Blog / Delegacja pracownika w UK – jak rozliczyć i co jest kosztem firmy?

Paliwo, nocleg, wyżywienie – co i kiedy można uwzględnić w rozliczeniu delegacji pracownika w UK? To bardzo często zadawane do nas pytanie, nie tylko przez pracodawców, ale także przez zatrudnionych w swojej spółce LTD dyrektorów. Jeśli chcesz poznać odpowiedź zapraszamy do artykułu.

Delegacja pracownika w UK – czym jest?

Zanim zaczniemy omawiać temat chwilę poświęcimy na zdefiniowanie czym jest delegacja pracownika w UK, a czym nie.

Wydatki związane z podróżą służbową Twojego pracownia (lub Ciebie jeśli jesteś zatrudniony w swojej firmie) możesz zaliczyć do kosztów tylko wtedy, kiedy wyjazd jest bezpośrednio związany z Twoim biznesem lub nie ma możliwości wykonania konkretnych zadań w siedzibie firmy.

Przykładowo może to być:

• spotkanie z klientem poza siedzibą firmy
• wykonanie konkretnej usługi u klienta, która standardowo wykonywana była z biura
• oddelegowanie pracownika do innego oddziału firmy
• konkretne zadania, które wymagają pracy poza biurem/ siedzibą firmy
• szkolenia, które podnoszą umiejętności i kompetencje pracownika

Delegacja pracownika może obejmować kilka godzin, ale też kilka dni. Może być na terenie Wielkiej Brytanii, ale też poza nią – ważny jest cel samej podróży służbowej, a nie miejsce i czas.

WAŻNE! HMRC nie uzna wydatków na podróż służbową, który choć w części była również podróżą prywatną.

Jak rozliczyć poniesione wydatki?

Rozliczenie delegacji pracownika w UK możesz zrobić na dwa sposoby. Pierwszy to zaplanowanie całej podróży służbowej i pokrycie wydatków “z góry”.

Drugą opcją jest rozliczenie się z pracownikiem na podstawie przedstawionych przez niego faktur i paragonów. Po podliczeniu całościowych wydatków należy zwrócić całą sumę pracownikowi. Przedstawione przez niego faktury musisz uwzględnić w swoim (spółki LTD) rozliczeniu.

Co ważne, jeśli rozliczasz się z pracownikiem nie musisz zgłaszać do HMRC podróży służbowych i uwzględniać ich w P11.

Częstym rozwiązaniem jest też przekazanie pracownikowi na czas podróży służbowej karty firmowej z konkretnym limitem. Nie trzeba mu wtedy zwracać pieniędzy, niemniej pamiętaj aby przekazał Ci rachunki i paragony związane z delegacją.

Co możesz zaliczyć do kosztów delegacji pracownika w UK?

Jak wspomnieliśmy wydatki, które będą kosztami delegacji pracownika będą zależeć od działalności Twojej firmy.

Wśród najbardziej popularnych wydatków jest transport. Dotyczy to zarówno transportu publicznego (pociąg, autobus, samolot), jak również koszty najmu auta.

Oczywiście może się zdarzyć, że Twój pracownik na miejsce pojedzie prywatnym samochodem. Wtedy musisz mu zwrócić wydatki poniesione na parking, czy płatne autostrady. A więcej o tym jak rozliczyć same przejechane przez niego mile dowiesz się z naszego artykułu o podobnym tytule “Jak rozliczyć mile”.

Kolejnym kosztem delegacji pracownika w UK będzie jedzenie. UWAGA! To ile będziesz musiał mu zwrócić lub jakie rachunki pokryć zależy od czasu delegacji. I tak, jeśli delegacja trwa:

• dłużej niż 5 godzin będzie to wydatek na jeden posiłek
• powyżej 10 godzin są to już dwa posiłki
• jeśli wyjazd wiąże się z noclegiem – 3 posiłki.

WAŻNE! Obiad czy kolacja w restauracji nie będzie kosztem, jeśli Twój pracownik nie jest w delegacji i tylko ma tam spotkanie z klientem. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule “Spotkanie biznesowe w restauracji – czy i kiedy jest kosztem firmy”.

I przypominamy, że choć nie ma konkretnej kwoty jaką można przeznaczyć na posiłki w delegacji, HMRC nie uzna rachunku za posiłek w top restauracji z butelką wina.

Delegacja pracownika w UK może również wiązać się z noclegiem. Tu podobnie jeśli będzie to niezbędne taki wydatek może znaleźć się w Twoim rozliczeniu.

WAŻNE! Powyższe wydatki możesz rozliczać na podstawie konkretnych faktur i paragonów lub na podstawie ryczałtu na dzień w konkretnym miejscu na świecie. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym tekście “Ryczałt na podróże służbowe“.

A jeśli chcesz  zatrudnić pierwszego pracownika lub powiększyć swój zespół z naszego wideo dowiesz się więcej o wymaganiach wobec pracodawcy, w tym rozliczeniu pracownika w UK.

Delegacja zgodna z prawem

Według statystyk HMRC to właśnie w przypadku rozliczania delegacji często dochodzi do nadużyć lub błędów. Wpisywane są prywatne wydatki lub pracodawca nie jest w stanie udowodnić konieczności danego wyjazdu.

Oczywiście w przypadku pomyłki można ją wyjaśnić z urzędem, jednak lepiej od samego początku mieć porządek w papierach. Dlatego jeśli Twój pracownik lub Ty, jako zatrudniony w swojej firmie dyrektor, musicie pracować poza siedzibą firmy pamiętaj o:

• udokumentowaniu konkretnego wyjazdu – może to być wymiana mail z klientem, czy rachunek za konkretne szkolenie
• posiadaniu wszystkich rachunków i paragonów
• rozliczeniu się z pracownikiem i posiadania dowodów na to
• przechowywaniu pełnej dokumentacji przez minimum 5 lat

WAŻNE! Nawet jeśli Twoje rozliczenie nie będzie miało błędów może Ci się przytrafić rutynowa kontrola HMRC. Spokojnie, jeśli działasz zgodnie z prawem nie masz się o co martwić. A jeśli chcesz dowiedzieć się o co mogą zapytać Cię urzędnicy polecamy Ci nasz tekst “Kontrola HMRC – nie taki diabeł straszny” lub wideo po podobnym tytule “Kontrola HMRC – o co może zapytać brytyjski urząd skarbowy“.

W przypadku, kiedy zatrudniasz pracowników a nie masz czasu na ich rozliczenie, jednocześnie chcąc mieć gwarancję, że wszystko jest zgodne z przepisami – polecamy Ci skorzystanie z naszych usług. Możesz zlecić nam pełne rozliczenie Twojej firmy lub tylko rozliczenie pracowników. Więcej informacji znajdziesz TUTAJ.

A jeśli masz pytania zapraszamy Cię na konsultację księgową.

Z poważaniem

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK