Blog / Jak wystawić fakturę w UK?

Faktura w UK –  jak powinien wyglądać ten dokument? Jakie informacje należy w nim zawrzeć, aby zaoszczędzić czas na ewentualne poprawki, nie zaryzykować opinii mało profesjonalnej firmy lub ewentualnych kar ze strony HMRC? Przedstawiamy krok po kroku jak wystawić poprawną fakturę w UK. 

Faktura w UK – podstawowe informacje

Jeśli nie masz kasy i możliwości wystawiania swoim klientom paragonów musisz wystawić im fakturę. Jest ona dokumentem potwierdzającym sprzedaż Twojego produktu lub usługi.

Obecnie na rynku znajdziesz wiele programów, które zautomatyzują za Ciebie cały proces wystawiania faktur. Niemniej warto wiedzieć, co powinno się znaleźć na tym dokumencie, aby po pierwsze otrzymać pieniądze za swoją pracę lub produkt, a także rozliczyć się z urzędem skarbowym.

Poniżej krok po kroku przedstawiamy wszystkie dane jakie muszą znaleźć się na fakturze w UK. Pamiętaj też, że dokument powinien być wystawiony w języku angielskim. A jeśli masz dodatkowe pytania zapraszamy Cię na KONSULTACJĘ KSIĘGOWĄ.

Krok 1 – Nazwa Twojej firmy

Niezależnie od tego czy jesteś „self employed”, czy działasz jako spółka LTD, musisz podać dane osoby lub firmy, która wystawia fakturę.

Odpowiednio są to: nazwa Twojej firmy, jej adres, kod pocztowy. Pamiętaj jeżeli jesteś płatnikiem VAT, faktura w UK musi także zawierać Twój numer VAT, który otrzymałeś po rejestracji.

Krok 2 – Numer i data wystawienia faktury

Po prawej stronie powinien znaleźć się numer faktury poprzedzony tekstem „Invoice No.”

Możesz stosować dowolne system numeracji faktur, jednak najprostszym jest numer łamany na rok, czyli np. 3/2022. Będzie to trzecia faktura w roku 2022.

Niezależnie od sposobu numerowania faktur ważne aby był on czytelny i pomagał Ci zachować porządek w dokumentach firmy. Pod numerem faktury wpisz datę jej wystawienia według schematu rok-miesiąc-dzień.

Pamiętaj też, że wszystkie dokumenty firmy musisz przechowywać przez odpowiedni czas. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Jak długo przechowywać faktury w UK, czyli wszystko o dokumentach w firmie”.

Krok 3 – Dane klienta

Następnie wpisujesz dane swojego klienta. Pamiętaj, aby podać pełne dane, czyli

• Nazwę firmy pracodawcy/agencji/klienta
• Adres firmy
• Kod pocztowy
• Miasto

Krok 4 – Za co wystawiasz fakturę w UK?

Kolejny krok to informacje na temat produktu lub usługi, które sprzedajesz lub świadczysz.

W pierwszej sytuacji musisz wpisać nazwę konkretnego towaru, następnie jego cenę jednostkową, ilość zamówionych sztuk oraz całkowitą kwotę do zapłaty za dany produkt.

Jeżeli świadczysz usługi i było to jednorazowe zlecenie, podajesz pełną kwotę. Nieco inaczej wygląda faktura w UK, jeżeli rozliczasz się za każdą godzinę, wtedy będzie ona wyglądała następującą:

• Opis usługi – „Place of work”
• Ilość godzin – „Hours”
• Stawka za jedną godzinę, jaką ustaliłeś z kontrahentem – „Hourly Rate”
• Całkowita kwota za daną usługę – “Total”

U dołu tabeli należy podsumować wszystkie kwoty, które dadzą ostateczną wartość faktury. Jeżeli jesteś płatnikiem VAT nie zapomnij doliczyć odpowiedniej dla Ciebie stawki, jeszcze przed podaniem końcowej sumy.

Krok 5 – Termin oraz dane do przelewu

Poniżej tabeli powinieneś podać termin płatności faktury („Payment should be made up to”), czyli maksymalną datę do kiedy chcesz otrzymać pieniądze. Najczęściej jest to 30 dni, w tym czasie Twój klient powinien uregulować płatność. Możesz również podać termin czternastodniowy, a nawet siedmiodniowy.

Kolejnymi bardzo ważnymi informacjami są dane odnośnie Twojego rachunku bankowego, na który to chcesz otrzymać pieniądze. Warto tutaj podać trzy rzeczy:

1. Nazwę właściciela rachunku. Jeżeli jest to Twoje prywatne konto bankowe to wpisujesz swoje imię i nazwisko. W przypadku konta firmowego np. spółki LTD podajesz nazwę Twojej firmy.
2. Nazwę banku
3. Numer konta bankowego (upewnij się, że wpisałeś ten numer poprawnie, w innym przypadku pieniądze za fakturę w UK nigdy do Ciebie nie dotrą).

Krok 6 – Dodatkowe informacje

Ostatnią część faktury możesz przeznaczyć na ewentualne uwagi/ważne informacje. Jednak nie jest to koniecznością.

Na sam koniec warto podziękować kontrahentowi za transakcję. Można to zrobić poprzez zwrot „Thank you for your business!”. Pozwoli Ci to wywrzeć pozytywne wrażenie na Twoich klientach.

Faktura w UK z VAT-em czy bez VAT-u?

Odpowiedz jest prosta, jeśli jesteś płatnikiem VAT wystawiasz fakturę VAT, jeśli nie jesteś – nie uwzględniasz tego podatku w dokumencie.

Pamiętaj, że w pierwszy przypadku na fakturze VAT będziesz musiał zawrzeć dodatkowe informacje jak:

• wartość towaru lub usługi netto
• stawka VAT na dany produkt lub usługę
• wartość brutto, jaką musi zapłacić Twój klient

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, kiedy musisz zarejestrować się na VAT zapraszamy do naszego artykułu “Podatek VAT w UK – wszystko, co musisz wiedzieć“.

W razie pytań, jak zawsze jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Prezent dla wytrwałych

Jeżeli dotarłeś do końca tekstu mamy dla Ciebie coś extra, przygotowaliśmy dla Ciebie przykładową fakturę w UK, którą możesz pobrać za darmo.

Mamy nadzieję, że udało się nam pomóc Ci wystawić poprawną fakturę w UK.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK