Blog / Kontrola HMRC – kiedy może się przydarzyć i co wtedy zrobić?

Nawet, jeśli nie popełniłeś błędu w rozliczeniu i terminowo płacisz podatki może przytrafić Ci się kontrola urzędu skarbowego. Co wtedy? Prześwietlanie najmniejszych wydatków firmy, dziesiątki pytań o finansowe detale, dochodzenie trwające miesiące, a nawet lata, tony dokumentów i gigantyczny stres. Z tym kojarzy Ci się kontrola HMRC. Ale nie musi! Prowadź księgowość odpowiedzialnie i skrupulatnie, a okaże się, że nie taki diabeł straszny.

Jak wspominaliśmy kontrola nie zawsze musi być efektem błędu, Twoja firma może też zostać wytypowana do rutynowego sprawdzenia jej finansów.

Wyrywkowa kontrola HMRC

Do losowych kontroli typowane są firmy, które mieszczą się w określonych przedziałach podatkowych i nie odbiegają od uśrednionych norm.

Dla przykładu: prowadzisz warsztat samochodowy, masz £30 000 rocznie przychodu. HMRC prowadzi statystyki w konkretnych branżach i wie jakie są średnie podatki płacone przez właścicieli firm. Jeśli mieścisz się w “widełkach” (Twoje rozliczenie nie odbiega od normy) ryzyko wyrywkowej kontroli jest niskie. HMRC wybiera do sprawdzenia około 5% takich przedsiębiorstw w kraju.

Zdecydowanie bardziej narażeni na kontrole są przedsiębiorcy, którzy płacą mniej podatku rocznie od wyliczonej średniej. HMRC może chcieć skontrolować np. 30% takich firm. Jeśli zatem zapłaciłeś mniej podatku, niż właściciele firm podobnych do Twojej, to prawdopodobieństwo, że zdarzy Ci się kontrola HMRC, jest większe.

Inspektorzy częściej też sprawdzają firmy, które przez 3 lata wykazywały dochód poniżej £30 000 oraz te, które nie informowały urzędu skarbowego o zmianie branży działalności.

Kontrola HMRC – co zwiększa jej prawdopodobieństwo?

Można śmiało stwierdzić, że niektórzy przedsiębiorcy urzędników HMRC mają na własne życzenie. Na przykład wtedy, gdy zdarzy im się opóźnienie w składaniu zeznań podatkowych, w płaceniu podatków czy pomyłki, które muszą zostać sprostowane.

Zainteresowanie HMRC wzbudzą też na pewno duże dysproporcje między zeznaniami podatkowymi rok do roku, spory wzrost kosztów albo niespotykany w innych firmach spadek przychodów.

Urząd skarbowy zwróci też na Ciebie uwagę jeśli koszty uzyskania przychodu będą u Ciebie znacznie wyższe, niż koszty innych firm o podobnym profilu.

Dlatego przeanalizuj swoje wydatki i zastanów się, czy rzeczywiście były one kosztami firmy. Zaliczenie wyjazdu do Polski na 2 tygodnie, nawet jeżeli będziesz miał tam spotkanie biznesowe, nie może znaleźć się w Twoim rozliczeniu. Taki błąd to nie tylko nie zakwalifikowanie takiego wydatku, ale również kara finansowa.

W sytuacji jeśli nie jesteś pewien czy dany wydatek może być kosztem firmy, lepiej poradzić się dobrego księgowego. Dlatego jeśli masz pytania zapraszamy Cię na konsultację księgową.

Jak się przygotować do kontroli?

Po pierwsze – być na nią gotowym, tzn. skrupulatnie prowadzić swoją księgowość oraz dbać o porządek w dokumentach.

O tym jaki rok oraz jakie dokumenty będą kontrolowane poinformuje Cię sam urząd skarbowy. W przesłanym piśmie otrzymasz też wszystkie informacje o Twoich prawach i obowiązkach. Podobnie jak, czy kontrola dotyczyć będzie całej Twojej działalności, czy jednego albo kilku określonych obszarów.

Jeśli dostaniesz takie pismo, zacznij przygotowywać się do kontroli od razu. W dokumencie od HMRC znajdziesz listę papierów, które w ramach postępowania będziesz musiał udostępnić urzędnikom oraz to, ile masz czasu na ich zgromadzenie.

Co najczęściej kontroluje HMRC?

Brytyjski fiskus sprawdza zazwyczaj, jakie podatki płacisz, w jakiej wysokości, jak wyglądały ostatnie zeznania podatkowe Twojej firmy, Twoje sprawozdania i wyliczenia podatkowe, Twoje Self Assessment czy dokumentacja PAYE, jeżeli zatrudniasz pracowników.

Jest też kilka stałych „punktów programu”, które zwykle obejmuje kontrola HMRC. Są to koszty, a dokładniej:

• travel, czyli kwestie związane z podróżami służbowymi w tym rozliczanie mil (więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Koszty podróży służbowej – czyli jak rozliczyć zagraniczną delegację w UK”)
• use home as office, czyli używanie mieszkania jako biura (więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Jak odliczyć koszty pracy z domu w UK”)
• subsistence, czyli diety dzienne na posiłki
• wynagrodzenia pracowników, zwłaszcza współmałżonka czy osoby spokrewnionej lub mieszkającej wspólnie z Tobą, jeśli otrzymują wynagrodzenie z Twojej firmy (o zatrudnieniu rodziny pisaliśmy w artykule „Żona na etacie, czyli o zatrudnieniu rodziny w firmie w UK”)
• laundry, czyli koszty prania odzieży roboczej (warto wiedzieć, że jest jedno z najczęstszych nadużyć)
• zakup odzieży ochronnej (HMRC sprawdza, czy odliczasz zakup odzieży, które faktycznie jest odzieżą ochronną, a nie po prostu ubraniami, w których pracujesz)

Podczas kontroli urzędnicy brytyjskiej skarbówki mogą sprawdzać np. faktury kupna i sprzedaży, rachunki, raporty z kas fiskalnych, dokumentację VAT, wyciągi bankowe, wyciągi z kart kredytowych, książeczki czekowe, przelewy, Twoje wyceny, listy płac.

Co ważne, mogą to robić zdalnie albo poprosić Cię o spotkanie w ich siedzibie lub w siedzibie Twojej firmy. To ostatnie jest o tyle wygodniejsze, że na bieżąco można im przekazywać dodatkowe dokumenty, o które się zwrócą. To przyspieszy cały proces.

Co ważne – jeśli korzystasz z usług księgowego albo doradcy podatkowego, mogą oni uczestniczyć w takiej kontroli jako Twoi przedstawiciele.

Co robić, gdy skarbówka „stanie w drzwiach”?

Po pierwsze – nie panikuj. Może przecież być tak, że jesteś tylko jedną z tysięcy firm wytypowanych do rutynowej kontroli, która pójdzie szybko i gładko.

Po drugie – przygotuj dokumentację, o którą HMRC prosi. Sprawdź, czy jesteś w stanie sprawnie i szybko udostępnić urzędnikom wszystko, o co się zwrócą. Miej przygotowane przede wszystkim te dokumenty, w oparciu o które wypełniałeś deklarację podatkową.

Po trzecie – przestrzegaj terminów. Zwyczajowo będziesz miał 30 dni, żeby dostarczyć HMRC informacje, o które prosi. Ale w uzasadnionych przypadkach fiskus może wydłużyć ten czas. Jeśli zechcesz skorzystać z tej możliwości – zadzwoń do HMRC. Zazwyczaj wystarczy rozmowa telefoniczna, aby uzgodnić termin spotkania.

Po czwarte – bardzo ważne – zawsze odpowiadaj zgodnie z prawdą, bądź szczery i współpracuj z HMRC. Ewentualna kara w dużym stopniu zależy od Twojego zachowania.

Skorzystaj z profesjonalnego wsparcia

Jeśli korzystasz na co dzień z usług profesjonalnego biura księgowego nie musisz się martwić. Dlaczego? Po pierwsze oznacza to, że profesjonaliści wypełniali Twoje zeznania, robili odliczenia. Po drugie możesz liczyć na wsparcie podczas całego procesu.

Jeśli dotychczas radziłeś sobie sam – pomyśl o tym, żeby w czasie kontroli HMRC skorzystać z fachowej pomocy. Pamiętaj, że  swojego profesjonalnego przedstawiciela możesz wyznaczyć dowolnym momencie dochodzenia podatkowego. Aby to zrobić musisz wypełnić i wysłać do HMRC formularz 64-8. Zgłoś w nim, że Twój przedstawiciel ma prawo reprezentować Cię w kwestiach podatkowych. Formularz 64-8 zamawiasz telefonicznie dzwoniąc na numer 08459 000 404 albo wysyłając faks na 08459 000 604. To infolinia czynna od 8:00 do 22:00 przez 7 dni w tygodniu.

Kontrola HMRC i co potem?

Po kontroli HMRC poinformuje Cię o jej wynikach. Jeśli będą one na Twoją niekorzyść – możliwe, że będziesz musiał dopłacić konkretną kwotę na poczet podatku lub/i zapłacić karę. Może też się zdarzyć, że to HMRC przeleje Ci pieniądze ze względu na nadpłatę podatku.

WAŻNE! W pierwszym przypadku masz prawo się odwołać od decyzji, jeśli masz uzasadnione argumenty. Jeśli nie, pamiętaj o przestrzeganiu terminów zapłaty podatku lub kar.

I na koniec uwaga: nie licz na to, że kontrola HMRC nigdy Ci się nie zdarzy. Zwłaszcza, że w ostatnich latach HMRC zapowiadał np. wzmożone kontrole małych firm, by odzyskać nieściągnięty podatek. Poza tym urzędnicy mogą uzyskiwać dostęp do kont bankowych podatników bez informowania ich o tym. Ma im to ułatwiać sprawdzenie tego, czy dana osoba dobrze opodatkowała swój dochód.

Jeżeli nie jesteś pewien czy dobrze rozliczasz swoje podatki i prowadzisz rachunkowość w swojej firmie, zdaj się na profesjonalistów i przenieś swoją księgowość do SN Accounts.

Pozdrawiam

Izabela Jutrzenka Trzebiatowska

Twoja księgowa w Wielkiej Brytanii