Blog / Zatrudnianie pracownika w UK – jak to rozegrać i ile to kosztuje?

Masz dużo pracy i przydałby Ci się pracownik? Jednak zastanawiasz się od czego zacząć, a przede wszystkim czy Cię na niego stać? Nie musisz już szukać informacji, poniżej przedstawiamy te najważniejsze na temat zatrudnienia pracownika w UK.

Zatrudnienie pracownika w UK – czy to się opłaca?

Bardzo dużo przedsiębiorców odwleka decyzję o zatrudnieniu pracownika. Najczęstszym powodem są pieniądze – chcą zaoszczędzić, dlatego wszystko robią sami. Jeżeli jesteś w tym gronie zastanów się czy rzeczywiście Ci się to opłaca.

Jako jednoosobowa firma musisz zajmować się wszystkim: obsługą klienta, realizacją zamówień, prowadzeniem dokumentacji przedsiębiorstwa, marketingiem itp. Może się okazać, że tygodniowo pracujesz po 60, a nawet 80 godzin. Jeżeli przeliczysz swoje zyski na stawkę godzinową możesz przykro się rozczarować.

Drugim powodem dlaczego część przedsiębiorców nie chce zatrudniać pracowników to przekonanie, że nikt nie wykona danej pracy tak dobrze, jak oni sami. Ponownie, jeśli jesteś w tym gronie zastanów się, czy rzeczywiście jesteś mistrzem w każdej dziedzinie i masz czas, aby być na bieżąco w kwestiach dotyczących każdego działu Twojej firmy?

Pozostaje jeszcze rozwój firmy. Bez wsparcia dodatkowych osób, a tym samym “uwolnienia czasu”, ciężko Ci będzie wejść na wyższy poziom.

Jeśli masz jedno z powyższych wyzwań, ale nie wiesz jak rozwiązać sytuację lub nie wiesz gdzie popełniasz błędy polecamy Ci KONSULTACJĘ BIZNESOWĄ.

Wracając do tematu. Nie jest odkryciem, że dobry pracownik jest na wagę złota. Tylko jak go znaleźć? Po pierwsze- właściwie przeprowadzony proces rekrutacji, po drugie – dobra umowa i po trzecie – jasne zasady współpracy.

Jeżeli zamiast pracownika zastanawiasz się nad wspólnikiem, koniecznie przeczytaj nasz artykuł “Jak wybrać partnera biznesowego”.

Kosztowny pracownik

Zatrudnienie pracownika w UK powinno być przemyślaną i świadomą decyzją. W innym przypadku może mieć ono przykre konsekwencje. Będą to nie tylko nadszarpnięte nerwy, ale też portfel.

Zatem nie zatrudniaj osoby bez kwalifikacji, a często również bez motywacji, tylko dlatego że wiążą Cię z nią układy koleżeńskie, czy rodzinne. Taki pracownik może długoterminowo kosztować firmę więcej niż przyłożenie się do znalezienia, zatrudnienia i wdrożenia właściwej osoby.

Pisaliśmy o tym też w artykule „Prowadzenie biznesu w UK – 10 rzeczy, które zrobiłbym inaczej 10 lat temu”, a jeśli wolisz oglądać niż czytać zapraszamy Cię do naszego wideo o tym samym tytule.

Ok, a więc jak zrobić to dobrze?

Etap 1 – Rekrutacja

Jeśli myślisz o zatrudnieniu pracownika w UK po pierwsze musisz sobie odpowiedzieć na pytanie kogo potrzebujesz? Jeżeli Twoja odpowiedź brzmi asystentkę, sprzedawcę itp. – to stanowczo za mało. Zastanów się jakie umiejętności i kompetencje, ale też cechy powinien mieć Twój idealny, nowy pracownik. Pamiętaj, że to on często w imieniu Twojej firmy będzie rozmawiał z obecnymi i potencjalnymi klientami.

Dzięki profilowi kandydata łatwiej i szybciej przejdziesz punkt drugi, czyli stworzenie oferty. Czym dokładniej określisz swoje wymagania, tym zwiększasz szanse, że na Twoje ogłoszenie odpowiedzą osoby, których szukasz. Nie zapomnij też napisać kilka słów o swojej firmie i o tym co potencjalny pracownik zyska pracując dla Ciebie – dzięki temu zachęcisz kandydatów.

Postaraj się, aby Twoja oferta miała jak największy zasięg. Dlatego opublikuj ją nie tylko na serwisach z ofertami pracy, ale również na forach i różnych kanałach w mediach społecznościowych (to coraz bardziej popularny sposób poszukiwania pracy i pracownika).

Kolejnym etapem przy zatrudnieniu pracownika w UK jest weryfikacja CV. Tu z pomocą przychodzi stworzony wcześniej profil kandydata. Jeżeli znasz swoje wymagania co do przyszłego pracownika znacznie szybciej przebrniesz przez wszystkie nadesłane aplikacje.

Warto też, dać informację zwrotną osobom, które nie przeszły tego etapu. Wystarczy napisać krótkiego mail, w którym dziękujesz za udział w rekrutacji i podajesz powód dlaczego kandydatura została odrzucona. Dzięki temu budujesz swój wizerunek jako rzetelnej firmy i profesjonalnego pracodawcy.

Po wybraniu konkretnych kandydatów przychodzi pora na rozmowę kwalifikacyjną. Pamiętaj, że to nie tylko pozyskanie informacji od potencjalnych pracowników, ale również zaprezentowanie Twojej firmy jako świetnego miejsca pracy. Nie zapomnij poinformować o zakresie obowiązków i zasadach panujących w Twojej firmie.

Warto również spisać cały proces. Dzięki temu będziesz mieć wzór, który po ewentualnych modyfikacjach zastosujesz przy kolejnym zatrudnieniu pracownika w UK.

Etap 2 – Umowa z pracownikiem

Jeżeli korzystasz z umów znalezionych w sieci to popełniasz duży błąd. Po pierwsze najczęściej są to ogólne, przykładowe dokumenty i mało, który zabezpieczy Twoje interesy. Po drugie nie masz gwarancji, że nie ma w nich błędów, które mogą Cię dużo kosztować.

Dlatego polecamy skorzystać z usług prawnika, który przygotuje dedykowaną pod Twoje potrzeby umowę.

Warto jest również mieć przygotowany tzw. Handbook, czyli spis procedur i zasad obowiązujących w firmie. Oprócz oczywistego ułatwienia wdrożenia pracownika we wszystkie zasady panujące w firmie, dodatkowo się zabezpieczysz. Zawsze jest bowiem ryzyko, że pracownik poda Cię do sądu za brak przeszkolenia na danych sprzęcie lub brak wdrożenia proceduralnego.

Etap 3 – Zatrudnienie pracownika w UK

„Zatrudniaj powoli, zwalniaj szybko” – ten cytat Brada Sugarsa to kwintesencja dobrej polityki przedsiębiorstwa, która przyniesie korzyść Twojej firmie. Pierwszy miesiąc powinieneś poświęcić na wdrożenie pracownika w pracę, procedury i zasady w firmie.

Nie miej do niego pretensji, jeśli zrobił coś źle, jeśli Ty nie poświęciłeś mu ani dnia na wytłumaczenie czegokolwiek. Daj też szansę – czasami trafi Ci się pracownik, który po kilku dniach pełnych oporów i nieporozumień, rozwinie swoje skrzydła i stanie się cegiełką do sukcesu Twojego przedsiębiorstwa.

Strona formalna zatrudnienia pracownika w UK

I tu przechodzimy do księgowych konkretów. Jeśli chcesz zatrudnić pracownika w UK, musisz zarejestrować swoją firmę na PAYE. Rejestracja dotyczy zarówno spółek LTD, jak również self employed. To bardzo ważne, bez wspomnianej rejestracji, nie będziesz mógł wypłacić wynagrodzenia.

A jak płacić pracownikowi? Jeżeli zdecydowałeś się na zatrudnienie pracownika w UK możesz płacić mu na kilka sposobów co:

• tydzień (52 wypłaty w roku)
• dwa tygodnie (26 wypłat)
• cztery tygodnie  (13 wypłat)
• miesiąc (12 wypłat)

Najprostszym rozwiązaniem obok stałej pensji jest oczywiście wypłacanie wynagrodzeń według stawki godzinowej. Wtedy wiesz, że płacisz za faktycznie wykonaną pracę, łatwiej jest też liczyć nadgodziny i urlopy.

W roku podatkowym 2023/2024 stawki minimalnego wynagrodzenia za godzinę wzrosły i wynoszą:

• £10,42 dla pracowników w wieku 23 lat i więcej
• £10,18 dla pracowników w wieku od 21 do 22 lat (włącznie)
• £7,49 dla pracowników w wieku  od 18 do 20 lat (włącznie)
• £5,28 dla młodzieży poniżej 18 lat (ale powyżej wieku obowiązku szkolnego)
• £5,28 dla praktykantów w wieku poniżej 19 lat

Oprócz wynagrodzenia będziesz musiał też uwzględnić dodatkowe wydatki związane z zatrudnieniem pracownika w UK, jak NI czy składki emerytalne.

A co jeśli chcesz zatrudnić pracownika spoza Wielkiej Brytanii? Tu sytuacja jest już bardziej skomplikowana i jeśli chcesz dowiedzieć się więcej odsyłamy Cię do naszego artykułu “Zatrudnienie pracownika spoza UK po Brexit”.

Jaki jest koszt zatrudniania pracownika w UK?

Bardzo powszechne jest przekonanie, że zatrudnianie pracownika w UK to jakiś niewyobrażalny koszt z powodu składek National Insurance. Jednak, dzięki Employment Allowance, zostaną one naliczane dopiero, gdy przekroczą £5 000.

WAŻNE! Możesz skorzystać z ulgi, jeśli zatrudniasz więcej niż jednego pracownika. Więcej na temat wymagań przeczytasz w naszym artykule “Employment Allowance – ulga dla pracodawców w UK”. Powyżej £5 000 (employment allowance) stawka, jaką musisz odprowadzać na NI pracownika wynosi 13,8%.

Do wydatków związanych z zatrudnieniem musisz też zaliczyć potrącenia na dodatkową emeryturę dla Twojego pracownika. Obecnie minimalna łączna składka wynosi 8% wynagrodzenia pracownika, przy czym co najmniej 3% musi pochodzi od Ciebie, jako pracodawcy.

Jak wyglądają przykładowy koszt zatrudnienia pracownika w UK?

Załóżmy, że będziesz płacił swojemu pracownikowi £20 000 rocznie, wtedy na NIC i dodatkową emeryturę wydasz odpowiednio £1 504,20 i £412,80. W sumie pełny koszt zatrudnienia pracownika w UK wyniesie Cię £21 917 rocznie.

WAŻNE! Pamiętaj, że zatrudnienie pracownika w UK to nie tylko wydatek dla Twojej firmy, ale również jej koszt, który obniży kwotę od jakiej naliczany jest podatek. W podanym przez nas przykładzie będziesz mógł w rozliczeniu uwzględnić kwotę £22 053,25.

Jeżeli nie wiesz czy zatrudnienie pracownika w UK Ci się opłaca lub zdecydowałeś się na budowanie zespołu w Twojej firmie i potrzebujesz wsparcia – zgłoś się do nas.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK