Blog / Rozliczenie mil w firmie w UK – wszystko co musisz wiedzieć na temat kilometrówki w UK

Jeśli korzystasz z prywatnego samochodu w celach biznesowych, możesz rozliczyć związane z tym wydatki jako koszt firmy. HMRC dopuszcza dwa sposoby takiego rozliczenia: na podstawie stawek milowych albo rzeczywistych kosztów. Wybór metody ma znaczenie długoterminowe, ponieważ po jej zastosowaniu możesz ją zmienić dopiero przy zmianie samochodu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat rozliczania mil w firmie w UK koniecznie przeczytaj nasz artykuł do końca.

Podróż biznesowa jako koszt firmy

Podróże odbywane wyłącznie w celach biznesowych kwalifikują się jako koszt uzyskania przychodu. Chodzi tu między innymi o dojazdy do banku, biura księgowego, na spotkania z klientami, kontrahentami lub dostawcami. Kosztem są również przejazdy związane z zakupami niezbędnymi do prowadzenia działalności.

Jest jednak pewien warunek – musisz móc udokumentować przejazd. HMRC wymaga prowadzenia ewidencji podróży lub zachowania paragonów i faktur. Taka dokumentacja stanowi podstawę do rozliczenia mil i potwierdzenie, że przejazd miał charakter biznesowy.

A jak długo musisz je przechowywać? Tego dowiesz się z naszego artykułu o podobnym tytule „Czas przechowywania faktur w UK, czyli jak długo trzymać dokumenty w firmie„. natomiast jeśli nie chcesz korzystać z samochodu prywatnego i zastanawiasz się nad zakupem auta do firmy, polecamy Ci nasze wideo „Zakup samochodu na firmę w UK, kiedy się to opłaca i jak rozliczyć”.

Dojazd do pracy a rozliczenie mil w firmie w UK

Mimo że przepisy w tym zakresie obowiązują od lat, nadal pojawiają się wątpliwości dotyczące dojazdów do pracy. Zgodnie z zasadami HMRC, codzienne dojazdy do stałego miejsca wykonywania pracy nie stanowią kosztu firmy. Dotyczy to zarówno sole traderów, jak i właścicieli spółek LTD, w tym dyrektorów, którzy są jedynymi pracownikami własnej spółki.

Jeżeli świadczysz usługi dla jednego podmiotu i regularnie dojeżdżasz w to samo miejsce, HMRC traktuje taki przejazd jak zwykły dojazd do pracy. Nie ma znaczenia forma działalności ani fakt wystawiania faktur. Tego typu przejazdy nie obniżają podstawy opodatkowania.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy wyjeżdżasz z siedziby firmy, którą może być również Twoje miejsce zamieszkania, do klientów lub różnych zleceniodawców. Jeżeli nie masz jednego stałego miejsca wykonywania pracy, a dojazdy są zmienne i zależne od zleceń, takie przejazdy spełniają definicję podróży biznesowej.

Dotyczy to na przykład hydraulików, elektryków czy fryzjerów dojeżdżający do klientów. Kosztem są również dojazdy do jednego lub kilku klientów, jeżeli nie mają one charakteru regularnego i stałego. W takich przypadkach rozliczenie mil w firmie jest jak najbardziej dopuszczalne.

Rozliczenie mil w firmie – podstawowe zasady

Jeżeli korzystasz z prywatnego samochodu w działalności gospodarczej, możesz zaliczyć wydatki z tym związane do kosztów firmy. Samochód musi być zarejestrowany na Ciebie, a nie na firmę. Wybór metody rozliczenia obowiązuje przez cały okres użytkowania danego pojazdu.

HMRC dopuszcza dwie metody rozliczenia. Pierwsza to metoda stawek milowych, druga to rozliczanie rzeczywistych kosztów. Każda z nich sprawdzi się w innych sytuacjach, dlatego warto dobrze przemyśleć decyzję.

Fixed mileage rates – zryczałtowana stawka

Fixed mileage rates polega na rozliczaniu każdej przejechanej mili według stawek ustalonych przez HMRC. Obecnie obowiązują następujące stawki dla samochodów osobowych:

• 45 pensów za milę do 10 000 mil rocznie,
• 25 pensów za każdą kolejną milę powyżej tego limitu.

Jeśli korzystasz z motocykla będą to 24 pensy niezależnie od ilości przejechanych mil. Natomiast jeśli zdecydujesz się na rower rozliczenie mil będziesz robił po stawce 20 pensów za milę.

WAŻNE! Aby skorzystać z tej metody, musisz prowadzić ewidencję przejazdów. Powinna ona zawierać datę, cel podróży, trasę oraz liczbę przejechanych mil. Na podstawie tej ewidencji obliczasz łączną kwotę kosztu.

Przy tej metodzie nie możesz dodatkowo rozliczać paliwa, napraw, ubezpieczenia ani amortyzacji. Stawka milowa obejmuje wszystkie koszty związane z użytkowaniem samochodu.

Przykład 

Jeżeli w roku podatkowym przejechałeś 4 000 mil wyłącznie w celach biznesowych, do kosztów firmy możesz zaliczyć £1 800. Wyliczenie opiera się na stawce 45 pensów za milę i nie wymaga przedstawiania rachunków za paliwo czy serwis.

Actual expenses method – rzeczywiste koszty rozliczenia mil w firmie w UK

Druga metoda polega na rozliczaniu faktycznie poniesionych wydatków. Dotyczy wyłącznie sole traderów oraz partnership. W tym przypadku zbierasz wszystkie faktury i paragony związane z użytkowaniem samochodu, takie jak paliwo, ubezpieczenie, serwis, przeglądy czy naprawy.

Kolejnym krokiem jest ustalenie, w jakiej proporcji samochód służył celom biznesowym. W tym celu prowadzisz ewidencję wszystkich przejazdów i obliczasz procent wykorzystania auta w działalności. Jeżeli używasz samochodu także prywatnie, musisz wyodrębnić część niebiznesową.

Przykład 

Zakładając, że roczne koszty użytkowania samochodu wyniosły £4 000, a 40% przejazdów miało charakter biznesowy, do kosztów firmy możesz zaliczyć £1 600. Pozostała część wydatków nie podlega odliczeniu.

Którą metodę rozliczenia mil w firmie w UK wybrać?

Nie ma jednej metody, która zawsze będzie lepsza. W przypadku niewielkiej liczby mil często korzystniejsze okazują się stawki milowe. Przy intensywnym użytkowaniu samochodu rzeczywiste koszty mogą dać lepszy efekt podatkowy.

Jeżeli nie masz pewności, jak rozliczyć mile w firmie i która metoda będzie dla Ciebie korzystniejsza, skontaktuj się z nami. Podczas indywidualnej konsultacji przeanalizujemy Twoją sytuację i rozwiejemy wszystkie wątpliwości.

Jctua

Przykładowe wyliczenie

Zakładając, że roczny koszt używana samochodu (paliwo, przegląd, ubezpieczenie itp.) to  £4000 i w celach biznesowych używałeś go w 40% do kosztów będziesz mógł zaliczyć £1 600 (4000 x 40% = £1 600).

Jeśli nie wiesz, który sposób będzie dla Ciebie lepszy skontaktuj się z nami. Podczas indywidualnej konsultacji rozwiejemy wszystkie niejasności.

Z poważaniem,

SN ACCOUNTS

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK