Blog / Praca w domu – jak rozliczyć koszty jeśli biuro firmy mieści się w pokoju

Pracujesz z domu? Dobrze wiesz, że to wygoda i oszczędność. Nie tracisz czasu na dojazdy, a biuro masz zawsze pod ręką. Ale czy wiesz, że praca w domu pozwala też obniżyć kwotę od jakiej naliczany jest podatek? Wystarczy, że rozliczysz koszty zgodnie z zasadami HMRC na rok 2025/2026.

Praca w domu – kiedy możesz rozliczyć koszty

Jeśli prowadzisz firmę w Wielkiej Brytanii i wykonujesz obowiązki z domu, możesz uwzględnić część rachunków jako koszty firmowe. To rozwiązanie dostępne zarówno dla samozatrudnionych, jak i dla dyrektorów spółek limited.

HMRC uznaje prawo do odliczenia, jeśli Twój dom faktycznie służy działalności. Nie musisz mieć osobnego biura, ale praca w domu musi być regularna i uzasadniona. Wystarczy, że wykorzystujesz część mieszkania do prowadzenia biznesu — na przykład do spotkań online, fakturowania czy pracy przy komputerze.

Nie możesz jednak rozliczyć wszystkiego. HMRC jasno określa, że odliczyć możesz tylko te wydatki, które są związane z działalnością gospodarczą. A jak to zrobić?

Dwie metody rozliczenia kosztów

Pierwsza opcja (tylko sole traders) to metoda uproszczona. HMRC ustala z góry stawki miesięczne w zależności od liczby godzin spędzonych na pracy w domu. I tak:

• przy 25–50 godzinach miesięcznie możesz odliczyć £10
• jeśli pracujesz 51–100 godzin miesięcznie – £18
• powyżej 101 godzin miesięcznie – £26.

To najłatwiejszy sposób, bo nie musisz dzielić rachunków ani prowadzić dokładnych obliczeń. Wystarczy, że zapiszesz, ile godzin miesięcznie poświęcasz na pracę w domu. Dla dyrektorów spółek limited i pracowników stawka wynosi £6 tygodniowo, czyli około £312 rocznie.

Druga metoda to rozliczenie rzeczywistych kosztów. W tym przypadku obliczasz, jaka część wydatków faktycznie dotyczy Twojej działalności. Uwzględniasz rachunki za energię, internet, ubezpieczenie, czy podatek lokalny (Council Tax). To rozwiązanie wymaga więcej obliczeń, ale często pozwala odliczyć wyższą kwotę.

Co możesz odliczyć?

Praca w domu wiąże się z kosztami, które możesz wliczyć w wydatki firmowe. Najczęściej są to prąd, gaz, woda, internet i telefon. Jeśli część domu służy Ci do pracy, możesz odliczyć także proporcję czynszu.

Do kosztów możesz też dodać sprzęt, z którego korzystasz wyłącznie w pracy: biurko, krzesło biurowe, czy drukarkę.

Pamiętaj, nie możesz odliczyć wydatków prywatnych. Obejmuje to remont całego mieszkania, zakupy do kuchni czy abonament telewizyjny. HMRC zwraca uwagę, że tylko wydatki poniesione „wholly and exclusively” dla celów firmowych można uznać za koszt działalności.

Jak rozliczyć pracę w domu krok po kroku

Najpierw określ, ile godzin miesięcznie spędzasz na pracy w domu. Jeśli pracujesz mniej niż 25 godzin, lepszym rozwiązaniem może być metoda rzeczywistych kosztów. Przy większej liczbie godzin – uproszczona metoda często jest prostsza.

Następnie zdecyduj, którą metodę wybierasz. W przypadku metody rzeczywistej zbierz rachunki i oblicz proporcję, jaka przypada na działalność. Możesz użyć liczby pokoi, metrażu lub czasu pracy – ważne, by proporcja była uzasadniona.

Na koniec wprowadź dane do swojej księgowości. Jeśli jesteś self employed, wpisujesz je w Self Assessment. Jeśli prowadzisz spółkę limited – w rozliczeniu spółki. W obu przypadkach zachowaj faktury i rachunki, bo HMRC może poprosić o dowody.

A jak mogłoby takie rozliczenie wyglądać w praktyce?

Załóżmy, że jesteś samozatrudniony i przez cały rok pracujesz w domu. Wykorzystujesz jeden pokój z czterech przez 6 godzin (w sumie pokój jest używany 12h), a Twoje roczne rachunki za energię, internet i ubezpieczenie wynoszą £2400. W takim przypadku możesz odliczyć £300 (25% z całości, czyli czyli £600 x50%).

Jeśli zamiast tego wybierzesz metodę uproszczoną maksymalnie w skali roku £312. Widać więc, że przy większych wydatkach metoda rzeczywistych kosztów jest korzystniejsza.

Niezależnie od wybranej metody, pamiętaj o dokumentacji. HMRC nie wymaga faktur za każde wykorzystane gniazdko, ale warto mieć rachunki i notatki z obliczeń. Dzięki temu w razie kontroli nie będziesz mieć problemu z uzasadnieniem kwot.

Praca z domu – o czym warto pamiętać

Rozliczaj tylko te koszty, które rzeczywiście dotyczą Twojej pracy w domu. Jeśli korzystasz z pokoju również prywatnie, uwzględnij proporcję. HMRC dopuszcza częściowe odliczenia, o ile są logiczne i udokumentowane.

W przypadku spółki limited możesz podpisać umowę najmu między sobą a firmą. To pozwala oficjalnie rozliczać wydatki ponoszone na biuro w domu i uniknąć problemów przy kontroli. Warto jednak skonsultować to z księgowym, by poprawnie określić stawki i zapisy.

Pamiętaj też, że jeśli korzystasz z domu wyłącznie do celów biznesowych, może to wpływać na opodatkowanie przy sprzedaży nieruchomości. Dlatego HMRC zaleca, by zawsze pozostawić część domu do użytku prywatnego.

A jeśli masz pytania zapraszamy Cię na konsultację księgową. W jej trakcie wyjaśnimy wszystkie podatkowe niejasności.

Pozdrawiamy

Zespół SN Accounts

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK