Co zrobić, żeby Święta w Twojej firmie były wolne od stresu i niespodzianek? Jak zapewnić sobie spokojną głowę przed wyjazdem na urlop? Sprawdź, czy zrobiłeś wszystko, co trzeba, przed udaniem się na świąteczny urlop.

Wyślij życzenia

W ferworze przygotowań świątecznych, nie zapomnij złożyć życzeń swoim klientom! W zależności od tego, jak się z nimi komunikujesz, możesz wysłać je w różnorakich formach:

Kartka świąteczna

To zawsze miły gest, o niebo lepszy od wiadomości elektronicznej. W treści kartki możesz podziękować swoim klientom i partnerom biznesowym za zaufanie i napisać, że doceniasz Waszą współpracę.

Uwaga: pamiętaj, że to też jest korespondencja biznesowa! Niedopuszczalne jest wysyłanie kartek ze sklepów typu Poundland – tanich i słabej jakości. Jeżeli chcesz wysłać taką kartkę, to już lepiej nie wysyłaj jej wcale.

E-mail

Jeżeli regularnie kontaktujesz się z kimś spoza firmy, np. z managerem sprzedaży u swojego dostawcy, wyślij spersonalizowane życzenia do tej osoby. Napisz je od siebie, naturalnie, poza firmowym newsletterem. Takiego maila możesz wysłać np. ostatniego dnia przed swoim urlopem.

Newsletter

Pamiętaj o subskrybentach swojego newslettera. Na pewno część z nich to Twoi klienci, z którymi być może kontaktowałeś się w innej formie, jednak nie zapomnij też o osobach, które są dopiero potencjalnymi klientami lub po prostu cenią sobie informacje, które do Ciebie dostają. Wykonaj w ich stronę drobny gest i wyślij newsletter ze świątecznymi podrowieniami.

Pamiętaj o pracownikach

Nie zapomnij podziękować także swoim pracownikom. Spraw każdemu drobny upominek świąteczny lub wypłać świąteczny bonus. Święta w polskim wydaniu to niezły wydatek i Twoi pracownicy na pewno ucieszą się z dodatkowych paru groszy.

Przed Świętami uporządkuj sprawy firmowe

Czy chcesz pierwszy dzień po powrocie ze świątecznego urlopu spędzać na gorączkowym nadrabianiu zaległości? Jeżeli nie, to jak najwięcej zadań wykonaj przed Świętami.

Odpisz na zaległe maile, podpisz i poodsyłaj dokumenty. Zapłać subskrypcje, z których korzystasz, a przy okazji anuluj stare.

Sprawdź, czy masz przygotowane wszystkie dokumenty dla swojego ksiegowego.

Ustaw posty social media z wyprzedzeniem. Jeżeli nie zatrudniasz osoby do obsługi kont swojej firmy na portalach społecznościowych, zrób sobie przysługę i zaprogramuj treści kilka dni przed Świętami. Postaraj się, by nie były to posty wymagające zbyt wiele interakcji, byś nie musiał odpowiadać na zbyt wiele komentarzy czy wiadomości.

Masz w głowie listę zadań, o których „na pewno będziesz pamiętać” po powrocie? Zapisz je. Postaraj się jak najwięcej zaplanowanych zadań wykonać przed Świętami. Powysyłaj zaległe faktury, ale ureguluj również rachunki za lokal i należności na fakturach usługodawców – oni też chcą mieć spokojne Święta.

 

Poinformuj swojego klienta!

Prowadzisz sklep i zmieniasz godziny otwarcia w czasie Świąt? Upewnij się, że Twoi klienci wiedzą o tym odpowiednim wyprzedzeniem, by mogli wcześniej zrobić zakupy. Jeżeli prowadzisz sklep internetowy, np. na eBay-u czy Etsy, umieść informację o urlopie na swojej stronie.

Możesz też na około 2 tygodnie przed planowanym wyjazdem dodać informację o świątecznych godzinach otwarcia do stopki na poczcie elektronicznej.

Jeżeli Twoi klienci kontaktują się z Tobą głównie telefonicznie, a na Święta nikt nie zostaje w firmie, ustaw automatyczną wiadomość na sekretarce. Poinformuj klientów, kiedy Twój biznes będzie ponownie otwarty i będą mogli się do Ciebie dodzwonić.

 

Automatyczna odpowiedź na poczcie elektronicznej

 

Jeżeli Twoi pracownicy wyjeżdżają na dłuższe urlopy w okresie świątecznym, a są osobami pierwszego kontaktu dla klientów czy partnerów biznesowych, każda taka osoba powinna mieć ustawioną na skrzynce wiadomość, kiedy będzie ponownie osiągalna i kto ją zastępuje oraz, jak się z tą osobą skontaktować. Przykład takiej wiadomości publikujemy poniżej:

W dniach 21.12.2017 do 4.01.2018 nie będzie mnie w biurze w ramach przerwy świątecznej. Wszystkie zapytania uprzejmie proszę kierować do mojego asystenta, Krzysztofa Raczkowskiego: krzysztof.raczkowski@twojafirma.co.uk, który zajmuje się działem zakupów na czas mojej nieobecności.

Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku!

 

Z poważaniem,

Maria Kowalska

Manager Działu Zakupów

 

Przykład tej samej wiadomości po angielsku:

I am out of office on Holiday break until 4th January 2018. Kindly pass all enquiries to my assistant, Krzysztof Raczkowski: krzysztof.raczkowski@twojafirma.co.uk who is looking after the Purchasing Department during my absence.

I wish you Happy Holidays* and New Year 2018!

 

Kind regards,

Maria Kowalska

Purchasing Manager

 

*W wielu brytyjskich firmach ze względu na wielokulturowość przyjęło się pisać Holidays zamiast Christmas, jako że pracownicy są różnych wyznań bądź bezwyznaniowi i wielu Świąt Bożego Narodzenia zwyczajnie nie obchodzi, więc dla nich to zwykły urlop.

Daj odpocząć swoim pracownikom

Najlepszym prezentem, jaki możesz dać swoim pracownikom na Święta, jest święty spokój. Chcesz przedyskutować coś ważnego ze swoim managerem sprzedaży? Zrób to przed Świętami! Nie pisz i nie dzwoń do swoich pracowników w czasie, gdy powinni wypoczywać.

Przez tych kilka dni w roku każdy chce zapomnieć o obowiązkach, nadchodzących projektach i oddać się radosnej i beztroskiej konsumpcji karpia i sałatki.

Przede wszystkim, daj odpocząć również sobie. Uporządkuj sprawy swojej firmy tak, by chociaż Święta mieć tylko dla siebie i swojej rodziny. Niezależnie od tego, jak bardzo lubisz trzymać rękę na pulsie, co jakiś czas każdemu przyda się porządny reset.


Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK