Blog / Obowiązki pracodawcy w UK – wszystko, co musisz wiedzieć

Zatrudnienie pierwszego pracownika to duży krok, który wymaga przygotowania i spełnienia wielu formalnych wymogów. Musisz zarejestrować się jako pracodawca, prowadzić payroll, zapewnić zgodność z prawem pracy i zadbać o bezpieczeństwo. To fundament, na którym budujesz odpowiedzialne miejsce pracy i – najważniejsze realizujesz najważniejsze obowiązki pracodawcy w UK, czyli działasz zgodnie z brytyjskim prawem.

Artykuł przygotowany z HR Consultant z AS Consulting. Coaching. HR. Career

Rejestracja jako pracodawca i przygotowanie do zatrudnienia

Aby legalnie zatrudnić pracownika, musisz zarejestrować się jako pracodawca i uzyskać numer PAYE. Rejestrację musisz wykonać jeszcze przed pierwszą wypłatą. PAYE pozwala odprowadzać podatek i składki, a bez tego nie wygenerujesz poprawnych payslipów. To podstawowy krok, który otwiera listę wymogów, jakie obejmują obowiązki pracodawcy.

Po rejestracji w PAYE musisz prowadzić payroll. Możesz korzystać z oprogramowania lub obsługi księgowej, aby wyliczać podatek, składki oraz przygotowywać raporty dla HMRC. Jako pracodawca odpowiadasz też za poprawne przechowywanie danych pracowników i dostosowanie procedur do przepisów.

Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule “Co to jest payroll, PAYE i payslip – czyli rozliczenie pracowników w pigułce”. A jeśli potrzebujesz wsparcia przy rejestracji lub chcesz delegować rozliczanie pracowników zgłoś się do nas. Za Ciebie zajmiemy się wszystkimi formalnościami.

Pamiętaj też o obowiązkowej emeryturze pracowniczej, o niej więcej przeczytasz w artykule “Workplace Pension – dodatkowa emerytura w UK i obowiązek pracodawcy”.

Obowiązki pracodawcy w UK – dokumenty i formalności przed rozpoczęciem pracy

Przed pierwszym dniem pracy musisz potwierdzić, że pracownik ma prawo do pracy w UK. Right to Work check jest obowiązkowy i wymaga weryfikacji dokumentów. To zabezpiecza Cię przed karami i nie może zostać pominięte. Sprawdzenie wykonujesz zawsze, niezależnie od stanowiska.

Kolejnym elementem są pisemne warunki zatrudnienia. Written statement powinno obejmować stawkę, godziny pracy, zasady urlopów i okres wypowiedzenia. Do tego dochodzi ochrona danych. Zbierasz tylko informacje niezbędne, przechowujesz je bezpiecznie i usuwasz, gdy przestają być potrzebne. Te działania są częścią tego, co określamy jako obowiązki pracodawcy. Jeśli nie posiadasz gotowego written statement lub umowy zgodnej z Employment Rights Act 1996,  AS Consulting może przygotować dokument dopasowany do Twojej firmy.

Ubezpieczenia i obowiązki związane z bezpieczeństwem

Każdy pracodawca musi posiadać Employer’s Liability Insurance z minimalnym pokryciem 5 milionów funtów. Certyfikat powinien być dostępny dla pracowników. Brak polisy wiąże się z wysokimi karami, dlatego stanowi kluczowy punkt na liście obowiązków.

Musisz też zadbać o bezpieczeństwo w miejscu pracy. To oznacza ocenę ryzyka, wdrożenie procedur i regularne szkolenia. Pracownicy powinni znać zasady, a środowisko pracy musi spełniać wymogi Health & Safety. Ten obszar silnie wpływa na to, jak realizujesz codzienne obowiązki pracodawcy.

Obowiązki pracodawcy w UK to także umowa, wynagrodzenie i zasady wypłaty

Pracownik musi otrzymywać pensję zgodną z National Minimum Wage lub National Living Wage. Każda wypłata wymaga przesłania payslipu, który pokazuje odliczenia i pełne zestawienie wynagrodzenia. Brak payslipu jest traktowany jako naruszenie prawa.

Musisz też zadbać o prawidłowy czas pracy, urlopy i przerwy. Ten zestaw zasad tworzy podstawę relacji pracodawca–pracownik. Zaniedbania mogą prowadzić do roszczeń i problemów prawnych, dlatego warto regularnie sprawdzać przepisy.

Równe traktowanie i ochrona danych

Każdy pracownik ma prawo do równego traktowania. Niedopuszczalna jest dyskryminacja ze względu na płeć, wiek, pochodzenie czy przekonania. To standard, który musisz realizować i egzekwować. Ten obowiązek dotyczy każdej firmy, niezależnie od wielkości.

Ważna jest również ochrona danych zgodnie z GDPR. Dane HR-owe muszą być przechowywane bezpiecznie, z ograniczonym dostępem i wykorzystywane tylko w celach związanych z zatrudnieniem. Pracodawca ma także obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres do sześciu lat po zakończeniu zatrudnienia.

Jeśli nie masz pewności, jak prawidłowo wdrażać procedury związane z przechowywaniem lub usuwaniem danych, możesz skonsultować się z AS Consulting.

Dlaczego warto znać swoje obowiązki

Zakres wymogów może różnić się w zależności od rodzaju pracy i branży. Dlatego obowiązki pracodawcy mogą być szersze w firmach o podwyższonym ryzyku lub większej liczbie pracowników. Warto regularnie sprawdzać wytyczne na stronie gov.uk, aby działać zgodnie z aktualnymi przepisami.

Pozdrawiamy

Zespół SN Accounts

Twój księgowy w UK