelu tylko dlatego, że jesteśmy płatnikiem VAT.

W roku drugim, gdzie musimy liczyć 12% wygląda to następująco

£1000 + £200 (VAT) = £1200

£1200 x 12% = £144

£200 – £144 = £56

Ale myślę, że i tak się to opłaca.

Jeśli macie Państwo jakieś pytania lub coś nie jest do końca jasne – zapraszamy do kontaktu z naszą firmą.

Tel – 02476 796550 lub wejść na stronę: KONTAKT

Pozdrawiam,
Szymon Niestryjewski