Blog / Ryczałt na podróże służbowe w UK

Delegacja jest kosztem, jeżeli jest związana z prowadzonym przez Ciebie biznesem. Wydatki poniesione na ten cel możesz rozliczyć na dwa sposoby: na podstawie faktur lub ryczałtu na podróże służbowe w UK.

W pierwszym przypadku, rozliczenie pozwoli Ci precyzyjnie określić koszty, które odliczysz od podatku. Jednak podczas kontroli musisz udowodnić, że rzeczywiście podróż w tym także zagraniczna, miała związek wyłącznie z prowadzoną działalnością. HMRC może wymagać przedłożenia takich dokumentów jak:

• pokwitowania i faktury na firmę / imienne, a także dowody zapłaty (w tym wyciągi z karty),
• plan podróży, w którym znajdzie się harmonogram spotkań z klientami (oraz nazwami firm, jakie reprezentują),
• dowody związane z wynikiem spotkania – podpisane umowy, faktura czy po prostu wizytówka,
• dowody na wcześniejsze umówienie spotkania (np. korespondencja mailowa),
• podsumowanie dochodów, jakie uzyskało się za sprawą takiej podróży (np. przy okazji targów),

Przy zgłaszaniu kosztów podróży musisz być ostrożny i oszacować, czy dany wydatek nie będzie budzić wątpliwości. Zgodnie z prawem w Wielkiej Brytanii, jeżeli nie udowodnisz zasadności jakiegokolwiek kosztu, nie tylko ryzykujesz zwrotem i naliczeniem poprawnego podatku, ale i.. dodatkowym mandatem.

Ryczałt na podróże służbowe w UK

Kompletowanie dokumentów i udowadnianie zasadności każdego wydatku może być trudne. Dlatego możesz skorzystać z ryczałtu na podróże służbowe w UK, który został dokładnie określony wg. stawek referencyjnych HMRC. Określa on kwotę, do jakiej otrzymasz zwrot podatku przy służbowych pobytach w określonych w ustawie krajach. Dla przykładu – zryczałtowana stawka na pobyt jednodniowy w Sydney (Australia) wynosi £100, a w Warszawie 393 zł.

Dokładne wyliczenia jaką kwotę, na jaki cel możesz przeznaczyć znajdziesz na stronie Scale rate expenses payments.

Warto też zauważyć, że nie zawsze przebywamy w danym miejscu całą dobę. Ryczałt na podróże służbowe w UK jest wyliczany na podstawie godzin i stawek procentowych. Przykładowo, jeżeli jesteś dłużej niż 5 godzin, masz prawo do jednego posiłku. Powyżej 10 godzin – do dwóch, w przypadku nocowania– trzy posiłki.

Kwotę przyznawanego ryczałtu na posiłki można wyliczyć ze wzoru:

• 15% dodatku pokrywa koszty śniadania;
• 35% pokrywa koszty obiadu;
• 45% pokrywa koszty wieczornych posiłków;
• 5% środków miało na celu pokrycie różnych innych niewielkich kosztów, które powstały w trakcie krótkich pobytów służbowych.

UWAGA! Stawki referencyjne nie dotyczą „przypadkowych” wydatków, które nie są zaplanowane (np. przekąski na lotnisku, mandaty za niewłaściwe parkowanie czy taksówkę na lotnisko z miejsca zamieszkania)- warto o tym pamiętać.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego co dokładnie możesz odliczyć w trakcie podróży służbowej, zapraszamy do przeczytania artykułu „Wakacje w Hiszpanii, czyli kiedy delegacja jest kosztem” lub na konsultację księgową .

Z poważaniem,

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK