fbpx

Dość powszechne jest w branży transportowej, że osoby, które chcą pracować jako kierowcy HGV są pytane czy chcą pracować na własnej działalności gospodarczej. Często agencje pracy wręcz wymagają i naciskają, aby taką firmę otworzyć lub wybrać opcje umbrella company.

W tym przypadku, tak naprawdę kierowca powinien być zatrudniany w firmie X lub agencji, jako pracownik i jego podatek oraz National Insurance powinny być płacone przez pracodawcę. Taka opcja jest mniej korzystna dla agencji i firmy oraz częściowo dla samego kierowcy.

Agencja  w tym przypadku  musi odprowadzić część National Insurance jako pracodawca – jest to 13.8% od kwoty wynagrodzenia – oraz wziąć na siebie odpowiedzialność za tego pracownika i zapewnić mu płatny urlop.

Jest jeszcze jedna bardzo WAŻNA zasada: jeśli kierowca jest pracownikiem to pracodawca MUSI mu zapłacić za pracę!

Jeśli kierowca jest podwykonawcą, to firma współpracująca może zapłacić. Choć rzadko to się zdarza, to agencja lub firma czasem nie dokonają zapłaty . Tu zachodzi zasada firma-firma i często bywa, że po prostu jedna firma z druga się nie rozliczy.

Jak założyć firmę Limited jako kierowca

Rejestracja firmy:

  • Rejestracja odbywa się w Companies House i trwa ok 24 – 48 godzin
  • kolejnym krokiem powinno być założenie konta w banku dla firmy Limited
  • następnie należałoby zarejestrować firme na VAT – to będzie omówione później
  • kolejny krok to rejestracja na PAYE
  • i ostatna -w całym cyklu- rejestracja dyrektora w HMRC

Jakie są obowiązki firmy i dyrektora?

Będąc dyrektorem firmy masz obowiązek działać tylko i wyłącznie na korzyść firmy.

Obowiązkiem dyrektora jest pilnowanie terminów rozliczeń i dopilnowanie, aby wszystko było złożone na czas (tym, co prawda zajmuje się firma księgowa, ale wybór firmy to twój obowiązek).

Jako dyrektor będziesz otrzymywać wynagrodzenie z firmy oraz zwrot kosztów, które poniosłeś na rzecz firmy.

Z wypracowanych zysków firmy otrzymasz po rozliczeniu rocznym również dywidendy.

Obowiązki firmy, za które odpowiedzialny jest dyrektor to:

  • Rozliczać wynagrodzenie miesięcznie i płacić należny National Insurance oraz podatek od wynagrodzeń na czas
  • Robić kwartalne rozliczenia VAT i składać je do HMRC oraz dokonać płatności do HMRC za należny podatek VAT. HMRC od lipca 2015 zaczęło bardzo dotkliwie karać za nieterminowe płacenie VAT
  • Sporządzać raporty roczne (Accounts) i składać je do Companies House i HMRC
  • Sporządzić i złożyć do HMRC rozliczenie podatkowe firmy – Corporation Tax – raz w roku
  • Złożyć do Companies House roczne sprawozdanie statystyczne – Annual Return
  • Składać na bieżąco wszystkie zmiany adresu, składu osobowego firmy do Companies House i HMRC
  • Złożyć roczne zeznanie podatkowe do HMRC, jako dyrektor

W większości te czynności wykonuje biuro księgowe, które zostanie wybrane przez dyrektora. Ważne jest, aby dyrektora miał świadomość tego, co powinno być zrobione.

Koszty prowadzenia firmy Limited, – czyli co można odliczać 

Tu jest bardzo wiele mitów i szeroko pojętej kreatywnej księgowości, które robią niektóre biura księgowe.

Najwięcej o kosztach można oczywiście się dowiedzieć od zaprzyjaźnionego kolegi kierowcy, który to mniemam jest ekspertem księgowym, ale woli pracować, jako kierowca.

W naszej kilkuletniej historii wielokrotnie spotkaliśmy się z informacjami od naszych klientów, że „mój kolega to odlicza to”,  „ jego księgowy odliczył tamto” i itp.

Dlaczego się tak dzieje? Dlaczego jedne biura odliczają, a drugie nie?

Jak to w życiu jedne biura są lepiej poinformowane i mają większą wiedzę, drugie mniejszą. Jedno biuro wybrało drogę uczciwaą a inne wybrało drogę na skróty. Zawsze rynek weryfikuje, co jest lepsze. Ale życie pokazuje, że uczciwość i tak wygrywa.

Podstawowa zasada w przypadku kosztów

Koszty firmy są to koszty, które zostały poniesione lub będą poniesione w celu rozwoju i lepszego funkcjonowania firmy. Muszą być poniesione całkowicie i wyłącznie na rzecz prowadzonej działalności.

Co mamy pod tym pojęciem rozumieć?

Każdy z przypadków jest tu brany pod uwagę indywidualnie. Dla np. pubu zakup telewizora jest kosztem, ponieważ przyciąga klientów na oglądanie  widowisk sportowych. Czy w takim układzie zakup telewizora dla firmy transportowej jest kosztem? Co ten telewizor wnosi do firmy? Dokładnie nic, więc kosztem nie jest.

Wielu klientów upiera się, że jest koszt, ale w przypadku kontroli HMRC niestety to nie będzie brane pod uwagę i możemy zapłacić kare za wliczenie czegoś, czego się nie powinno wliczać w koszty.

Główne koszty dla firmy Kierowcy HGV w UK

  • wynagrodzenie dyrektora – jest to jeden z podstawowych kosztów firmy. Dlaczego? Firma Limited nie posiada kwoty wolnej od podatku, ale dyrektor tak. Wiec, aby przenieść kwotę wolna od podatku z dyrektora do firmy, to zatrudniamy tego dyrektora w firmie
  • koszty podróży – są to koszt poniesione na podróże służbowe. Z biura (w większości przypadków miejsce zamieszkania) do klienta, w tym układzie będzie to warehouse lub miejsca, gdzie są zaparkowane ciągniki siodłowe.

Kwalifikuje się to jako koszt tylko wtedy, jeśli miejsce gdzie jedziemy nie jest naszym stałym miejscem pracy a jest to miejsce czasowe.

Koszty w tym przypadku rozliczamy na podstawie zapisanych mil.

Kliknij tutaj aby pobrać formularz Milage Expenses

Pierwsze 10,000 mil (w roku finansowym) możemy liczyć po £0.45 za mile,  powyżej 10,000 mil wartość ta spada do £0.25 za milę.

Oto lista kosztów dla kierowcy HGV:

  • koszty podróży transportem publicznym – pociąg, taxi (tu jest wymagany rachunek za dany wydatek)
  • koszt parkingu – trzeba mieć bilet parkingowy
  • dieta – jeśli jesteśmy poza biurem do 10 godzin to przysługuje nam £5.00 powyżej 10 godzin £10.00
  • noc w kabinie – £34.90 – bez paragonu
  • noc w hotelu, B&B – na podstawie paragonu w 100%
  • koszty ubrania roboczego – buty safety, rękawiczki, kamizelka odblaskowa – tylko na podstawie paragonu lub rachunku
  • sprzęt komputerowy – komputer, drukarka, oprogramowanie – pod warunkiem że jest paragon, rachunek
  • koszty ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej – polisa ubezpieczeniowa
  • koszty kursów zawodowych – CPC lub wyższej kategorii. Kurs, np. językowy czy nurkowania nie jest w tym przypadku kursem powiązanym z działalnością firmy i nie będzie kosztem firmy.  I tu potrzebne są również rachunki czy paragon
  • koszt telefonu komórkowego – na podstawie paragonu lub rachunku. Jeśli telefon jest na imię i nazwisko dyrektora i telefon nie jest własnością firmy to można odliczyć procentowo np. 70-30 %. Jeśli telefon jest zakupiony na firmę to 100% rachunku
  • wykorzystanie domu, jako biura – jest to koszt, który uwzględnia się raz do roku w wysokości – £260.00
  • test i badani lekarskie, które są powiązane z wykonywaniem zawodu – tu potrzebne rachunki
  • upominki – np. kwiaty – do £150 w roku
  • profesjonalne porady u Financial Advisor – rachunek koniecznie
  • sponsoring – darowizny – jeśli np. jesteśmy sponsorem klubu czy organizacji Charity to jest to koszt firmy i musi być potwierdzony rachunkiem lub paragonem
  • fundusz reprezentacyjny do ok £150 w roku – np. impreza firmowa- musi być paragon.

Wiec ilość kosztów dla tego rodzaju firmy nie jest wielka, ale również mało nie jest.

 

VAT w UK jest na poziomie 20%.

Załóżmy dwa scenariusze. Firma na VAT i Firma bez VAT. Jeśli nie jesteśmy zarejestrowani na  VAT i  firma zarobiła dla przykładu £1,000,  to na konto firmy wpłynie £1,000 z którego będzie wyliczony  podatek dochodowy  Corporation Tax.

Jeśli zaś firma będzie płatnikiem VAT to rozliczenie i pieniądze w firmie będą wyglądać troszeczkę inaczej.

£1 000.00  + 20% VAT (£200) = £1 200.00 – To będzie wartość, która wejdzie na konto firmy. Czyli już o £200.00 więcej.

Jednak są to środki, które,  notabene, do nas nie należą. Trzeba tę kwotę oddać do HMRC. My tylko uczestniczymy w procesie płatności.

VAT Uproszczony – Flate Rate Scheme

Dlaczego kierowcy HGV są na VAT Flat Rate Scheme?

Dlatego, że dla firmy – kierowcy HGV – się to opłaca. Jest to stawka dla małych przedsiębiorstw, a przy rozliczeniu zostaje Ci go trochę w kieszeni, gdy jesteś na Flat Rate Scheme. Jest to po prostu najlepsza opcja dla kierowcy HGV pracujacych jako firma Ltd. Pamietaj jednak – stawka Flat Rate Scheme dla kierowców wynosi 12%, a nie – jak twierdzą niektóre biura księgowe oraz zawsze najlepiej poinformowani znajomi znajomych  – 10%.

10% jest to stawka dla firmy transportowej. Czy jesteś firma transportową? Ile posiadasz samochodów dostawczych, ciężarowych w kredycie, leasingu? To jest pierwsze podstawowe pytanie z HMRC, jakie usłyszysz.

Będąc kierowca „wypożyczasz” siebie do firmy transportowej, aby wykonać pracę – czyli service. Dlatego musi być stosowana stawka 12% dla firmy usługowej. W pierwszym roku jest 1% rabatu , co daje  11%  – do kalkulacji.


Aktualizacja: od 1.04.2017 wszyscy kierowcy podlegają pod stawkę VAT Flat Rate Scheme 16.5%.
O tym możesz przeczytać tutaj i tutaj


 

No to jak to w końcu obliczyć?

Reasumując,  mając £1 200.00 – musimy od tej wartości zapłacić podatek VAT.

£1 200.00 * 11% = £132.00

To będzie w pierwszym roku wartość podatku VAT do zapłaty do HMRC.

Pobraliśmy £200.00 w postaci VAT i oddajemy do HMRC tylko £132.00

Czyli na każdym £1 000.00 mamy korzyści £68.00

Biorąc średnia wartość rocznej sprzedaży £28 000, to w skali roku daje to nam £1904.00 , które pozostaje w naszym portfelu tylko dlatego, że jesteśmy płatnikiem VAT.

W roku drugim, gdzie musimy liczyć 12% wygląda to następująco

£1 000.00 + £200.00 (VAT) = £1 200.00
£1 200.00 * 12% = £144.00
£200.00 – £144.00 = £56.00

Jeśli masz jakieś pytania lub coś nie jest do końca jasne – zapraszam do kontaktu!

Tel – 02476 796550

lub przez formularz kontaktowy TUTAJ

Pozdrawiam,

Szymon Niestryjewski

SN Accounts

%d bloggers like this: