Blog / Rozliczanie faktur na Amazon – o czym warto pamiętać

Rozliczanie faktur na Amazon to coś, o co warto zadbać. Da Ci możliwość spokojnego prowadzenia firmy i zwiększania zysków dzięki sprzedaży na międzynarodowych rynkach. A wystarczy tylko przestrzegać kilku zasad. Jakich? Sprawdź poniżej.

Amazon stosuje w ostatnim czasie nowy, rygorystyczny proces weryfikacji faktur. Częściej, niż kiedykolwiek wcześniej, prosi sprzedawców o faktury od swoich dostawców. Jak przez to przejść? Poznaj 7 kroków opracowanych przez zespół Makinta, dzięki którym rozliczanie faktur na Amazon będzie dla Ciebie tylko formalnością.

Kontrole na 120 procent!

Amazon bardzo skrupulatnie podchodzi do kontroli. Gdy dostaje fakturę nie tylko się jej uważnie przygląda, ale też archiwizuje i dobrze weryfikuje! Dzwoni, wysyła e-maile, sprawdza dane, strony internetowe, druki. Żeby tę kontrolę przejść nie wystarczy przedstawić jakikolwiek druk. Faktura, na przykład faktura VAT na Amazon, musi spełniać konkretne standardy Amazon.

Z całą pewnością Amazon będzie żądać faktur jeśli pojawią się reklamacje dotyczące jakości sprzedawanych przez Ciebie produktów, albo skargi dotyczące ich autentyczności czy pozycji niezgodnych z opisem. Nie unikniesz też weryfikacji jeśli pojawią się problemy związane z kondycją produktu, dotyczące np. tego, czy to co sprzedajesz funkcjonuje jako „używane jako nowe”. Wtedy kontrolę z Amazon masz jak w banku!

Za co jeszcze mogą grozić Ci kary na Amazon? Przeczytaj nasz artykuł – Zablokowanie konta na Amazon – jak tego uniknąć?

Jak przejść rozliczanie faktur na Amazon?

Najważniejsze: nie dawaj możliwości ich odrzucenia i nie poddawaj w wątpliwość legalności dostawców. Pamiętaj, że zła dokumentacja łańcucha dostaw może oznaczać nie tylko blokadę aukcji. Jeśli podczas kontroli okaże się, że podobne problemy miałeś w przeszłości, całe Twoje konto sprzedażowe może być zagrożone! Najlepsze rozwiązanie, to mieć wszystkie dokumenty pod ręką zanim jeszcze Amazon o nie poprosi. Rozwiązanie wręcz idealne – to gotowe listy autentyczności dostawcy wystawiane na papierze firmowym.

Pamiętaj przy tym, że osoby prowadzące dochodzenie w Amazon zadzwonią i sprawdzą online, czy Twoi dostawcy są legalni. Mogą wysyłać e-maile, ale w większości przypadków próbują kontaktować się z nimi osobiście. Powinieneś im zatem ułatwić sprawę i wskazać bezpośrednie numery telefonu do dostawców, z którymi współpracujesz. Wykażesz cenną dobrą wolę.

7 kroków, które pozwolą Ci na prawidłowe rozliczanie faktur na Amazon

1. Oferuj produkty kupione nie dawniej, niż rok temu

Sprawdzaj, kiedy kupiłeś swoje produkty. Jeśli masz to, co Amazon uzna za „starzejące się zapasy” w FBA, będziesz musiał je usunąć. Generalnie w Amazon faktury starsze niż rok nie są akceptowane. Zatem posiadanie zapasów powyżej 365 dni jest ryzykiem. Jeśli będzie chodzić o jeden ASIN (Amazon Standard Identification Number, czyli numer identyfikacyjny produktu), firma prawdopodobnie nie usunie całego Twojego konta. Ale planuj więc zaopatrzenie z głową.

2. Faktura – pełna, staranna i jasna

Rozliczanie faktur na Amazon zaczyna się od ich analizy. A to oznacza, że dokumenty muszą być czytelne. Nie możesz dostarczać rozmazanych, źle zeskanowanych plików pdf czy nieostrych zdjęć zrobionych smartfonem. Faktury, zwłaszcza faktura VAT na Amazon, muszą wyglądać profesjonalnie. Upewnij się więc, że logo Twoje albo Twojego dostawcy jest wyraźne, a kolory pasują do tego, co jest prezentowane na stronie internetowej marki.

Nieostre logo, umieszczone w niewłaściwym miejscu, wyglądające jakby zostało zmienione czy przeniesione, może już wywołać obawy, że sam dokonałeś zmian w dokumencie. A ostatnią rzeczą, jakiej byś chciał jest to, by Amazon podejrzewał, że fałszujesz faktury.

3. Nigdy nie używaj odręcznych faktur

Nigdy nie wysyłaj Amazonowi faktury przygotowanej odręcznie i kropka! Jeśli Twój dostawca wyśle Ci jakikolwiek dokument napisany odręcznie, w relacjach z Amazon nie będziesz mógł tego wykorzystać. Wtedy poszukaj nowego dostawcy, albo przekonaj starego, że musi wystawiać drukowane faktury.

4. Wpisz odsyłacz do strony internetowej dostawcy

W związku z kontrolami Amazon Twój dostawca musi teraz zamieszczać na wystawianych fakturach link do swojej strony internetowej. Zespoły ds. jakości produktów Amazon nie nalegały na to jeszcze w 2017 roku. Teraz chcą mieć na fakturze adres URL. Pomaga im to uniknąć sytuacji, w której nie mogą zweryfikować dostawcy. Zatem każda faktura VAT na Amazon powinna mieć, prócz danych kontaktowych, także link.

5. Wszystkie adresy muszą pasować do siebie

Chcesz bez problemu przejść rozliczanie faktur na Amazon? Upewnij się, że Twój adres na fakturach jest dokładnie taki sam, jak adres w Seller Central. Amazon uwielbia odrzucać faktury, jeśli jest tam stary lub niewłaściwy adres. Adresy dostawców też muszą być zgodne z tym, co śledczy znajdą wyszukując dane online. Jeśli będzie inaczej, odrzucą fakturę jako „nieweryfikowalną”.

6. Profesjonalna strona internetowa

Upewnij się, że Twój dostawca ma profesjonalną stronę internetową. Nie może być „w budowie” albo przekierowywać na jakąś ogólną stronę docelową. Chodzi o to, by pracownicy Amazon prowadzący weryfikację, byli w stanie sprawdzić wszystkie informacje o tym, skąd pochodzą Twoje towary. Dlatego dostawcy, którzy nie mają żadnej strony internetowej, muszą zostać usunięci z Twojego łańcucha dostaw. Jakakolwiek działalność gospodarcza bez strony internetowej, nawet legalna, nie będzie uznawana za legalną przez Amazon.

7. Sprzedawaj tyle towaru, na ile masz dokumentację

Tu najlepszy będzie przykład. Wystawiasz przez Amazon określony model aparatu fotograficznego i można u Ciebie kupić 20 sztuk tego towaru. Musisz mieć fakturę na co najmniej 20 takich aparatów od Twojego dostawcy. Jeśli ilość sprzedanych na Amazon aparatów przewyższy ich liczbę z faktur, Amazon odrzuci je i nie wyrazi zgody na przyszłe wpisy. Sprawdź zatem, czy w razie potrzeby jesteś w stanie dostarczyć wystarczającą ilość faktur na towary z co najmniej 90 dni sprzedaży.

Ważne! Zapamiętaj

Korzystasz z Amazon – bądź na bieżąco z tym, jakie reguły gry w nim panują. Jeżeli masz na nim konto, to śledź zmiany i wymagania dotyczące sprzedawców! A jeśli potrzebujesz profesjonalnej pomocy przy tworzeniu oferty na Amazon? Skontaktuj się z firmą Makinta!”

Nie zapominaj też, że my rejestrujemy na VAT. Jeśli zatem działasz w UK i potrzebujesz pomocy księgowej – przyjdź do nas. W kwestii tak ważnej, jak finanse nie warto ryzykować!

Tekst stworzony wspólnie z firmą Makinta.