Blog / Praca w domu – jak rozliczyć koszty? Część pierwsza: sole trader

Samozatrudnienie jest najbardziej popularną formą własnej działalności gospodarczej, jaką wybierają Polacy w UK. Jednoosobową działalność prowadzą często firmy, dla których najlepszym rozwiązaniem jest praca w domu, a jest wiele takich branż. Można do nich zaliczyć zarówno usługi profesjonalne, jak tłumaczenia, grafikę, czy rękodzieło, jak i fryzjerstwo, usługi kosmetyczne czy małe sklepy internetowe.

Praca w domu wiąże się z oszczędnością na wynajmie pomieszczeń, biur, ale to nie znaczy, że nie jest obciążona kosztami. W kolejnym artykule przybliżymy wam rozliczenia kosztów pracy w domu dla spółek Ltd, ale dziś zajmiemy się samozatrudnieniem, czyli działalnością jako sole trader.

Praca w domu a koszty biznesu

Praca w domu charakteryzuje się przede wszystkim jednym – nie musisz nigdzie jeździć. Odpadają ci więc na pewno koszty transportu. Są za to inne, na przykład mieszkanie. Wydaje się to dziwne, bo przecież często prowadzimy firmę w domu żeby zaoszczędzić na kosztach wynajmu biura czy warsztatu. Przecież i tak musielibyśmy płacić czynsz, a nie płacimy ekstra, więc gdzie tu koszt? Jednak brytyjski urząd skarbowy patrzy na to inaczej.

Jeśli z pomieszczenia (lub pomieszczeń) w swoim domu korzystasz w celach biznesowych, to część kosztów utrzymania domu, możesz wliczyć w koszty firmy. Jak to zrobić? Zacznijmy od tego, jakie rodzaje kosztów ponosisz, wykonując pracę z domu.

Czynsz

Jeśli pracujesz z domu, to na pewno masz do pracy przeznaczone przynajmniej jedno pomieszczenie. Dajmy na to, że mieszkasz w standardowej wielkości brytyjskim domu – trzy sypialnie, kuchnia i salon. W sumie pięć pomieszczeń użytkowych (bo na potrzeby tych kalkulacji nie wliczamy łazienek i korytarzy). Tak więc jedno z pięciu pomieszczeń w twoim domu jest przeznaczone na działalność twojej firmy – to 20% pomieszczeń użytkowych. Jeśli więc czynsz za twój dom wynosi £600, wtedy jego przydział na to pomieszczenie to £120.

Czy to dokładna kalkulacja? Oczywiście, że nie. Ale wystarczająca – HMRC nie przyjdzie do twojego domu wymierzać dokładnej przestrzeni twojego pomieszczenia ani wyliczać ci godzin. Dopóki twoje koszty mieszczą się w rozsądnych ramach i są podparte uczciwą kalkulacją, możesz spokojnie ująć je w rozliczeniu.

A jeśli mam dom na kredyt i nie płacę czynszu?

Jeśli spłacasz kredyt na dom, w którym masz swoje biuro, to również jest twój stały koszt. Tę samą kalkulację co do czynszu, zatosuj do spłaty odestek kredytu. Ale uwaga! Nie wliczając w to głównej raty, mówimy tylko o odsetkach.

Rachunki

Jedynym rachunkiem, kórego nie możesz odliczyć jako koszt pracy w domu jest woda. Dlaczego? Twoje zużycie wody na zrobienie sobie kawy jest zbyt małe by być kosztem biznesu. A jeśli prowadzisz działalność wymagającą dużego zużycia wody– musisz od firmy ją dostarczającej wziąć osobny rachunek na biznes. Natomiast już rachunki za ogrzewanie i elektryczność są częściowo kosztami twojego biznesu. Praca w domu wciąż wymaga przecież dostępu do prądu, a pracować musisz w ogrzewanym pomieszczeniu.

Ogrzewanie i prąd

Pozostańmy przy kalkulacji opartej na pięciu pokojach. Ustaliliśmy już, że pokój, w którym pracujesz to 20% pomieszczeń użytkowych twojego domu. Ponownie przemnóż więc swój rachunek przez 20% – taką właśnie proporcję możesz odliczyć od rachunku za gaz, elektryczność oraz (uwaga, uwaga!) council tax.

Internet i telefon

Tam, gdzie jest praca w domu, tam przeważnie niezbędny jest internet. Jednak kalkulując koszty biznesu, musisz wziąć pod uwagę, ile realnie korzystasz z internetu w celach biznesowych, a ile prywatnie. Jeśli 50% twojego czasu spędzonego na korzystaniu z internetu to sprawy firmowe, to 50% rachunku możesz podliczyć jako koszty.

Trochę inaczej ma się sprawa z rachunkiem za telefon. Jeśli masz osobny telefon firmowy – świetnie! Cały rachunek za niego jest twoim kosztem. Jesli jednak korzystasz z prywatnego telefonu również w celach biznesowych, musisz posłużyć się billingiem.

Koszty napraw w domu

Tu sprawa jest prosta i dość logiczna. Jeśli naprawy mają miejsce w pomieszczeniu, z którego korzystasz pracując (na przykład wymiana okna), wtedy całość kosztu naprawy możesz zaliczyć do kosztów biznesu. Jeśli dotyczą one jakiejkolwiek innej części domu, niezwiązanej z firmą, jest to twój prywatny koszt. Nie możesz go wtedy uwzględnić w rozliczeniu podatkowym.

Natomiast jeśli naprawy dotyczyły części domu, która ma wpływ na cały budynek, łącznie z twoim pomieszczeniem (dach, instalacja elektryczna), wtedy korzystasz z tej samej kalkulacji, której użyłeś wcześniej do obliczenia czynszu.

Uproszczone koszty

Jeśli twoje koszty są stosunkowo niewielkie, to zamiast kalkulować dokładnie, ile i za co, możesz użyć uproszczonej kalkulacji kosztów. Kiedy zachodzi taka sytuacja? Jeśli na przykład twój biznes nie zabiera ci wiele czasu. Powiedzmy, pracujesz w każdy dzień roboczy przez pół dnia albo tylko dwa dni w tygodniu. Wtedy twoje koszty będą niewielkie i dokładne ich obliczenie będzie kosztować cię więcej pracy, niż to warte.

HMRC narzuca stałą miesięczną stawkę, która zawiera w sobie wszystkie koszty. Jeśli wybierzesz ten sposób rozliczenia, wtedy do tych stawek nie dodajesz juz żadnych rachunków związanych z pracą w domu.

W uproszczonej kalkulacji kwoty kosztów będą zależne od tego, ile czasu zajmuje ci praca w domu. W tabelce poniżej przedstawiamy, jak są one ustalone:

Pamiętaj, że kiedy rozliczasz czynsz i opłaty jako koszty firmy, na wszystko to musisz mieć rachunki. Dotyczy to zarówno pokwitowań za czynsz, jak i rachunków za prąd, gaz, czy internet.

Mamy nadzieję, że udało nam się przybliżyć ci nieco koszty związane z pracą w domu. Pamietaj, że chociaż HMRC nie wpadnie do ciebie do domu żeby skontrolować zużycie prądu, to musisz podać wiarygodne kwoty. Jeśli nie wiesz, jak jak to zrobić, napisz do nas koniecznie!

Aby być na bieżąco w sprawach podatkowych i księgowych, regularnie sprawdzaj naszą stronę lub najlepiej zapisz się do newsletter.

Z poważaniem

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK