Blog / Co to jest payroll, PAYE i payslip – czyli rozliczenie pracownika w UK w pigułce

Niezależnie czy chcesz zatrudnić pracownika, czy otwierasz spółkę LTD i chcesz być w niej dyrektorem musisz spełnić konkretne wymagania. Między innymi zarejestrować się, jako pracodawca w UK, rozliczać pracowników i przekazywać im “odcinek z wypłaty”. A czym dokładnie jest payroll, PAYE i payslip oraz o czym jeszcze musisz pamiętać – zapraszamy do artykułu. 

Zarejestrowany pracodawca

Jeśli chcesz zatrudniać pracowników musisz zarejestrować się do PAYE (Pay As You Earn).  To system wykorzystywany do rozliczania pracowników i odprowadzania od ich wynagrodzenia podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne.

WAŻNE! Musisz się zarejestrować do PAYE także wtedy, jeśli jesteś właścicielem spółki LTD ale chcesz również być w niej zatrudniony jako dyrektor i być jedynym pracownikiem. Jeśli interesuje Cię ten temat polecamy Ci nasz tekst “Wynagrodzenie dyrektora spółki LTD”, w którym przedstawiamy najbardziej optymalne podatkowo opcje wypłaty dla dyrektora.

Przypominamy, że również jako self employed (rozliczasz się składając Self Assessment) możesz zatrudniać pracowników. Warto jednak wcześniej zapytać eksperta, czy w Twojej sytuacji nie będzie bardziej korzystna zmiana formy działalności.

Wracając do tematu – zarejestrować do PAYE musisz się nie później niż dzień przed pierwszą wypłatą Twojego pracownika. Możesz to zrobić samodzielnie poprzez stronę HMRC lub zlecić to nam, zyskując czas i gwarancję, że wszystko przebiegnie sprawnie i bezbłędnie.

A co będziesz potrzebować do rejestracji w systemie PAYE? Wniosek możesz złożyć online lub w wersji papierowej. W obu przypadkach będziesz musiał podać dane osobowe oraz kontaktowe (Twoje lub spółki LTD), formę działalności (self employed, LTD, partnership), a także datę od kiedy zatrudniasz pracownika oraz datę pierwszej wypłaty. Na koniec musisz też wymienić liczbę pracowników, których planujesz zatrudnić oraz swój numer NI.

Po rejestracji otrzymasz unikatowy numer PAYE. Wydawany jest najczęściej do 5 dni roboczych.

Jeśli interesuje Cię rozliczenie pracownika w UK i Twoje obowiązki jako pracodawcy polecamy Ci także nasze wideo “Zatrudnienie pracownika w UK i rejestracja do PAYE“.

Rozliczenie pracownika w UK, czyli co to jest payroll

Payroll to nic innego jak rozliczanie pracownika w UK oraz dokumentowanie wspomnianego rozliczenia.

Ponownie możesz to robić samodzielnie wykorzystując do tego odpowiednie oprogramowanie. Możesz też zlecić całą księgowość lub tylko payroll na zewnątrz, np. do nas. Od ponad 10 lat zajmujemy się rozliczaniem pracowników w UK. Co ważne, możesz zlecić nam całą księgowość lub tylko wspomniane rozliczenie pracowników. 

A co dokładnie kryje się za payroll?

W ramach rozliczania pracownika jako pracodawca będziesz miał obowiązek:

• podania wynagrodzenia pracownika
• od tej kwoty zostanie obliczona zaliczka na poczet podatku dochodowego (Income Tax) oraz składek na ubezpieczenie społeczne
• wystawianie i przekazywanie każdemu pracownikowi payslip (o czym poniżej)
• odprowadzanie podatku oraz składek na NI w imieniu pracownika. Płatność musisz dokonać najpóźniej do 22 dnia miesiąca, po którym pracownik otrzymał wynagrodzenie
• wystawiać i przekazywać pracownikowi roczne podsumowanie wynagrodzenia, podatku oraz składek NI – P60, lub P45 w przypadku kiedy zakończyłeś współpracę z daną osobą

Co to jest payslip i kiedy należy go wystawić?

Wspominaliśmy o payslip – to nic innego jak brytyjski odpowiednik polskiego “odcinka z wypłaty”. Jest to zestawienie wynagrodzenia pracownika i wszystkich odprowadzonych składek.

WAŻNE! Payslip musi otrzymać każdy zatrudniony przez Ciebie pracownik najpóźniej w dniu wypłaty. Dokument ten możesz przekazywać w formie papierowej lub online.

A jakie informacje powinieneś zawrzeć na payslip? Każdy taki dokument musi zawierać podaną:

• wysokość wynagrodzenia przed potrąceniami
• wyszczególnione wszystkie potrącenia w tym podatek, składki NI, pension (czy inne) oraz ich wysokość
• wynagrodzenie po potrąceniach
• ewentualne zaliczki
• formę wypłaty wynagrodzenia

Jeśli robisz rozliczenie pracowników poprzez dedykowany program powinien on mieć opcję wystawiania payslip. Jeśli nie masz do tego głowy – możemy zrobić to za Ciebie. Więcej informacji znajdziesz TUTAJ.

Rozliczenie pracownika w UK to nie wszystko!

Jeśli chcesz zatrudniać pracowników nie tylko musisz zarejestrować się do PAYE i robić payroll, musisz też spełniać inne wymagania określone brytyjskim prawem.

Po pierwsze – wypłata. Ta nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie ustalane przez rząd. O tym jakie stawki obowiązują w roku podatkowym 2024/25 pisaliśmy w naszym tekście “Rok podatkowy 2024/25 – zmiany i obowiązujące przepisy”.

Kolejnym wymaganiem jest dodatkowa emerytura. Jako pracodawca masz obowiązek poinformować o takiej opcji i przystąpić do programu.

Następny punkt, jest oczywisty, ale warto o nim przypominać. To równie traktowanie i tworzenie “zdrowej” atmosfery w pracy bez znamion mobbingu, molestowania, czy innych form przemocy.

Jako pracodawca masz nie tylko obowiązki, ale też korzyści w postaci szybszego rozwoju firmy, czy wsparcia w codziennych działaniach. Zatrudnianie pracowników to też konkretne korzyści podatkowe w postaci employment allowance. A kto może skorzystać z tej opcji i ile można zyskać przeczytasz w naszym tekście “ Employment Allowance, czyli ulga dla pracodawców w UK”.

Pamiętaj też, że wynagrodzenie Twojego pracownika to jednocześnie koszt Twojej firmy, który obniża kwotę od jakiej naliczany jest podatek. 

Na koniec przypominamy, że niezależnie od formy działalności i rozliczenia firmy, możesz zlecić na zewnątrz tylko rozliczenie pracowników w UK. A jeśli masz pytania lub coś jest niejasne zapraszamy na konsultację księgową.

Pozdrawiam,

Zespół SN Accounts