Blog / Ile kosztuje pracownik w UK?

Jeśli prowadzisz firmę na Wyspach, pewnie zastanawiasz się, ile kosztuje pracownik w UK. Sama pensja brutto to dopiero początek – dochodzą składki National Insurance, pension, obsługa PAYE czy dodatkowe benefity. Stąd warto wiedzieć, co dokładnie musisz doliczyć, żeby nie zaskoczyły Cię dodatkowe wydatki.

Rejestracja do PAYE i płaca minimalna

Zanim wypłacisz pierwszą pensję, musisz zarejestrować się w HMRC jako pracodawca i uruchomić system PAYE. To przez niego rozliczasz pracowników.

Samo posiadanie systemu to nie wszystko – musisz także zadbać o bieżące rozliczanie pracowników, czyli payroll. Obsługa kadrowo-płacowa to dodatkowy koszt dla firmy, bo wymaga oprogramowania lub wsparcia księgowego, który zajmie się raportami i terminowym przekazywaniem danych do HMRC. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule “Co to jest payroll, PAYE i payslip – czyli rozliczenie pracownika w UK w pigułce”.

Kolejna rzecz to płaca minimalna. Od kwietnia 2025 roku obowiązują następujące stawki godzinowe:

• £12,21 dla osób w wieku 21 lat i starszych,
• £10 dla osób w wieku 18–20 lat,
• £7,55 dla osób poniżej 18 lat,
• £7,55 dla praktykantów.

WAŻNE! Wynagrodzenie brutto pracownika jest kosztem firmy, tym samym obniży ono kwotę od jakiej naliczany jest podatek.

Policz National Insurance i pension, aby dowiedzieć się ile kosztuje pracownik w UK

W 2025/2026 stawka składki pracodawcy na National Insurance to 15%. Próg, od którego zaczynasz płacić, spadł do £5 000 rocznie. To oznacza, że Twoje koszty wzrosną nawet przy niższych pensjach.

WAŻNE! Warto pamiętać, że część firm może skorzystać z Employment Allowance, czyli ulgi, która pozwala obniżyć roczne składki National Insurance nawet o £10 500. Nie każdy się kwalifikuje, ale jeśli tak, możesz realnie zmniejszyć to, ile kosztuje pracownik w Twojej firmie. Więcej na temat tego kto może skorzystać z ulgi przeczytasz w artykule “Employment Allowance, czyli ulga dla pracodawców w UK”.

Do tego dochodzi pension, czyli program emerytalny. Minimalny wkład pracodawcy to 3% wynagrodzenia. Przypominamy, że jest to obowiązek każdego pracodawcy w UK.

A więc ile kosztuje pracownik w UK – przykładowe wyliczenie

Załóżmy, że zatrudniasz osobę w wieku 30 lat na stawce minimalnej, 40 godzin tygodniowo przez cały rok. Pensja brutto wynosi £25 396,80. Twoje koszty to:

• National Insurance: ok. £3 059
• Pension (3%): ok. £762 (od pełnego wynagrodzenia)
• Administracja i payroll: kilkaset funtów rocznie

Łącznie daje to ok. £29 600 rocznie, czyli ponad £4 200 więcej niż kwota jaka wpływa na konto pracownika.

Przypominamy, że jednocześnie jest to koszt firmy, który może znaleźć się w rozliczeniu. Tym samym w naszym przykładzie kwota do opodatkowania zostanie obniżona o aż £29 600 (lub £25 396,80 jeśli możesz skorzystać z Employment Allowance).

Podsumowanie kosztów

To, ile kosztuje pracownik w UK zależy od wielu czynników – od rejestracji do PAYE, przez obsługę payroll, wysokość wynagrodzenia, składki National Insurance i pension, aż po dodatkowe benefity i koszty administracyjne. Dopiero suma tych elementów pokazuje realny wydatek, jaki ponosi Twoja firma przy zatrudnieniu jednej osoby.

Znając pełne koszty, możesz lepiej zaplanować budżet, ustalić ceny swoich usług i uniknąć niespodzianek. Warto regularnie sprawdzać, ile kosztuje pracownik, bo przepisy HMRC zmieniają się co roku, a każdy błąd w rozliczeniach może oznaczać kary i dodatkowe obciążenia.

A jeśli zatrudniasz pracowników lub się nad tym zastanawiasz ale nie masz czasu na rejestrację, rozliczenia i boisz się, że zapomnisz o ważnych terminach zleć całość nam. W SN Accounts zajmujemy się prowadzeniem pełnej księgowości dla firm ale też tylko rozliczeniem pracowników – w zależności czego potrzebujesz. Skontaktuj się z nami do dowiedz się więcej.

Natomiast, jeśli masz pytania dotyczące zatrudnienia pracowników polecamy Ci naszą dedykowaną konsultację “Konsultacja payroll dla pracodawców i przyszłych pracodawców”.

Pozdrawiamy

Zespół SN Accounts

Twój księgowy w UK