Blog / Jak dobry system kasowy może pomóc Ci zwiększyć zyski w sklepie

Tydzień temu pisaliśmy o polskim sklepie, a dokładniej – jak otworzyć polski sklep. Dziś chcemy Wam opowiedzieć o tym, jak zadbać o jego finanse poprzez kontrolę pieniędzy, które wchodzą, wychodzą z firmy, a także tych, które „siedzą” w jego magazynie.

Jeżeli czytaliście nasze poprzednie artykuły na temat polskich sklepów, to wiecie, że statystyczny polski sklep nie jest w stanie określić swojej sprzedaży i nie prowadzi dokładnej ewidencji strat. O ile z miesiąca na miesiąc może to nie zrobić wielkiej różnicy, o tyle dla kogoś, kto chce swój biznes poprowadzić z głową, monitorowanie, dokąd idą pieniądze i jakie są zwroty, jest kluczowe. W końcu po to prowadzimy sklep, żeby na nim zarabiać, a nie tylko wychodzi na plus, jaki by one nie był.

Żeby pokazać Wam, jak istotna jest ta ewidencja, skonsultowaliśmy się z Adrianem Rakoczy, właścicielem firmy Software Retail, który zajmuje się wdrażaniem systemów kasowo-magazynowych do polskich sklepów i restauracji w UK. Objaśni Wam, jak dobry system kasowo-magazynowy może zmaksymalizować Wasze zyski w sklepie.

Adrian, na czym w ogóle polega wdrożenie systemu i dlaczego mówisz, że jest to cały proces?

Przede wszystkim, oprogramowanie to jedna sprawa. To tak naprawdę wierzchołek góry lodowej. Są różne oprogramowania i systemy kasowe, ale są one zupełnie bezużyteczne, jeżeli nie są używane we właściwy sposób. To jednak zależy już od pracowników sklepu. Dlatego właśnie wdrożenie dzielimy na etapy.
Zadaj pytanie

Czy dla polskiego sklepu nie wystarczy kupić kasy z jakimkolwiek oprogramowaniem z Polski?

Sam system czy sprzęt to tylko elementy wspierające zarządzanie. Jeżeli klient chce sam zakupić urządzenia – dla nas to nie problem. Wyzwaniem jest sama usługa, doradztwo oraz wdrożenie.

Jeżeli nasz system kiedykolwiek się zawiesi czy coś przestanie w nim działać, po prostu przyjedziemy i go naprawimy. Prawidłowo wdrożony system powinien się rozwijać się wraz ze sklepem – czasami wymagane są aktualizacje lub zmiany, dodawanie nowych funkcji. W wypadku awarii potrzeba więc konsultanta na miejscu. Tego niestety nie zapewni ci firma, która jest gdzieś, tam. Podobnie wygląda to z kupowaniem samej kasy z jakimkolwiek systemem. Jeżeli kupisz kasę od nieautoryzowanego dystrybutora, to kto ci ją zaprogramuje i będzie serwisował, naprawiał? Niektórzy klienci nie myślą o tym w momencie kupna, a potem okazuje się, że obsługa zdalna nie przynosi oczekiwanych rezultatów i jest po prostu niewystarczająca. To jeszcze jeden przypadek, w którym opłaca się raz wydać więcej, żeby nie wydać potem jeszcze więcej na raty.

Często zmieniasz systemy w sklepach, gdzie były wcześniej inne?

Tak, to się często zdarza, ale to wynik tylko jednego – Polacy nie mają, gdzie o wiele rzeczy zapytać. Nie mają możliwości, żeby usiąść z kimś, kto od A do Z przeanalizuje profil ich firmy i dostosuje system kasowy do ich potrzeb. Dlatego często sięgają po rozwiązania z Polski. A potem wracamy do punktu wyjścia, czyli – co z obsługą techniczną?
Zadaj pytanie

W czym pomaga taki system?

Przede wszystkim, właściciel sklepu widzi, co faktycznie dzieje się w jego sklepie, jeżeli chodzi o finanse. W większości sklepów właściciele, jeśli odnotowują straty albo niższą sprzedaż, nie przyglądają się, jak i dlaczego ona spada. Tymczasem nasz system kasowy na to pozwala, tylko że trzeba pokazać każdemu użytkownikowi, jak odczytywać z niego dane i jak je rozumieć. Tu jest kolejny etap wdrożenia, czyli wsparcie już po uruchomieniu systemu, czym również się zajmujemy w ramach wdrożenia produktu. To rozwiązuje wiele problemów dla naszych klientów, ponieważ wiedzą, że z żadnym problemem technicznym nie zostaną na lodzie.

Ale jeżeli przypatrzymy się poszczególnym funkcjom systemu, możemy wyróżnić kilka, które są najbardziej pomocne dla właścicieli sklepów.

Funkcje związane z magazynem – tu możesz zobaczyć:

• Który towar najdłużej zalega. To pomoże Ci zaplanować sprzedaż, a być może podjąć decyzję, czy dalej go sprowadzać.
• W którym towarze masz zamrożone najwięcej gotówki, a nie może się sprzedać
• Który towar ma najmniejszą rotację, czyli najwolniej się sprzedaje

Choć sam program ma w sobie mnóstwo zdefiniowanych zestawień to warto nadmienić, że możemy kreować dowolne raporty wg potrzeb klienta.

Jednym z ważniejszych raportów, który cenią sobie właściciele sklepów to raport ze strat, który wyszczególnia zarówno produkty, na których ponosisz straty (np. z powodu zniszczeń lub upływających terminów ważności), jak i całkowitą ich wartość. Taki raport możesz wygenerować dla danego tygodnia, miesiąca lub roku.

Zanim coś jednak stanie się stratą, możesz to oczywiście jeszcze spróbować sprzedać, obniżając ceny. I tu ponownie, jesteś w stanie prześledzić, który towar musisz często sprzedawać np. za pół ceny i konsekwentnie, tym sposobem najszybciej wyeliminujesz chybione inwestycje.

Jakie jeszcze raporty generuje Wasz system?

Tu mogę wyliczać w nieskończoność, ale podam tylko kilka najbardziej przydatnych funkcji.

W ciągu najbliższego kwartału uruchamiamy również nową funkcję, która pozwala porównać dostawców według cen (np. porównując raporty zakupów) i wybrać najlepszą opcję zaopatrzenia twojego sklepu. Jedną z dość fajnych funkcji jest też raport obłożenia stanowisk kasowych według godzin. To pozwala Ci zidentyfikować dokładnie, w których godzinach jest w sklepie największy ruch, a dzięki temu dostosować grafiki pracowników. Możesz też podejrzeć przychód sklepu godzina po godzinie, liczbę transakcji czy zawartość koszyka. Jeżeli mamy dużą ilość transakcji, ale obrót nas nie zadowala, wiemy wtedy, że musimy podnieść średnią wartość koszyka zakupowego.

Co pozwala natomiast optymalizować zyski to zestawienie marż na danych produktach. Dzięki tym raportom nawet początkujący właściciel sklepu będzie w stanie szybko obliczyć, które produkty są dla niego bardziej opłacalne. Taka wiedza pozwala podejmować lepsze decyzje zakupowe, gdy wiemy, na których produktach realnie zarabiamy więcej. Ale nie tylko – system sam podpowiada nam, na których produktach mamy zbyt małą marżę!
Zadaj pytanie

Na czym najwięcej mogą zyskać właściciele sklepów?

Przede wszystkim, najlepiej zarabiającym na siebie towarem jest mięso, ale jest ono oczywiście również najdroższe. W naszym oprogramowaniu waga etykietująca działa w tym samym systemie, co kasa. Po nabiciu towaru na kasę sprzedana gramatura jest więc zapisywana w systemie i potem można wygenerować z niej raport. Jednym słowem – przy programowanych przez nas ustawieniach, system kasowy całą pracę wykonuje za pracowników, bo wszystko jest zautomatyzowane. Dzięki panelom szybkiej sprzedaży nie ma mowy o jakichś karteczkach z kodami i cenami przyklejonymi na kasie.
Zadaj pytanie

Możesz podać przykład takiego zastosowania systemu?

Pamiętam, że wspomnieliście kiedyś o polskich sklepach sprzedających tzw. „bigosowe”. Normalnie wygląda to tak, że wrzuca się do gara jakieś resztki wędlin, wycenia £2 za kilogram i cześć. Tymczasem w systemie, który oferujemy, możesz to bigosowe „skomponować” i wtedy widzisz wyraźnie, co wchodzi w jego skład, o jakiej wartości jest to towar, jakiej cenie. Jeśli nie sprzedałeś go za 8 tylko za 2, to już widzisz, ile nie zarobiłeś i widzisz też, jaką rzeczywistą stratę odnotowałeś.

Zobaczmy to na realnym przykładzie:

Sklep sprzedał 10kg „bigosowego” i zarobił £20 – potencjalnie. Kiedy uwzględnimy, jakie ścinki wchodziły w skład mieszanki, okazuje się, ze w cenach zakupu właściciel zapłacił za to £24. 

Czyli z jednej strony udało się zmniejszyć stratę. Z drugiej, można jeszcze coś zrobić, by te straty zmniejszyć.

Ale jest też jeszcze inna rzecz – jeśli system jest prawidłowo skonfigurowany możesz zidentyfikować produkty, które notorycznie gorzej się sprzedają i dzięki temu lepiej zainwestować swoje pieniądze.
Zadaj pytanie

Co ze szkoleniem?

I tu właśnie jest najważniejszy punkt całego wdrożenia. Jedną z bolączek ludzkiej natury jest siła przyzwyczajeń i to właśnie te przyzwyczajenia najtrudniej zmienić. Samo oprogramowanie to „pikuś”, ale przekonać wszystkich pracowników, by korzystali z jego funkcji to zupełnie inna sprawa. Jednak i na to nasz system kasowy ma sposoby. Przykładowo, możemy tak ustawić oprogramowanie, że pracownik nie da rady sprzedać towaru czy wprowadzić go do ewidencji strat bez przejścia przez prawidłowy proces. Po prostu nie pozwoli mu na to sam program.
Zadaj pytanie

Taki sposób na opornych!

To nie jest nawet opór, to po prostu nawyki, które trzeba wykorzenić, żeby skorzystać z systemu, na który przecież wydało się pieniądze. Bo po co inwestować w oprogramowanie, jeśli nie korzystamy z ułatwień, na które nam pozwala?
Zadaj pytanie

Czy systemy kasowe instaluje się tylko w dużych sklepach?

Absolutnie nie. System kasowy powinien być tam, gdzie jest taka potrzeba. Najmniejszy sklep w jakim instalowaliśmy system to było 1 stanowisko kasowe z małą wagą; sklep był bez zaplecza czy magazynu. Właściciel wdrożył tam system, wrócił do Polski i spokojnie nadzoruje pracę sklepu. Wdrażamy też systemy w dużych sieciach. Wielkość tutaj nie ma znaczenia. Kluczowa jest potrzeba klienta.  
Zadaj pytanie

A jaka jest rola Twojej firmy, kiedy już zainstalujecie oprogramowanie?

Przede wszystkim przez pierwsze tygodnie czuwamy nad całym procesem. Nie oznacza to, że jesteśmy w sklepie cały czas, ale kontaktujemy się z właścicielem sklepu i dostarczamy obsługę dla nowego systemu. Taki proces trwa kilka tygodni i przez ten czas często dostajemy maile czy telefony, ale to właśnie dlatego nasi klienci decydują się zakupić od nas te systemy. Wiedzą, że będą mogli liczyć na naszą pomoc i wsparcie techniczne, jeżeli cokolwiek będzie się działo. Oprócz świetnego produktu dostają więc niezawodną obsługę, a nasza firma – klienta zadowolonego z nowych możliwości.

Z poważaniem

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK