Blog / Jak wystawić invoice w UK?

Faktura w UK może być w wersji papierowej lub elektronicznej. Obecnie na rynku znajdziesz wiele programów i aplikacji, które ułatwią Ci cały ich proces wystawiania. Oczywiście możesz też zrobić to sam. Niezależnie od Twojej decyzji dokument musi zawierać konkretne informacje. Zatem jak poprawnie wystawić invoice w UK – zapraszamy do artykułu.

Kiedy należy wystawić invoice w UK?

Zacznijmy od początku tzn. kiedy musisz wystawić invoice w UK? Odpowiedź – zawsze od razu po zakończeniu zlecenia, czy sprzedaży Twojego produktu. Chyba, że inaczej umówiłeś się ze swoim klientem.

Przykładowo regularnie świadczysz usługi dla konkretnej firmy. Możecie się rozliczać za każde pojedyncze zlecenie lub za dany miesiąc, a nawet kwartał. Ważne, aby informacja na temat płatności została zawarta w umowie. Dzięki temu unikniesz nieporozumień.

WAŻNE! W UK nie ma podziału na rachunek i fakturę, za każdym razem jest to ten sam dokument – invoice.

Faktura VAT w UK

Zanim przejdziemy do omówienia szczegółów na temat tego jak wystawić invoice w UK, poświęcimy chwilę fakturom VAT.

Taki dokument musisz wystawić tylko jeśli jesteś płatnikiem tego podatku. Faktura będzie wtedy zawierać dodatkowe informacje takie jak: Twój numer VAT, wartość towaru netto, stawkę VAT jaką objęty jest dany towar lub usługa oraz wartość brutto, czyli kwotę jaką ostatecznie musi zapłacić Twój klient.

Jeśli nie jesteś płatnikiem VAT wystawiasz standardową fakturę niezależnie czy Twój klient jest VAT – owcem czy nie.

A więcej na temat samego podatku VAT w UK przeczytasz w naszym artykule “Podatek VAT w UK – wszystko, co musisz wiedzieć“, a jeśli interesują Cię stawki tego podatku polecamy materiał „Stawki VAT w UK”.

Jak poprawnie wystawić invoice w UK?

Warto poświęcić chwilę i przygotować wzorcowy dokument, który później może posłużyć Ci jako szablon do wszystkich klientów.

Jeśli korzystasz z konkretnego programu poniższe informacje pomogą sprawdzić Ci czy w opcjach są zawarte jest wszystko co powinno być, aby dokument spełniał swoją rolę.

Pamiętaj, że HMRC może poprosić o ich przedłożenie nawet do 5 lat po konkretnym rozliczeniu, w którym zostały zawarte. Co istotne, kontrola urzędu skarbowego może Ci się przytrafić nie tylko, jako konsekwencja błędu, ale również wyrywkowego sprawdzenia Twojej branży. Więcej na ten temat w pisaliśmy w artykule “ Kontrola HMRC”. 

Jak zatem powinna wyglądać faktura w UK?

1. Nazwa Twojej firmy oraz jej pełny adres (numer domu/lokalu, ulica, kod pocztowy, miasto)

Dodatkowo jeśli jesteś płatnikiem VAT to poniżej adresu powinien się znaleźć Twój numer VAT, który otrzymałeś po rejestracji. Te dane najczęściej zamieszczone są w lewym górnym rogu.

2. Numer i data wystawienia faktury

Te informacje zazwyczaj są w prawym górnym rogu.

WAŻNE! Pamiętaj, aby wybrać jeden, konkretny system numerowania faktur, dzięki temu zachowasz porządek w swojej dokumentacji. Może to być np. numer faktury/rok.

3. Dane klienta

Co oczywiste, aby wystawić invoice w UK konieczne jest podanie danych Twojego klienta. Na środku dokumentu powinieneś zamieścić nazwę jego firmy oraz jej pełen adres.

4. Opis produktu lub usługi

Poniżej danych Twojego klienta należy zamieścić informacje na temat produktu, który sprzedałeś lub usługi, którą wykonałeś. Warto w tym celu stworzyć tabelkę, która ułatwi Ci zamieszczenie wszystkich informacji, dodatkowo cały dokument będzie bardziej przejrzysty.

Obok nazwy produktu lub usługi należy podać cenę jednostkową, następnie ilość zakupionych sztuk i ostateczną kwotę.

W przypadku jednorazowej usługi na konkretną kwotę możesz podać tylko jej nazwę i cenę. Natomiast, jeśli rozliczasz się godzinowo podajesz wspomnianą nazwę usługi, cenę za jedną godzinę, w kolejnej rubryce ilość godzin i na koniec łączną sumę.

Na końcu tabeli powinna znaleźć się łączna kwota do zapłaty.

WAŻNE! Jeśli jesteś płatnikiem VAT do wyliczonej kwoty musisz doliczyć odpowiednią stawkę tego podatku i dopiero później podać ostateczną kwotę.

5. Termin oraz dane do przelewu

Poniżej tabeli powinna znaleźć się informacja na temat terminu zapłaty faktury. Najczęściej jest to okres 2 tygodni lub 30 dni.

Bardzo ważną informacją, która często jest pomijana, to dane do przelewu. W tej części powinieneś podać swoje imię i nazwisko, nazwę banku, numer konta i  sort code.

WAŻNE! Jeśli Twoi masz klientów międzynarodowych pamiętaj o podaniu danych do przelewów międzynarodowych.

6. Dodatkowe informacje

Ta sekcja nie jest obowiązkowa, ale możesz w niej zamieścić dodatkowe uwagi i informacje dla Twojego klienta.

Na koniec warto podziękować Twojemu klientowi za zakup lub współpracę. W tym celu na końcu dokumentu możesz zamieścić zdanie „Thank you for your business!”

Poniżej prezentujemy wzór, który pomoże Ci poprawnie wystawić invoice w UK.

Faktura w UK – pobierz wzór

Jeśli masz pytania, zadzwoń lub umów się na konsultacje, podczas której rozwiejemy wszystkie niejasności.

Życzymy jak największej liczby wystawionych faktur w Twojej firmie.

Pozdrawiam,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK