Blog / Jak wystawić fakturę w UK – kompletny przewodnik dla przedsiębiorców

Jak prawidłowo wystawić fakturę w UK, by uniknąć błędów, zyskać profesjonalny wizerunek i mieć pewność, że dokument spełnia wymogi HMRC? W tym artykule znajdziesz wszystkie najważniejsze informacje – krok po kroku pokażemy, jak powinna wyglądać faktura w UK, co musi zawierać i jakich zasad należy przestrzegać. 

Dlaczego musisz wystawić fakturę w UK?

Jeśli sprzedajesz produkty lub świadczysz usługi w Wielkiej Brytanii, wystawienie faktury jest obowiązkiem – szczególnie wtedy, gdy nie korzystasz z kasy fiskalnej. Faktura w UK to oficjalne potwierdzenie sprzedaży, które jest niezbędne zarówno dla Twojego klienta, jak i dla rozliczeń z HMRC.

Choć dostępnych jest wiele programów automatyzujących proces fakturowania, warto wiedzieć, jak samodzielnie wystawić fakturę w UK, aby uniknąć poprawek, opóźnień w płatnościach lub problemów przy kontroli podatkowej.

Krok 1 – Dane Twojej firmy

Pierwszym krokiem jest podanie danych firmy lub osoby samozatrudnionej (self-employed), która wystawia fakturę. Na dokumencie powinny znaleźć się:

• pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko,
• adres siedziby,
• kod pocztowy,
• numer telefonu lub e-mail (opcjonalnie).

Jeżeli jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT faktura musi zawierać Twój numer VAT UK.

WAŻNE! HMRC wymaga, by faktura w UK była wystawiona w języku angielskim.

Krok 2 – Numer i data faktury

Każda faktura powinna mieć unikalny numer – możesz stosować własny system numeracji, np. 03/2026 (trzecia faktura w 2026 roku). Obok numeru faktury umieść datę wystawienia w formacie RRRR-MM-DD.

Zachowaj spójność w numeracji, by w razie potrzeby łatwo odszukać dokument. Pamiętaj też, że HMRC wymaga przechowywania wszystkich faktur przez minimum 6 lat od zakończenia roku podatkowego.

Krok 3 – Dane klienta

Podaj pełne dane klienta, dla którego wystawiasz fakturę w UK:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko,
• ulicę,
• kod pocztowy,
• miasto.

Jeśli prowadzi on firmę zarejestrowaną do VAT, warto również podać jego numer VAT – szczególnie przy transakcjach między firmami (B2B).

Krok 4 – Opis usługi lub produktu

W tej części faktury wpisz, za co dokładnie ją wystawiasz. Jeśli sprzedajesz produkty – wymień nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i łączną wartość sprzedaży. Jeśli świadczysz usługi – podaj nazwę usługi, liczbę godzin (jeśli rozliczasz się godzinowo), stawkę za godzinę oraz łączną kwotę do zapłaty.

Przykład:

• Description: Cleaning service – 10 hours
• Hourly rate: £20
• Total: £200

U dołu tabeli podsumuj wszystkie kwoty i dodaj – jeśli dotyczy – odpowiednią stawkę VAT.

Krok 5 – Termin płatności i dane bankowe

Pod opisem usług lub produktów zawsze umieść termin zapłaty (np. „Payment due within 14 days” lub „Payment due by 30 days”). HMRC nie określa sztywnego terminu płatności, to Ty decydujesz ile czasu dasz klientowi na uregulowanie należności.

Następnie podaj dane do przelewu:

• nazwę właściciela konta,
• nazwę banku,
• numer konta i sort code.

Upewnij się, że dane są poprawne – w przeciwnym razie płatność może nie dotrzeć.

Krok 6 – Faktura w UK – dodatkowe informacje

Na końcu faktury możesz dodać krótką wiadomość lub notatkę, np. „Thank you for your business!”. Takie drobne gesty budują pozytywny wizerunek i zwiększają szanse na stałą współpracę.

Faktura w UK – z VAT-em czy bez VAT-u?

Jeśli jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT, musisz wystawić fakturę VAT. W takim przypadku dokument powinien zawierać:

• wartość netto,
• zastosowaną stawkę VAT (aktualnie standardowa stawka to 20%),
• wartość brutto.

Jeżeli nie jesteś płatnikiem VAT, wystawiasz tzw. invoice without VAT, czyli zwykłą fakturę bez wykazanego podatku. Warto pamiętać, że obowiązek rejestracji do VAT w Wielkiej Brytanii powstaje po przekroczeniu rocznego obrotu £90 000 (limit HMRC na 2025/2026).

Więcej na ten temat znajdziesz w artykule „Podatek VAT w UK – wszystko, co musisz wiedzieć”.

A jeśli masz dodatkowe pytania zapraszamy Cię na konsultację księgową.

Z poważaniem,

Zespół SN Accounts

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK