Blog / Biuro w domu – jak odliczyć koszty pracy z domu w UK

Prowadzisz biuro, mały sklep internetowy, zakład fryzjerski czy kosmetyczny w swoim domu? Wydatki jakie ponosisz, związane z prowadzeniem działalności możesz odliczyć, a tym samym obniżyć kwotę od jakiej naliczany jest podatek. A co dokładnie możesz zaliczyć do kosztów pracy z domu w UK? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz poniżej.

Prowadząc firmę z domu wydatki jakie ponosisz w związku z jej funkcjonowaniem możesz podzielić na regularne/ stałe i nieregularne. Zacznijmy od tych pierwszych.

WAŻNE! Jak zauważysz inne zasady dotyczące self employed, inne dyrektorów spółki, a także dla samej spółki LTD. 

Koszty pracy z domu w UK –  jak rozliczyć wydatki stałe

Jeśli działasz jako self employed możesz odliczyć m.in.: czynsz za wynajem, podatek lokalny, czy ubezpieczenie nieruchomości. Odliczenie jest możliwe wtedy, kiedy część wynajętego albo kupionego przez Ciebie domu lub mieszkania przeznaczasz na swoją działalność.

W takiej sytuacji wydatki stałe, związane z tą nieruchomością, wyliczasz uwzględniając powierzchnię domu czy mieszkania przeznaczoną do pracy i czas, w którym ta powierzchnia jest wykorzystywana przez Ciebie zawodowo.

Zanim przejdziemy do przykładu, jeśli prowadzisz swoją działalność w domu pamiętaj, że Twoim obowiązkiem jest poinformowanie landlord, jeśli wynajmujesz nieruchomość. Musisz też zgłosić ten fakt do Council.

A teraz przykład.

Załóżmy, że wynajmujesz dom, w którym są trzy pokoje i kuchnia z salonem za £1500. Na prowadzenie gabinetu kosmetycznego, czy biura przeznaczasz jeden z pokoi. Jest w nim tylko wyposażenie potrzebne Ci do pracy i poza godzinami funkcjonowania Twojej firmy nie korzystasz z tego pomieszczenia. Pracujesz 8 godzin 5 dni w tygodniu.

To oznacza, że zawodowo w pełni wykorzystujesz ok. 25% powierzchni wynajmowanego domu przez wspomniane 8 godzin. W takiej sytuacji wyliczenie kwoty czynszu jaka będzie kosztem będzie wyglądało następująco.

•  £1500 x 25% = £375
• £375/  1/3 (8h) = £125 kwota, jaką możesz uwzględnić w rozliczeniu

Oczywiście do tej kwoty na podobnej zasadzie zostaną doliczone Twoje wydatki jak council tax, czy ubezpieczenie.

Możesz też koszty pracy z domu w UK rozliczyć na podstawie ryczałtu, o czym przeczytasz poniżej.

Jeśli prowadzisz biuro w domu i prowadzisz spółkę LTD dotyczy Cię zryczałtowana kwota (więcej informacji poniżej). Jednak jeśli wydatki (nie dotyczy stałych jak czynsz, czy council tax) będą przewyższały ryczałt możesz ubiegać się o więcej.

Możesz też wynająć swojej spółce LTD konkretne pomieszczenie. Jednak w tej sytuacji skonsultuj się z ekspertem, bo ta opcja może być mniej korzystna dla Ciebie podatkowo.

Praca z domu – jak rozliczyć wydatki bieżące

Jakie bieżące opłaty możesz brać pod uwagę wyliczając koszty pracy z domu w UK? Na przykład rachunki za prąd czy ogrzewanie. Zasada jest taka, jak w przypadku kosztów stałych: musisz wyliczyć proporcjonalnie – nie na wyrost! – jaką część ogrzewania i prądu w swoim domu zużywasz w związku z prowadzoną działalnością.

Weź też pod uwagę przy takim wyliczeniu charakter swojej pracy. Jeśli jesteś handlowcem i prąd służy Ci do zasilania komputera, ładowania telefonu i oświetlania biurka, to ten koszt będziesz mieć niższy, niż fotograf, który w domu urządza profesjonalne studio i używa np. ciągnących prąd lamp do jego oświetlenia.

Podobnie rzecz ma się w przypadku rachunków za telefon czy internet. Tu też należy uwzględnić proporcje. W przypadku telefonu trzeba posłużyć się bilingiem, aby wyliczyć konkretny procent danej kwoty.

Nieco inaczej ma się kwestia rachunków za wodę. Jeśli jej zużycie w związku z Twoją pracą zawodową jest niewielkie, bo wiąże się np. z parzeniem kawy, herbaty i umyciem kilku naczyń – nie możesz w odliczenie wpisywać części miesięcznego zużycia. Ale jeżeli wodę zużywasz w większych ilościach – takie odliczenie możesz zrobić pod warunkiem, że założysz na to osobny licznik. Rachunek wystawiony na taki licznik będzie stanowić koszty.

Remont na firmę

Za koszty prowadzenia biura w domu można też uznać wydatki na bieżące naprawy czy remonty Twojej nieruchomości. Ale możesz w odliczeniu uwzględnić tylko te, które dotyczą pomieszczeń „służbowych” albo ogólnie całości nieruchomości.

W tym drugim przypadku chodzić może np. o remont dachu czy klatki schodowej, naprawę sieci elektrycznej. Pamiętaj, że w tym przypadku to, co uwzględnisz w odliczeniu, też musi być wyliczone proporcjonalnie do powierzchni i czasu przeznaczanych na pracę w domu.

Licz rozsądnie, a najlepiej uprość rachunki!

Wyliczając koszty pracy z domu w UK trzeba zachować zdrowy rozsądek. Nie musisz co do metra kwadratowego wyliczać powierzchni pomieszczenia, czy minuty czasu pracy. HMRC nie przyjdzie tego mierzyć z linijka i stoperem. Nie musisz też prowadzić ścisłej ewidencji czasu pracy. Ale nie przesadzaj i nie próbuj przekonać fiskusa, że aby napisać ofertę handlową potrzebujesz 50 metrów kwadratowych przez 10 godzin na dobę.

Jeśli Twoje koszty prowadzenia biura w domu są niewielkie, zastanów się czy chcesz drobiazgowo wszystko wyliczać, czy może wygodniej Ci będzie użyć uproszczonej kalkulacji kosztów. Kiedy zachodzi taka sytuacja?

Jeśli na przykład Twój biznes nie zabiera Ci wiele czasu. Pracujesz w domu tylko dwa, czy trzy dni w tygodniu po kilka godzin. W takiej sytuacji koszty będą niewielkie i dokładne ich liczenie będzie kosztować cię więcej pracy, niż to warte.

W takim przypadku HMRC narzuca stałe miesięczne stawki, która zawierają w sobie wszystkie koszty. Jeśli wybierzesz ten sposób rozliczenia, do tych stawek nie dodajesz już żadnych innych wydatków związanych z prowadzeniem firmy w domu.

Aby w ten sposób wyliczać koszty pracy z domu w UK musisz określić, ile czasu zajmuje ci praca w domu. HMRC wyliczyło to tak (WAŻNE! dotyczy to TYLKO self employed):

• Jeśli pracujesz od 25 do 50 godzin w miesiącu – możesz odliczyć £10 miesięcznie (£120 rocznie)
• W przypadku, jeśli pracujesz od 51-100 godzin w miesiącu – £18 miesięcznie (£216 rocznie)
• Powyżej 100 godzin w miesiącu – £26 miesięcznie (312 rocznie)

W przypadku spółek LTD ryczałt wynosi £6 tygodniowo dla pracownika (w tym Ciebie, jeśli jesteś zatrudniony w spółce), który pracuje z domu.

I na koniec coś, co powinno być oczywiste: jeśli będziesz wyliczać koszty prowadzenia biura w domu proporcjonalnie, z uwzględnieniem czasu i powierzchni, na wszystko musisz mieć rachunki i dowody zapłaty! HMRC będzie je traktować jak dokumenty księgowe.

Jeśli masz wątpliwości, jak wyliczać koszty pracy w domu, co do nich zaliczyć i jak zrobić to rozsądnie –zapraszamy na konsultację księgową.

Pozdrawiamy

Zespół SN Accounts