Blog / Jak zatrudnić pracownika w UK – dziesięć przykazań pracodawcy

Twoja firma rozwija się i wraz ze wzrostem bazy klientów i zamówień rośnie ilość pracy do wykonania, a doba wciąż ma tylko 24 godziny. Powoli zdajesz sobie sprawę z tego, że na dłuższą metę nie dasz rady udźwignąć tego samodzielnie. Zaczynasz więc szukać pracownika. I tu zaczynają się schody. Niby to takie proste – przyjmujesz kogoś do firmy, on pracuje, a ty mu za to płacisz.
Jest jednak wiele rzeczy, o których musisz pomyśleć. Brytyjskie prawo pracy, umowa, wynagrodzenie, no i oczywiście ubezpieczenie i podatki – jest tego sporo. Przygotowaliśmy więc dla ciebie swego rodzaju dekalog, czyli 10 rzeczy, o których musisz pamiętać kiedy chcesz zatrudnić pracownika w UK.

 

1. Zapomnij o zatrudnianiu pracownika „na czarno” i płaceniu „pod stołem”

Jak w każdym kraju, również w Wielkiej Brytanii właścicieli firm kusi Ciemna Strona Mocy. „Zatrudnię na czarno, bo nie trzeba wtedy płacić całych tych składek i mamy mniej nudnej papierkologii, a pracownicy dostają więcej na rękę”. Rewelacja, prawda? Ale to, co wydaje się pozorną oszczędnością pieniędzy i czasu, jest tak naprawdę niekorzystne dla obu stron.

Po pierwsze, niedokumentowanie dochodów pracownika i uchylanie się od płatności składek ubezpieczeniowych oraz podatków jest przestępstwem z kategorii oszustw finansowych. A co wtedy? W najlepszym wypadku – kara: do £5000 za każdego nielegalnego pracownika, plus oczywiście zapłacenie zaległego podatku i składek ubezpieczeniowych.

Ale jest też i drugi, równie ważny powód. Twój pracownik może początkowo cieszyć się z pełnego wynagrodzenia bez potrąceń, ale w pewnym momencie sam przekalkuluje, że praca bez prawa do świadczeń społecznych i kumulujących się składek emerytalnych na dłuższą metę po prostu mu się nie opłaca.

 

Większość firm zatrudniających na czarno prędzej czy później ląduje na dywaniku brytyjskiego HMRC, a większość z tej większości jest zgłaszona przez… byłych pracowników.

Jak więc legalnie zatrudnić pracownika?

 

2. Zarejestruj firmę na PAYE

PAYE to nazwa sposobu rozliczania z podatku polegającego na regularnej płatności składek przy każdej wypłacie wynagrodzenia. Czyli taki, jaki stosuje większość firm w UK.

Procedura rejestracji trwa zaledwie kilka minut i jest konieczna. Po jej zakończeniu Twoja firma w ciągu dwóch tygodni znajdzie się w bazie danych HMRC jako pracodawca i dostanie swój numer referencyjny.

Nie możesz się zarejestrować jako pracodawca wcześniej niż dwa miesiące przed faktycznym zatrudnieniem kogoś, ale rejestracja musi być zakończona do pierwszej wypłaty wynagrodzenia.
Pamiętaj żeby wziąć pod uwagę czas rejestracji około dwóch tygodni!

3. Zawrzyj najważniejsze warunki pracy w ogłoszeniu

Zaoszczędzisz przy tym czasu zarówno sobie, jak i osobom, które będą się starać o posadę w twojej firmie.

Napisz, jakie masz wymagania, ile dni urlopu oferujesz, w jakim wymiarze godzin jest praca i, jaka pensja.

Przecież nie chcesz, żeby po wymianie kilku obiecujących emaili czy telefonów podczas rozmowy okazało się, że ty i kandydat zwyczajnie nie zrozumieliście się w podstawowych kwestiach.

 

4. Brytyjska umowa o pracę

To niesamowite, ile polskich przedsiębiorstw w UK popełnia błąd w postaci ściągania gotowych i niesprawdzonych pod kątem prawnym umów z internetu… czasami po polsku! Owszem, umowa napisana przez prawnika to koszt, ale jednorazowy.

Znacznie mniejszy niż koszty poniesione w razie postępowania sądowego wynikającego z braku zabezpieczenia którejś ze stron warunkami solidnego kontraktu. Warto więc zainwestować w ⋙ profesjonalną konsultację prawną ⋘  istniejącego kontraktu lub po prostu zamówić nowy żeby nie wpakować się w jeszcze większe koszty. Zapamiętaj – umowa o pracę w UK to absolutna podstawa!

5. Dokumentacja zarobków

Każda wypłata, jaką dostaje Twój pracownik musi być udokumentowana na payslipie.

Co powinno się na nim znaleźć?

• liczba przepracowanych godzin
• stawka godzinowa
• pensja brutto (przed potraceniami) oraz
• netto, czyli na rękę
• Potrącenia z tytułu ubezpieczenia (National Insurance)
• Potrącony podatek
• Składki emerytalne, jeśli twoja firma je płaci
• Kod podatkowy pracownika

 

Pamiętaj, że jeśli dokonujesz jakichkolwiek dodatkowych (poza podatkiem i ubezpieczeniem) potrąceń z wynagrodzenia, to możesz to zrobić tylko do takiej kwoty, żeby po dedukcjach pracownik nie pozostał z pensją poniżej minimalnej krajowej.

 

Jeśli Twoja firma jest agencją pracy, to potrącenia za odzież roboczą czy przepustki możesz zrobić dopiero z ostatniej wypłaty pracownika.

 

6. Rejestracja pracownika w firmie

Pamietaj o podstawowych formalnościach. Twój pracownik musi ci przedstawić dowód, że ma prawo podjąć pracę w Wielkiej Brytanii. Jeśli zatrudniasz osobę z kraju Unii Europejskiej, potrzebujesz kopii jej dowodu osobistego lub paszportu oraz koniecznie potwierdzenia, że ta osoba posiada numer ubezpieczenia (National Insurance Number). Pracownicy z krajów pozaunijnych muszą przedstawić dowód, że mają prawo pracować zarówno w Unii Europejskiej, jak i w UK.

 

7. Urlop

Urlop jest bezwarunkowym prawem twojego pracownika i pozornie nie pomyślenia jest, żeby nie wypłacać za niego wynagrodzenia, a jednak – słyszeliśmy już o wielu dziwnych sytuacjach. Od odmawiania pracownikom prawa do urlopu w należnym im wymiarze do niewypłacania należnych stawek urlopowych. Jak prawidłowo rozliczyć urlop twojego pracownika? O tym możesz przeczytać ⋙ tutaj ⋘.

 

8. Twoje ubezpieczenie jako pracodawcy (Employer’s National Insurance)

Jeśli decydujesz się na zatrudnianie pracownika w UK, musisz pamiętać o obowiązku płacenia za niego ubezpieczenia, jeśli zarabia powyzej £156 tygodniowo. Od sumy, która przekracza ten próg płacisz 13.8%. Pamiętaj także, że wysokość płacy twojego pracownika musi być zgodna z ⋙ minimalną stawką wynagrodzenia ⋘.

 

9. Ubezpiecz się!

Ubezpieczenie dla pracodawcy (Employer’s Liability Insurance) jest dla twojej firmy siatką bezpieczeństwa na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń losowych. Jeśli twojemu pracownikowi przydarzy się wypadek w miejscu pracy, to ubezpieczenie owo pokrywa koszty odszkodowań, które będziesz musiał mu wypłacić, jak również koszty sądowe. Ubezpieczenie to jest obowiązkowe i za jego brak grożą kary w wysokości do £2,500 dziennie!

 

10. Poznaj ABC BHP

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy dla osób zatrudnionych w twojej firmie. Niezależnie od tego, jaką branżą się zajmujesz, dobrze jest znać obowiązujące przepisy i standardy.

Ale BHP to nie tylko miejsce, to również czas pracy. Maksymalny tygodniowy wymiar godzin pracy w Wielkiej Brytanii to 48 i jego wydłużenie może się odbyć tylko za pisemną zgodą pracownika, przy czym musi on mieć zapewnione 11 godzin odpoczynku między końcem jednej, a początkiem następnej zmiany.
Osobne przepisy regulują czas pracy kierowców.

 

Dużo tego, wiemy.

Zatrudnianie pracownika to trochę prawa, trochę administracji i dużo księgowości.

Ale biorąc to wszystko pod uwagę, minimalizujesz ryzyko problemów prawnych dla swojej firmy decydując się za zatrudnienie pracownika. W UK prawo pracy jest surowo przestrzegane, a przecież chcesz spać spokojnie. Dlatego pamiętaj o właściwym rozliczaniu wynagrodzeń, odprowadzaniu podatku i składek na ubezpieczenie.

Zatrudnianie pracowników to oczywiście sporo formalności oraz kosztów, niemniej jednak o wiele niższych, gdy wszystko robimy zgodnie z prawem. Jeśli masz wątpliwości lub pytania, napisz do nas!

 

---

 

Aby być na bieżąco w sprawach podatkowych i księgowych, regularnie sprawdzaj naszą stronę lub najlepiej zapisz się do newsletter.

Z poważaniem

Szymon Niestryjewski

TWÓJ ZAUFANY KSIEGOWY W UK

 

---