Blog / Ryczałt na podróże służbowe w UK, czyli jak rozliczyć zagraniczny wyjazd biznesowy? 

Zagraniczny wyjazd związany z prowadzonym przez Ciebie biznesem możesz rozliczyć na podstawie faktur, ale też ryczałtu na podróże służbowe. A ile wynosi dzienna stawka, kiedy można ją zastosować i jak ją uwzględnić w rozliczeniu – zapraszamy do artykułu. 

Podróż służbowa – podstawowe informacje

Każdy wyjazd, także ten zagraniczny, musi być związany z prowadzonym przez Ciebie biznesem. Może to być wyjazd na szkolenie, podnoszący Twoje kwalifikacje, czy spotkanie z nowym klientem.

WAŻNE! Podczas kontroli musisz udowodnić, że rzeczywiście podróż miała związek wyłącznie z prowadzoną działalnością. HMRC może wymagać przedłożenia takich dokumentów jak:

• pokwitowania i faktury na firmę / imienne, a także dowody zapłaty (w tym wyciągi z karty),
• plan podróży, w którym znajdzie się harmonogram spotkań z klientami (oraz nazwami firm, jakie reprezentują),
• dowody związane z wynikiem spotkania – podpisane umowy, faktura czy po prostu wizytówka,
• dowody na wcześniejsze umówienie spotkania (np. korespondencja mailowa),
• podsumowanie dochodów, jakie uzyskało się za sprawą takiej podróży (np. przy okazji targów),

Przy zgłaszaniu kosztów podróży musisz być ostrożny i oszacować, czy dany wydatek nie będzie budzić wątpliwości. Zgodnie z prawem w Wielkiej Brytanii, jeżeli nie udowodnisz zasadności jakiegokolwiek kosztu, nie tylko ryzykujesz zwrotem i naliczeniem poprawnego podatku, ale i karami.

Rozliczenie, czyli faktury vs ryczałt na podróże służbowe w UK 

Służbowy wyjazd zagraniczny możesz rozliczyć na dwa sposoby. Pierwszy to zebranie wszystkich faktur i rachunków, które będą potwierdzeniem wydatków. Więcej na ten temat pisaliśmy w naszym artykule “Zagraniczne koszty podróży służbowej”. Polecamy też nasze wideo, które znajdziesz poniżej.

W skrócie, w Twoim rozliczeniu mogą się znaleźć wydatki związane z transportem (bilety lotnicze, taksówki, czy wynajęcie samochodu) noclegiem i wyżywieniem.

Pamiętaj, że jeśli w podróż służbową jedzie z Tobą ktoś z Twoich bliskich to nie możesz zaliczyć tych wydatków jako biznesowych. Chyba, że jednoznacznie je rozdzielisz, a w rozliczeniu będą tylko te związane z prowadzeniem firmy.

Ryczałt na podróże służbowe w UK

To drugi ze sposobów na rozliczenie wyjazdu służbowego. Tu HMRC określa stawkę dzienną w danym kraju. Dokładne wyliczenia jaką kwotę oraz na jaki cel możesz ją przeznaczyć znajdziesz na stronie Scale rate expenses payments.

Przykładowo ryczałt na podróże służbowe do Warszawy, które trwają ponad 24 godziny to 393 złote dziennie plus koszty hotelu (nie więcej niż 115 euro). Do Hiszpanii 101,50 plus koszty hotelu (nie więcej niż 176 euro), a do USA 98,50 dolarów amerykańskich plus koszty hotelu (nie więcej niż 127 dolarów).

WAŻNE! Może się okazać, że nie zawsze przebywasz w danym miejscu całą dobę. Ryczałt na podróże służbowe w UK jest wyliczany na podstawie godzin i stawek procentowych. Przykładowo, jeżeli jesteś dłużej niż 5 godzin, masz prawo do jednego posiłku. Powyżej 10 godzin – do dwóch, w przypadku nocowania – trzy posiłki.

UWAGA! Stawki referencyjne nie dotyczą „przypadkowych” wydatków, które nie są zaplanowane (np. przekąski na lotnisku, czy taksówkę na lotnisko z miejsca zamieszkania) – warto o tym pamiętać.

Jak rozliczyć ryczałt na podróże służbowe w UK?

Jeśli nie przekraczasz ustalonych stawek od danej kwoty nie zapłacisz podatku, ani NI. Wystarczy, że zawrzesz ją w swoim rozliczeniu.

WAŻNE! Nadal musisz móc udowodnić, że była to podróż służbowa, w przypadku kontroli HMRC.

Jeśli przekroczysz stawkę w danym kraju wtedy musisz zgłosić daną kwotę na formularzu P11D. W tym przypadku będziesz musiał od niej odprowadzić składki NI.

Jeśli nie wiesz, który sposób będzie dla Ciebie lepszy lub masz inne, dodatkowe pytania zapraszamy Cię na konsultację księgową.

Z poważaniem,

Zespół SN Accounts

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK