Blog / Delegacja pracownika w UK – co i kiedy możesz ująć w kosztach firmy?

Paliwo, nocleg, wyżywienie – co dokładnie można ująć w rozliczeniu, gdy w grę wchodzi delegacja pracownika w UK? To jedno z najczęściej zadawanych pytań, zarówno przez pracodawców, jak i przez dyrektorów prowadzących własne spółki LTD. Poniżej znajdziesz aktualne informacje zgodne z przepisami HMRC na rok podatkowy 2025/2026.

Czym jest delegacja pracownika w świetle przepisów?

Nie każda podróż służbowa jest traktowana jako delegacja. Jeśli chcesz, aby wydatek mógł zostać uznany za koszt firmowy, wyjazd musi być ściśle związany z działalnością firmy – na przykład

• pracownik udaje się do klienta,
• wykonuje usługę poza biurem,
• bierze udział w szkoleniu zawodowym
• albo tymczasowo przenosisz go do innego oddziału.

Co istotne, liczy się cel podróży, a nie jej długość czy miejsce – delegacja może trwać kilka godzin lub kilka dni, i może odbywać się zarówno w UK, jak i za granicą.

Ważne jest również to, że delegacja nie może mieć charakteru prywatnego – nawet częściowo. HMRC może zakwestionować rozliczenie kosztów, jeśli wyjazd służbowy został połączony z urlopem lub wyjazdem towarzyskim.

Jak rozliczyć delegację?

Delegacja pracownika może być rozliczana na kilka sposobów.

Firma może z góry pokryć wszystkie koszty podróży i pobytu, rezerwując bilety i noclegi bezpośrednio.

Inna opcja to zwrot kosztów na podstawie przedstawionych rachunków. Pracownik musi wtedy dostarczyć wszystkie paragony lub faktury, a firma zwraca mu dokładnie tyle, ile wydał. Warto pamiętać, że firmowa księgowość przechowuje tę dokumentację.

Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest też firmowa karta płatnicza. Pracownik korzysta z niej podczas delegacji, a po powrocie rozlicza się z każdego zakupu, przekazując paragony i opisy wydatków.

Jeśli koszty są rozliczane na podstawie rzeczywistych wydatków (a nie ryczałtem), nie trzeba ich zgłaszać do HMRC ani uwzględniać w formularzu P11D. Więcej na temat Benefit in Kind znajdziesz w artykule o podobnym tytule “Benefit in Kind”.

Jakie wydatki można ująć w kosztach?

W przypadku delegacji pracownika najczęściej rozliczane są wydatki na transport, wyżywienie i nocleg.

Transport może obejmować przejazdy pociągiem, autobusem, metrem czy samolotem. Jeśli pracownik jedzie autem prywatnym, firma może zwrócić mu koszty mil w ramach. Najlepiej zrobić to na podstawie mileage allowance (stawki zależą od liczby przejechanych mil). A więcej o tym jak rozliczyć same przejechane przez niego mile dowiesz się z naszego artykułu o podobnym tytule “Jak rozliczyć mile”. Dodatkowo można uwzględnić opłaty za parking, przejazdy mostami i autostradami.

Wyżywienie zależy od długości delegacji. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za jeden posiłek, jeśli podróż trwa ponad 5 godzin, za dwa – jeśli trwa ponad 10 godzin, a przy delegacjach z noclegiem – za trzy posiłki dziennie. Trzeba jednak pamiętać, że HMRC może odrzucić np. kolację w restauracji, jeśli nie ma jasnego związku z obowiązkami służbowymi. Wydatki muszą być racjonalne. Prościej – jeśli Twój pracownik zje lunch w hotelu biznesowym będzie to koszt, ale kolacji z winem w ekskluzywnej restauracji nie będziesz mógł już zaliczyć.

Możesz zaliczyć nocleg do kosztów tylko wtedy, gdy jest bezpośrednio związany z celem wyjazdu – np. jeśli pracownik nie mógłby wrócić do domu tego samego dnia z powodu odległości lub późnej pory.

Delegacja pracownika – o czym warto pamiętać?

Rozliczając delegację pracownika, warto zadbać o prawidłową dokumentację. W razie kontroli HMRC firma musi być w stanie udowodnić służbowy charakter podróży. W praktyce oznacza to konieczność posiadania:

• potwierdzenia celu wyjazdu (np. e-maila od klienta, programu szkolenia, faktury),
• dowodów wydatków (paragonów, biletów, rezerwacji hotelowych),
• potwierdzenia wypłat zwrotu kosztów pracownikowi.

Wszystkie dokumenty należy przechowywać przez minimum 5 lat w przypadku self employed, a spółki 6 lat. HMRC może wezwać do ich okazania w ramach rutynowej kontroli, nawet jeśli firma działa zgodnie z przepisami.

A jeśli chcesz dowiedzieć się o co mogą zapytać Cię urzędnicy polecamy Ci nasz tekst “Kontrola HMRC”. Polecamy też wideo o podobnym tytule “Kontrola HMRC – o co może zapytać brytyjski urząd skarbowy“.

Jeśli zatrudniasz pracowników i chcesz mieć pewność, że rozliczenia delegacji są poprawne i bezpieczne podatkowo, skorzystaj z pomocy naszego biura. Oferujemy kompleksową księgowość dla firm w UK oraz pomoc w rozliczeniu pracowników. Dzięki temu Ty możesz skupić się na rozwijaniu firmy, a my dopilnujemy zgodności z przepisami.

A jeśli masz pytania zapraszamy Cię na konsultację księgową.

Z poważaniem

Zespół SN Accounts

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK