Mile, diety i koszty podróży jest od zawsze bardzo gorącym i spornym tematem, zarówno wśród właścicieli firm, jak i wśród księgowych.  Zasady działania samo zatrudnionych pracowników i dyrektorów firm (LTD) nie zawsze są wyrównane.

Zarówno dla samo zatrudnionych jak i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedna wspólna zasada w temacie mil, diet i kosztów podróży.

Wszystkie wydatki, które chcemy „wrzucić w koszty”, muszą być całkowicie i wyłącznie związane z działalnością gospodarczą.

Problemy i wątpliwości zaczynają się, gdy chcemy „nagiąć” wyjazd osobisty do podróży służbowej.

Mile, diety i koszty podróży – Kto i co może wliczać w koszty

1.Samozatrudniony – self employed

Samozatrudniony może:

• podróż do pracy poza typowym codziennym dojazdem do pracy, czyli na przykład spotkania biznesowe w innym mieście
• żywność i napoje w ciągu dnia, na trasach poza codziennymi dojazdami do pracy
• noclegi w podróży związane z pracą
• kolacje i śniadania podczas tych noclegów

Samo zatrudniony Nie Może:

• typowych codziennych dojazdów do i z podstawowej pracy
• żywności i napojów jako części typowego dnia pracy
• grzywien, parkingu, mandatów i innych kar
• kosztów podróży wyłącznie do pracy

Dlaczego muszę wiedzieć co jest podstawową i typową pracą?

Pierwszą rzeczą, którą trzeba wiedzieć, to poznać pojęcie typowej podstawowej pracy. Dzięki tej wiedzy możesz naprawdę wiele zrozumieć.

Przykład:

Jeśli wynajmujesz pomieszczenie, gdzie zwykle pracujesz (biuro, magazyn), to jest na ogół proste, i to jest typowe miejsce twojej pracy.

Jeśli pracujesz głównie w domu to, to miejsce jest typowym miejscem pracy.

Jeśli nie wynajmujesz pomieszczenia i pracujesz u klientów, np. stolarz, ślusarz, hydraulik, wówczas podstawowym miejscem pracy również będzie dom (miejsce, gdzie zarejestrowana jest firma).

Ale nie do końca jest tak kolorowo 🙂 Dlaczego?

Ponieważ, jeśli miejsce gdzie dojeżdżasz np. na stolarnia, jeździsz tam codziennie przez więcej niż 3 miesiące – to HMRC może uznać iż to jest Twoje miejscy pracy. Wiec dojazd do tego miejsca, nie będzie kosztem firmy.

Jest to szczególnie ważne, ponieważ możesz wykorzystać część domu jako biura, a to stanowi część twoich wydatków, które możesz odliczyć od przychodów.

Jakie koszty podróży mogę odliczyć?

Nie możesz odliczać żadnych kosztów, za podróż między domem a typowym miejscem prac, ponieważ jest to uważane za część twojej zwykłej drogi do pracy. Inne podróże poza typowym dojazdem są generalnie dozwolone, pod warunkiem, że są one “całkowicie i wyłącznie” w celach zarobkowych.

Możesz wliczać wydatki na paliwo lub przebieg kilometrów. Można również wliczać inne koszty podróży, takie jak bilety lotnicze, kolejowe, taksówki, autobusy, opłat drogowe , ale tylko te które sa związane z wykonywaniem działalności. Czyli np. bilet lotniczy jeśli lecisz do Polski na urlop na 2 tygodnie – NIE jest kosztem firmy.

Nie możesz wliczać kar i grzywien, jak na przykład za nadmierną prędkość lub nieopłacony parking.

Jakie posiłki możesz wliczać?

“Każdy musi jeść, aby żyć” – mówi urząd podatkowy, co oznacza, że na ogół nie można dodawać swoich codziennych posiłków jako koszt działalności gospodarczej.

Jeśli podróż jest częścią typowego dnia pracy, nie możesz jej wliczyć w koszty. Na przykład stolarz podróżuje do klienta i pracuje gdzieś u różnych klientów. Koszty podróży są wówczas dopuszczalne, ale diety już nie, dlatego że są one częścią typowego dnia pracy.

Jeśli podróż jest raczej jednorazowa i nie jest częścią normalnego cyklu pracy, to można wliczyć w koszty, koszty posiłków w ciągu dnia. Na przykład web designer, który pracuje w domu, może wliczyć w koszty zarówno koszty podróży do Klienta jak i posiłki dla całego dnia, które spędził na konferencji.

Nocleg (pobyt) poza firmą

Jeśli twój biznes wymaga podróży z noclegiem, możesz ubiegać się o koszt zakwaterowania i uzasadnionych wydatków na kolację i śniadanie.

ALE UWAŻAJ – jeśli urząd skarbowy stwierdzi, że wynająłeś hotel zbyt blisko twojego miejsca pracy, możesz mieć kłopoty. To samo dotyczy alkoholu, który nie może być zaliczony w koszty, o ile nie został zakupiony z posiłkiem. Ale nawet wtedy musi to być uzasadnione, np jeden drink lub pół butelki wina.

2.LTD – Dyrektorzy i pracownicy

LTD – dyrektorzy i pracownicy mogą:

• podróże inne niż dojazdy do i z stałej pracy
• żywność i napoje w podróży pracy poza normalnymi dojazdy – rzeczywiste lub dzienne stawki
• noclegi w podróży związane z pracą
• kolacje i śniadania podczas tych noclegów

LTD – dyrektorzy i pracownicy NIE Mogą:

• typowych codziennych dojazdów do i z stałej pracy
• grzywien, parkingu, mandatów i innych kar
• kosztów podróży wyłącznie do pracy

Pracownik LTD

Limited Company jest inną sytuacją, od pracowania na własny rachunek jako samo zatrudniony, ponieważ ty i twoja firma są rozdzielone. Pod względem kosztów jesteś uważany za pracownika, nawet jeśli jesteś też dyrektorem firmy. Jako pracownik masz prawo domagać się zwrotów kosztów podróży i pobytu od spółki.

Dla pracownika (nawet gdy jest on dyrektorem w spółce) wszystkie wydatki będą refundowane i muszą być zawarte na druku P11D na koniec roku podatkowego, a także zadeklarowane w indywidualnym zeznaniu podatkowym.

Mogą one być rozliczane na osobistej deklaracji podatkowej, jako uzasadnione wydatki służbowe. Cały ten skomplikowany proces można całkowicie uniknąć, korzystając ze zwolnienia za pośrednictwem formularza P11Dx. Alternatywnie, używając konta biznesowego Firmy, płacić za hotele, pociągi itp. Oznaczać to będzie, że firma płaci bezpośrednio i unika problemu refundowanych wydatków.

Czym jest stałym a co tymczasowe miejsce pracy?

Pracownik ma stałe miejsce pracy i może mieć więcej niż jedno stałe miejsce pracy. Wszędzie tam, gdzie działa regularnie np co najmniej raz w tygodniu, to jest jego stałe miejsce pracy. Podróż do i ze swojej stałej pracy jest klasyfikowany jako zwykły dojazdy.

Jeśli otrzymasz gdzieś zadanie krótkoterminowe, to jest to twoje tymczasowe miejsce pracy. Jeśli zadanie to masz zamiar wykonywać dłużej niż 2 lata oraz spędzasz tam więcej niż 40% swojego czasu, wówczas staje się ona stałym miejscem pracy.

Zasady odnoszące się do tymczasowych i stałych miejsc pracy są rzeczywiście dość skomplikowane, więc jeśli twoja sytuacja nie jest jasna i prosta, koniecznie porozmawiaj ze swoim księgowym.

Jakie koszty podróży mogę odliczyć?

Nie możesz odliczać żadnych kosztów, za podróż między domem a typowym miejscem prac, ponieważ jest to uważane za część twojej zwykłej drogi do pracy. Inne podróże poza typowym dojazdem są generalnie dozwolone, pod warunkiem, że są one “całkowicie i wyłącznie” w celach zarobkowych.

Możesz wliczać wydatki na paliwo lub przebieg kilometrów. Można również wliczać inne koszty podróży, takie jak bilety lotnicze, kolejowe, taksówki, autobusy, opłat drogowe.

Nie możesz wliczać kar i grzywien, jak na przykład za nadmierną prędkość lub nieopłacony parking.

Jakie posiłki możesz wliczać?

“Każdy musi jeść, aby żyć” – mówi urząd podatkowy, jednakże koszty posiłków dla pracowników są dozwolone w przypadku, gdy są one częścią niezbędnego podróżowania w trakcie pracy. To daje nieco większe pole manewru niż w przypadku samo zatrudnionego przedsiębiorcy.

Lunch zakupiony w usługach przy autostradach, na stacjach kolejowych jest OK.. Warunkiem jest oczywiści fakt, że jesteś w podróży służbowej. Jeśli jednak podróż przypomina typowy dzień pracy, to mało prawdopodobne jest, aby móc ubiegać się o koszty.

UWAGA – podobnie jak w przypadku samo zatrudnionych, alkohol nie jest uznawany za koszt, o ile nie został zakupiony z posiłkiem i nawet wtedy musi to być uzasadnione, np jeden drink lub pół butelki wina.

Dzienne stawki a rzeczywiste koszty

Koszty posiłków może być pobierane w momencie ich poniesienia, na podstawie faktycznej ilości na paragonie.

HMRC ma punkt odniesienia dla skali dziennych stawek, które mogą być używane. Twoja firma ma obowiązek składać do HMRC druki P11Dx, zanim będzie mogła korzystać z tych stawek. Te wzorcowe stawki mogą być przydatne, jeśli masz zamiar pracować z dala od typowego miejsca pracy, ponieważ są one prostsze i nie wymagają „obróbki” tak wielu indywidualnych paragonów.

Pamiętaj, że możesz korzystać tylko z jednego sposobu.

Nocleg (pobyt) poza firmą

Jeśli twój biznes wymaga podróżowania z noclegiem, możesz ubiegać się o zwrot kosztów zakwaterowania i uzasadnionych wydatków na kolację i śniadanie.

ALE UWAŻAJ – jeśli urząd skarbowy stwierdzi, że wynająłeś hotel zbyt blisko twojego miejsca pracy, możesz mieć kłopoty. To samo dotyczy alkoholu, który nie może być zaliczony w koszty, o ile nie został zakupiony z posiłkiem. Ale nawet wtedy musi to być uzasadnione, np jeden drink lub pół butelki wina.

Wiem, że dokładne wyjaśnienie tego tematu nie jest sprawą łatwą, ponieważ ile firm tyle indywidualnych przypadków.

Zdaję sobie też sprawę, że wliczanie w koszty opłat podróży i pożywienia, jest dość skomplikowane dla typowego właściciela firmy, jednak zachęcam do jednego.

Każdorazowo kontaktuj się ze swoim księgowym, który najpewniej doskonale radzi sobie w gąszczu tych wszystkich przepisów.

 

 

Pozdrawiam

Szymon Niestryjewski