Blog / Jak prawidłowo wystawiać faktury jako kierowca w Anglii?

To najbardziej popularny temat, na który dostajemy zapytania od kierowców. Faktura w Anglii różni się od tej w Polsce i można powiedzieć śmiało, że jest mniej skomplikowana. Musi jednak zawierać elementy, bez których jest nieważna. Dziś powiemy Ci więc wszystko na temat tego, czym jest i jak powinna wyglądać prawidłowo wystawiona faktura w Anglii.

Czym jest faktura?

Faktura jest to rodzaj rachunku, który firma sprzedająca towar lub usługi wystawia nabywcy. Faktury może wystawiać zarówno firma Ltd, partnership, jak i Sole Trader (self-employed). Faktura jest dowodem, że doszło do sprzedaży towaru lub usługi i jest dokumentem, który musisz przechowywać przez 5 lat – jeżeli jesteś self-employed – oraz 6 lat od końca danego roku rozliczeniowego, jeżeli jesteś firmą Limited.

Jak wystawić fakturę w Anglii?

Przede wszystkim powiedzmy sobie o elementach, które faktura w Anglii musi koniecznie zawierać.

Dane klienta i kontrahenta

Na fakturze umieść koniecznie dane adresowe swoje, a w osobnej rubryce – klienta; w przypadku kierowcy będzie to najczęściej agencja  pośrednictwa, dla pracujesz. Pamiętaj, by wpisać pełną nazwę firmy swojej oraz firmy, do której dostarczasz usługi czy produkty.

Jeżeli prowadzisz innego rodzaju biznes i Twoimi klientami są nie tylko firmy – fakturę możesz wystawić też osobie prywatnej! W tym wypadku również nie wystarczy tylko imię i nazwisko – potrzebujesz danych, które mogą tę osobę jakoś zidentyfikować, a tu najlepszy będzie adres, dodatkowo może być adres mailowy.

Pamiętaj, że jeżeli jesteś VAT-owcem, faktura musi zawierać Twój numer VAT oraz numer VAT Twojego klienta!

Słowo INVOICE

Tak! Bez słowa „invoice” Twoja faktura może nie zostać uznana przez HMRC za dokument sprzedaży. Pamiętaj, żeby je tam umieścić, najlepiej na samej górze dokumentu. Obok podaj tez koniecznie datę wystawienia dokumentu!

Dane do płatności

Nie zapomnij dać znać swojemu klientowi, w jakiej formie powinien Ci zapłacić oraz – kiedy. Na fakturze umieść więc swoje dane: numer konta w banku i sort code, nazwisko lub – jeżeli jesteś kierowcą- nazwę firmy widoczne na rachunku, nazwę banku.

Termin płatności

Pamiętaj też o terminie! Może to być 7, 14 lub 30 dni. Tak naprawdę to od Ciebie zależy, kiedy chcesz, by klient uregulował płatność, musisz jednak dać mu znać, kiedy upływa jej ostateczny termin.

Cena jednostkowa i cena całkowita

Wystawiając fakturę, np. jako kierowca ciężarówki, musisz podać cenę jednostkową usługi – w tym wypadku stawkę za 1 godzinę Twojej pracy jako kierowca. Następnie musisz podać liczbę przepracowanych dla danej agencji czy firmy godzin i łączną sumę za nie.

Faktura VAT w Anglii

Jeżeli jesteś płatnikiem brytyjskiego VAT (a jako kierowca ciężarówki w UK będziesz!), musisz wyszczególnić VAT na fakturze. Przykładowo, jeżeli Twoja stawka za godzinę wynosi £15, a tygodniowo pracujesz 40 godzin, Twoja faktura będzie opiewać na £600 + £120 VAT (stawka VAT wynosi 20%). Czyli Twoja kalkulacja na fakturze będzie wyglądać tak:

Numer faktury

Numery Twoich faktur powinny następować po sobie kolejno. Czyli jeżeli na przykład: 00056, 00057, 00058, itp. lub 10/345, 10/346, 10/357 itd. Wybierając sposób numeracji pamiętaj, że numery faktur nie mogą się powtarzać! Każdy dokument musi mieć nadany unikalny numer. Jeżeli pominiesz jakiś numer, zanotuj to, byś w razie kontroli wiedział, dlaczego i mógł wytłumaczyć to HMRC. Inaczej urząd ma prawo nawet podejrzewać, że ukrywasz niektóre faktury, by zataić wszystkie dochody.

Jak wystawiać faktury w Anglii?

Najlepiej mieć do tego określony szablon. Bardzo pomocny jest tu program Microsoft Excel, w którym przeróżne formuły możesz ustawić tak, że arkusz wszystko przekalkuluje sam. Musisz tylko wstawić cenę jednostkową i liczbę, w jakiej dany produkt czy usługa zostały dostarczone. Jeżeli chcesz, możesz użyć bardzo prostego szablonu, który pobierzesz za darmo wraz z instrukcją TUTAJ.

Czym różni się faktura w Anglii od faktury w Polsce?

Przede wszystkim jest mniej skomplikowana, podobnie jak większość brytyjskich formalności. Nie musisz się na niej podpisywać ani stawiać pieczątek. Zawiera jedynie informacje konieczne do poprawnego zidentyfikowania transakcji.

Jak przechowywać faktury?

Nie musisz posiadać faktur w wersji papierowej. Jeżeli wystawiasz je swoim klientom jako dokumenty elektroniczne, możesz przechowywać je na dysku swojego komputera lub w „chmurze”, czyli na dyskach internetowych takich jak Dropbox, OneDrive czy nawet Chomikuj.pl. To dobre zabezpieczenie na wypadek, gdyby Twój firmowy komputer uległ uszkodzeniu i nie można było z niego odzyskać plików.

O czym jeszcze pamiętać?

Przede wszystkim o płatnościach! Jako kierowca ze swoją agencją rozliczasz się zapewne tygodniowo, więc ustal sobie konkretny dzień na wysyłanie jej faktur i postaraj się zachować regularność. Pamiętaj, żeby faktury wystawiać zaraz po dostarczeniu produktu czy usługi, by otrzymywać płatności na czas i dzięki temu dbać o swój cash flow, czyli dobry przepływ gotówki w firmie. Jeżeli potrzebujesz pomocy w prowadzeniu księgowości swojej firmy, skontaktuj się z nami!

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK