Blog / Prowadzenie firmy Ltd w Wielkiej Brytanii – wymogi formalne

Jest wiele materiałów na temat prowadzenia firmy Limited w Wielkiej Brytanii, które omawiają głównie kwestie rejestracji lub konkretne sprawy podatkowe. Jednak są wymagania formalne dotyczące prowadzenia firmy Ltd, których temat jest rzadko poruszany. Naszym zdaniem, to dosyć istotne kwestie, dlatego przeczytajcie poniżej, o czym trzeba pamiętać, prowadząc spółkę Ltd.

Zacznijmy od tego, że zakładasz firmę. W momencie, gdy stajesz się jej nie tylko właścicielem, ale przede wszystkim dyrektorem, zaczyna Cię obowiązywać kilka podstawowych zasad.

Obowiązki dyrektora firmy Ltd

Przede wszystkim, składając articles of association zobowiazujesz się przestrzegać zasad w nich ustanowionych. Jesteś również zobowiązany do różnych nudnych i żmudnych rzeczy, takich jak składanie rozliczenia rocznego czy prowadzenie dokumentacji i zgłaszania zmian w niej. Czy to oznacza, że musisz robić to sam? Oczywiście, że nie. Jednak na Ciebie spada odpowiedzialność za dopilnowanie tych procesów.

Jako dyrektor musisz również poinformować pozostałych udziałowców, jeżeli jakaś transakcja może skutkować prywatną korzyścią dla Ciebie. W ten sposób firma ma pewność, że żadna z zarządzających nią osób nie kieruje się korzyścią osobistą kosztem dobrobytu firmy.

O czym musisz informować

Jako dyrektor, masz obowiązek zadbać o to, by brytyjskie urzędy miały aktualne dane na temat Twojej firmy. Musisz więc poinformować HMRC o zmianach w adresie firmy czy danych kontaktowych. Jeżeli wybierzesz księgowego, który będzie Cię reprezentował w HMRC, również musisz ten fakt zgłosić.

Z kolei, jeżeli chodzi o informowanie o zmianach Companies House, masz na to 14 dni. Zmiany, które musisz zgłosić to:

• Zmiana adresu, pod którym są przechowywane dokumenty
• Zmiana dyrektorów oraz ich prywatnych adresów
• Wybór nowego sekretarza, jeśli firma takiego ma

Twój adres nie jest oficjalnie zmieniony, dopóki nie dokonasz zmiany w Companies House.

Kiedy musisz się skonsultować z udziałowcami

Kiedy udziały w Twojej firmie należą do więcej niż jednej osoby, ich właściciele stają się współwłaścicielami firmy. To znaczy, że muszą być informowani o zmianach, a niekiedy muszą je zatwierdzić. Kwestie, w których udziałowcy mają prawo głosu:

• Zmiana nazwy firmy
• Usunięcie dyrektora
• Zmiana w articles of association

W tych wypadkach najlepiej przeprowadzić głosowanie, w którym siła danego głosu zależy od ilości posiadanych udziałów. Nie oznacza to, że musisz od razu zwoływać spotkanie, ale musisz wszystkich poinformować pisemnie o zmianach i uzyskać zgodę większości (właścicieli większości udziałów, a nie większej liczby osób!) na zmiany.

Nazwa Twojej firmy Ltd musi być widoczna dla wszystkich

Prowadzenie firmy Ltd z siedzibą, taką jak biuro czy sklep, wymaga umieszczenia jej nazwy w widocznym miejscu. Będzie to przeważnie szyld, a jeśli nie ma na niego miejsca, może to być tabliczka lub naklejka na drzwiach. Klient czy jakikolwiek urząd wchodząc do Twojej siedziby, musi wiedzieć, z jaką firmą ma do czynienia. To samo tyczy się każdego oddziału Twojej firmy.

Prowadząc, przykładowo, sieć polskich sklepów, a więc mając siedzibę w więcej niż jednym miejscu, w każdym z tych punktów musisz umieścić informację o nazwie Twojej firmy. Powinna być ona też widoczna poza godzinami otwarcia. Jeśli więc zamykasz swój sklep na noc i opuszczasz rolety, zakrywające witrynę, powinieneś mieć nad nimi szyld.

Najważniejsze, by nazwa Twojej firmy Limited była w widocznym miejscu w siedzibie głównej. Wyjątkiem jest tu oczywiście, gdy prowadzisz swój biznes w domu. Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana pod Twoim adresem domowym, nie musisz umieszczać żadnej informacji.

Papier firmowy oraz inne dokumenty w firmie Ltd

Prowadzenie firmy Ltd zawsze wymaga posługiwania się jakimiś dokumentami, które wychodzą poza jej obręb. Prowadząc korespondencję czy zawierając umowy z firmami, czy instytucjami, musisz zadbać o to, by przedstawić podstawowe informacje na temat Twojego biznesu. Najważniejsze z nich to:

• Numer rejestracji Twojej firmy w Companies House
• Adres rejestracji w Companies House
• Gdzie zarejestrowana została firma (w Anglii i Walii bądź Szkocji czy Irlandii Północnej)
• Słowo Limited bądź Ltd

Te informacje powinny być umieszczone na fakturach i wszystkich innych dokumentach, które wychodzą z firmy: umowach, korespondencji, ale też na stronie internetowej.

Jeżeli rozważasz podanie nazwisk dyrektorów, to musisz umieścić nazwiska wszystkich. Możesz też umieścić informacje o kapitale firmy, np. jaka jego wartość jest własnością udziałowców. Minimalna wymagana prawnie stopka na papierze firmowym wygląda jednak tak:

[Nazwa firmy] + [gdzie zarejestrowana] + [numer rejestracji] + [adres rejestracji]

Twoja spółka Ltd w Internecie

Te same zasady tyczą się strony internetowej – powinna ona zawierać stopkę, a w niej wszystkie powyższe dane. Jeżeli sprzedajesz przez internet, sprawdź ustawienia platformy, której używasz. Czy Amazon lub eBay generuje informacje dla klienta, podając Twoje pełne dane? Czy oprogramowanie, z którego korzystasz, wystawia poprawne faktury?

Przyjrzyj się swojej korespondencji mailowej. Na pewno masz ustawiony podpis, lecz czy spełnia on wszystkie wymogi? Dobra stopka powinna zawierać wszystkie dane kontaktowe Twojej firmy, ale też dane rejestracji w przypadku spółki Ltd.

Co jeszcze jest potrzebne?

To wszystko, jeśli chodzi o obowiązkowe informacje na temat Twojej firmy. Pozostają jednak informacje, które zwyczajnie mogą Ci pomóc. W niektórych branżach obowiązkowe będzie podanie członkostwa w organizacjach czy akredytacje. Przykładowo, firmy świadczące usługi finansowe muszą być akredytowane przez FCA, czyli Financial Conduct Authority i ta informacja również powinna znaleźć się na dokumentach firmowych.

Co z pozostałymi firmami?

Firmy typu Partnerships na dokumentach takich jak umowy czy oferty, powinny umieszczać imiona i nazwiska wszystkich partnerów zarejestrowanych w firmie.

Jeżeli chodzi o firmy Sole Trader, mogą one funkcjonować pod imieniem i nazwiskiem właściciela lub mieć osobną nazwę – tu przepisy nie narzucają ani jednego, ani drugiego rozwiązania. Natomiast musimy zdecydować się na nazwę już na początku działalności i trzymać się jednej wersji we wszystkich dokumentach. Przykładowo, nie może być tak, że raz wystawia fakturę Bożena Iksińska, a raz firma “Beautiful Nails”.

Te wszystkie zasady to szczegóły, o których rzadko się wspomina, ale o których trzeba pamiętać, gdy rozważamy prowadzenie firmy Ltd. Niedopełnienie drobnych formalności może stać się przyczyną problemów, najlepiej więc upewnić się, że nasza firma spełnia wszystkie wymogi formalne.

Z poważaniem,

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIĘGOWY W UK